Elektronski dokument je dokumentovana informacija predstavljena u elektronski oblik, odnosno u obliku pogodnom za ljudsku percepciju pomoću elektroničke kompjuteri, kao i za prenos putem informacionih i telekomunikacionih mreža ili obradu u informacionim sistemima (klauzula 11.1 člana 2 Saveznog zakona od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacione tehnologije i o zaštiti informacija").
Prema definiciji predstavljenoj u tački 3.1 "GOST R 7.0.8-2013. Nacionalni standard Ruska Federacija. Sistem standarda o informisanju, bibliotekarstvu i izdavaštvu. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije“ (odobren Naredbom Rosstandarta od 17. oktobra 2013. br. 1185-st), elektronski dokument je dokument čije su informacije predstavljene u elektronskom obliku.
U ovom slučaju, elektronski dokument karakteriše:
- autentičnost je svojstvo elektronskog dokumenta koje garantuje da je elektronski dokument identičan deklarisanom;
- pouzdanost - svojstvo elektronskog dokumenta u kojem je sadržaj elektronskog dokumenta potpun i tačan prikaz transakcija, aktivnosti ili činjenica koje se provjeravaju i kojem se može vjerovati u narednim transakcijama ili narednim aktivnostima;
- integritet - stanje elektronskog dokumenta u kojem nije bilo promjena od njegovog nastanka;
- Pogodnost za upotrebu je svojstvo elektronskog dokumenta koje omogućava da se on lokalizuje i reprodukuje u bilo kom trenutku.
Na osnovu ovoga možemo zaključiti da je elektronski dokument svaki dokument koji je predstavljen u elektronskom formatu, uključujući ovo može biti skenirana slika dokumenta, upisana datoteka uređivač teksta, i tako dalje.
Gde elektronski dokumenti može se formalizovati, tj. kompajlirani u obliku koji omogućava da se njihov sadržaj prepozna pomoću softvera i neformalizirani (na primjer, skenirana kopija).
U sklopu razmjene elektronskih dokumenata, strane mogu koristiti i formalne i neformalne dokumente. Izuzetak je kada je zakonom utvrđen obavezan format za razmjenu određenog dokumenta (na primjer, format fakture). Ali ako dokument nije formalizovan, njegovo prihvatanje i priznavanje moguće je samo uz ljudsko učešće.
Za razmjenu dokumenata elektronskim putem bez ljudskog učešća u prepoznavanju teksta ovih dokumenata, potrebno je sve dokumente sastaviti u formalizovanom obliku, tj. u formatu koji može koristiti softver svih učesnika na razmjeni.
Danas hrabro upada u naše živote elektronsko upravljanje dokumentima, danas gotovo sve kompanije koriste elektronske dokumente, koriste e-mail, elektronske deklaracije, tim više što su za oporezivanje PDV-a zakonom utvrđena obavezna prijava. Neko je krenuo dalje i koristi Svakodnevni život sistemima elektronsko upravljanje dokumentima i konvertovao sve izvještajne i primarne dokumente u elektronski oblik.
Koncept elektronskog upravljanja dokumentima i prednosti elektronskog upravljanja dokumentima
Elektronsko upravljanje dokumentima je način rada sa dokumentima. Karakteristike elektronskog upravljanja dokumentima su da se elektronski dokumenti potpisuju elektronskim digitalnim potpisom. Takav dokument, potpisan elektronskim potpisom, po vrijednosti je jednak dokumentu na papiru.Elektronsko upravljanje dokumentima ima svoje prednosti i nedostatke.
Table
Prednosti i mane elektronskog upravljanja dokumentima
| Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima | Nedostaci elektronskog upravljanja dokumentima |
| Mogućnost brzog pronalaženja dokumenata; Dostupnost centralizirane strukture toka dokumenata; Sistematizovano skladištenje dokumenata u elektronskoj arhivi; Jednostavnost registracije i odobravanja dokumenata; Mogućnost potpisivanja i slanja dokumenata putem elektronskih komunikacijskih kanala, čime se štedi vrijeme; Mogućnost izrade sličnih dokumenata; Sprovođenje elektronske revizije | Potreba za kupovinom elektronskog digitalni potpis; Nemogućnost upotrebe ako druga strana ne koristi elektronsko upravljanje dokumentima; Dodatni troškovi za elektronsko upravljanje dokumentima; Nedostatak jedinstvenih formata toka dokumenata; Nepovjerenje nekih korisnika u elektronske dokumente |
Istovremeno, elektronsko upravljanje dokumentima se sve više razvija. A za to postoje preduslovi.
Kao prvo, predviđeno je elektronsko upravljanje dokumentima u poresko zakonodavstvo. Na primjer, pri podnošenju izvještaja o premijama osiguranja ili porezu na dohodak, mora se dostaviti elektronski ako preduzeće ima više od 25 zaposlenih. Elektronsko dostavljanje izvještaja Potrebno je dostaviti deklaraciju u elektronskom obliku. Osim toga, u 2017. godini potrebno je dati i objašnjenja da li se izvještavanje podnosi elektronskim putem.
Drugo, u računovodstvu je usvojeno elektronsko upravljanje dokumentima. Prema Zakonu br. 402-FZ „O računovodstvu“, primarni računovodstveni dokument se sastavlja na papiru i (ili) u obliku potpisanog elektronskog dokumenta elektronski potpis.
Treće, u 2017. elektronsko upravljanje dokumentima će dobiti još veći razvoj u pravnim postupcima. Tako su mnogi navikli da se sudske odluke objavljuju elektronski na internetu. Prema članu 4 Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, tužba, izjava, pritužba, prezentacija i drugi dokumenti mogu se podnijeti sudu na papiru ili u elektronskom obliku, uključujući i u obliku elektronskog dokumenta potpisanog sa elektronski potpis na način utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije, popunjavanjem obrasca objavljenog na službenoj web stranici suda na Internetu. Slične odredbe su uspostavljene iu parničnom postupku.
Četvrto, elektronske tehnologije postale su sastavni dio naših života u smislu korištenja elektronskog upravljanja dokumentima u tenderskoj dokumentaciji i elektronskim aukcijama. Prema članku Savezni zakon od 04.05.2013. br. 44-FZ (sa izmjenama i dopunama od 07.03.2016.) „Na ugovorni sistem u oblasti nabavke roba, radova, usluga za podmirenje državnih i opštinskih potreba“ aukcija u elektronskom obliku (elektronska aukcija) podrazumeva aukciju u kojoj se informacije o kupovini od strane naručioca saopštavaju neograničenom broju lica od strane objavljivanjem obavještenja o takvoj licitaciji i dokumentacije u jedinstvenom informacionom sistemu o njoj, učesnici nabavke podliježu jedinstvenim zahtjevima i obezbjeđuje se održavanje takve aukcije; elektronska platforma njegov operater.
Peti razlog je činjenica da danas posluju mnoge kompanije različite regije, sa različitim gradovima, tako da se organizuje efektivno poslovanje potrebno je ubrzati tok dokumenata i pojednostaviti odnos između strana. U tom smislu, intuitivno, mnoge kompanije uvode elektronsko upravljanje dokumentima.
Kako uvesti elektronsko upravljanje dokumentima?
U prvoj fazi potrebno je donijeti temeljnu odluku o uvođenju elektronskog upravljanja dokumentima. Takva odluka je formalizovana nalogom za preduzeće. Neke kompanije razvijaju posebne lokalne akte koji regulišu tok dokumenata i koordinaciju dokumenata unutar kompanije, a takve karakteristike uključuju koordinaciju dokumenata između odeljenja, kontrolu, potpisivanje od strane rukovodstva i čuvanje arhivske dokumentacije.U drugoj fazi morate odabrati koji će potpis kompanija koristiti prilikom sastavljanja dokumenata.
Jednostavan elektronski potpis je elektronski potpis koji upotrebom kodova, lozinki ili na drugi način potvrđuje činjenicu formiranja elektronskog potpisa od strane određene osobe.
Nekvalifikovani elektronski potpis je elektronski potpis koji:
- dobiveni kao rezultat kriptografske transformacije informacija pomoću ključa za elektronski potpis;
- omogućava vam da identifikujete osobu koja je potpisala elektronski dokument;
- omogućava vam da otkrijete činjenicu unošenja izmjena u elektronski dokument nakon njegovog potpisivanja;
- kreiran pomoću alata za elektronski potpis.
- ključ za verifikaciju elektronskog potpisa naveden je u kvalifikovanom sertifikatu;
- Za kreiranje i provjeru elektronskog potpisa koriste se alati za elektronski potpis koji imaju potvrdu o usklađenosti sa zahtjevima (član 5. Federalnog zakona od 6. aprila 2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30. decembra 2015.) „O elektronskim Potpisi.“ Međutim, u mnogim slučajevima su potrebni dokumenti iz sigurnosnih razloga, radi se o pojačanom kvalifikovanom potpisu.
U četvrtoj fazi potrebno je obezbijediti dokumentaciju za zaključivanje ugovora.
Peta faza je zaključivanje ugovora sa sertifikacionim centrom. Prema članu 2 Federalnog zakona od 6. aprila 2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30. decembra 2015.) „O elektronskim potpisima“, centar za sertifikaciju je - entiteta, individualni preduzetnik ili vladina agencija ili agencija lokalna uprava, obavljanje funkcija kreiranja i izdavanja certifikata ključeva za provjeru elektronskih potpisa, kao i druge funkcije.
Šesta faza je uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću, organizovanje specifične razmjene elektronskih dokumenata. Računi se sastavljaju u elektronskoj formi uz zajednički dogovor učesnika u transakciji i ukoliko imaju kompatibilna tehnička sredstva i mogućnosti za prijem i obradu ovih računa u skladu sa odobrenim formatom.
Šta treba da sadrži ugovor sa sertifikacionim tijelom?
Prilikom sklapanja ugovora sa certifikacijskim centrom, morate obratiti pažnju legalni status certifikacijski centar. Akreditacija centra za sertifikaciju vrši se posebno pod uslovom da on ispuni zahteve za dostupnost finansijskog obezbeđenja za odgovornost za gubitke prouzrokovane trećim stranama kao rezultat njihovog poverenja u informacije navedene u sertifikatu ključa za proveravanje elektronskog potpisa. izdat od strane takvog centra za sertifikaciju, ili informacije sadržane u registru sertifikata, koji vodi takav sertifikacioni centar, u iznosu od najmanje 1,5 miliona rubalja.Prilikom sklapanja ugovora sa sertifikacionim centrom važno je obratiti pažnju na predmet ugovora. Prema članu 432 Građanskog zakonika Ruske Federacije, ovi uslovi su obavezni za ugovore ove vrste. Ugovor se smatra zaključenim ako je postignut sporazum između strana, u formi koja je potrebna u odgovarajućim slučajevima, o svemu bitnim uslovima sporazum. Odnosno, važno je što jasnije navesti predmet ugovora.
Predmet ugovora proizilazi iz Zakona o elektronskom potpisu.
Centar za verifikaciju:
- kreira sertifikate za ključeve za verifikaciju elektronskog potpisa i izdaje takve sertifikate;
- utvrđuje rokove važenja sertifikata ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa;
- poništava certifikate ključa za verifikaciju elektronskog potpisa koje je izdao ovaj centar za sertifikaciju;
- izdaje sredstva elektronskog potpisa na zahtjev podnosioca zahtjeva;
- vodi registar sertifikata ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa izdatih i opozvanih od strane ovog centra za sertifikaciju;
- utvrđuje postupak vođenja registra sertifikata;
- kreira ključeve elektronskog potpisa i ključeve za verifikaciju elektronskog potpisa na zahtjev podnosioca zahtjeva;
- provjerava jedinstvenost ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa u registru certifikata;
- vrši provjeru elektronskih potpisa na zahtjeve učesnika u elektronskoj interakciji;
- obavlja i druge poslove u vezi sa upotrebom elektronskog potpisa.
- neispunjavanje ili neuredno ispunjenje obaveza koje proizilaze iz ugovora o pružanju usluga od strane sertifikacionog centra;
- neispunjavanje ili nepravilno obavljanje dužnosti (član 3. člana 13. Federalnog zakona od 06.04.2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30.12.2015.) „O elektronskom potpisu“).
Kako organizovati elektronski protok dokumenata unutar kompanije?
Unutar kompanije, elektronski tok dokumenata treba biti organiziran kao sat. Važno je da elektronsko upravljanje dokumentima uključuje skeniranje dokumenata i potpisivanje elektronskim digitalnim potpisom. To znači da je potreban stručnjak koji je odgovoran za elektronske skenirane kopije, a na radnim mjestima menadžera mora biti instaliran poseban uređaj softver koji vam omogućava da potpišete dokumente.Priprema, izvođenje i odobravanje nacrta elektronskih dokumenata vrši se prema opštim pravilima kancelarijskog rada utvrđenim za slična dokumenta na papiru. Elektronski dokument mora imati sve podatke utvrđene za sličan dokument na papiru, osim otiska pečata, jer pečat nije obavezni rekvizit. Unutar kompanije se mogu koristiti metode za potvrđivanje radnji sa elektronskim dokumentima u kojima se ne koristi elektronski digitalni potpis. Na primjer, dokumenti se mogu predati na kontrolu bez elektronskog digitalnog potpisa.
Ako želite da organizujete tok dokumenata sa svojim ugovornim stranama, onda morate da uključite odgovarajuće odredbe u ugovor sa drugom stranom.
Dokumenti se generišu i potpisuju elektronski. Alati za elektronski digitalni potpis koji se koriste moraju biti sertifikovani na propisan način.
Najlakši način je organizirati elektronski tok dokumenata kod organa vlasti, na primjer, kod poreske službe. Da biste to učinili, također morate nabaviti elektronski potpis i sklopiti ugovor sa certifikacijskim centrom. Poreski obveznici najčešće daju izjave, objašnjenja i fakture poreskoj upravi. kao " povratne informacije» dokumente generišu poreski organi u skladu sa Naredbom Federalne poreske službe Rusije od 15. aprila 2015. br. MMV-7-2 /149@ „O odobravanju Procedure za slanje dokumenata koju koriste poreski organi prilikom izvršavanja svojih moći u odnosima regulisano zakonom o porezima i naknadama, u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala i o priznavanju nevažećim pojedinih odredbi naredbe Federalne poreske službe od 17. februara 2011. godine broj MMV-7-2 /169@.”
Takvi dokumenti uključuju:
- zahtjevi za davanje objašnjenja;
- obavještenja kontrolisanih stranih kompanija;
- obavještenja o pozivu poreskog obveznika (obveznik naknade, poreski agent);
- poresko obaveštenje;
- odluke o obustavi transakcija na računima poreskog obveznika (obveznika naknade, poreskog agenta) u banci i njegovih elektronskih transfera Novac;
- odluke o poništavanju obustave transakcija na računima poreskog obveznika (obveznika naknade, poreskog agenta) u banci i prenosa njegovih elektronskih sredstava;
- odluke o sprovođenju poreske kontrole na licu mjesta;
- drugi dokumenti.
Kako organizovati skladištenje elektronskih dokumenata?
Glavni regulatorni akt koji reguliše skladištenje elektronskih dokumenata je Pravila za organizaciju skladištenja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata iz arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama (odobrena Naredbom od Ministarstvo kulture Ruske Federacije od 31. marta 2015. br. 526, u daljem tekstu Pravila). Ovaj dokument po prvi put uspostavlja pravila za čuvanje elektronskih dokumenata.Kako treba čuvati dokumente?
Prvo, potrebno je pripremiti listu poslova za određenu organizaciju. Raspon slučajeva će varirati u zavisnosti od kompanije i oblasti delatnosti.
Nomenklatura predmeta služi za grupisanje izvršenih dokumenata u predmete, sistematizaciju i evidentiranje predmeta, određivanje perioda njihovog čuvanja i traženje dokumenata. Nomenklatura dosijea je osnova za sastavljanje inventara trajnog i privremenog (preko 10 godina) skladištenja, kao i za evidentiranje privremenog (do zaključno 10 godina) skladištenja.
Drugo, potrebno je formulisati slučajeve. Da biste to učinili, potrebno je izvršiti ispitivanje vrijednosti dokumenata koji će se čuvati elektronski. Podsjetimo da postoje regulatorni rokovi čuvanja pojedinačnih dokumenata. Na primjer, računovodstveni dokumenti se čuvaju 5 godina, a porezni dokumenti 4 godine.
Treće, potrebno je označiti da se podaci pohranjuju elektronski u nomenklaturi datoteka. Na primjer, „Rasporedi radnog vremena. Elektronski dokumenti".
Četvrto, potrebno je da arhivirate dokumente.
Prije pohranjivanja elektronske datoteke, ona mora:
- istovara iz elektronski sistem(ako je dokument kreiran u nekom posebnom softverskom proizvodu);
— zaštitite od mogućih promjena tako što ćete sačuvati u odgovarajućem formatu;
— pisati na medij za skladištenje.
Općeprihvaćeni format za čuvanje i arhiviranje elektronskih dokumenata je PDF/A. Treba ga razlikovati od uobičajenog PDF-a, sa svakim ažuriranjem koje se pojavljuju nove mogućnosti za rad s datotekama. PDF/A je dizajniran za nešto drugo: to je format za dugotrajno arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata.
Peti korak je priprema zaliha. Popis obuhvata sve elektronske fajlove koji su generisani u vezi sa elektronskim dokumentima. Međutim, umjesto broja listova koji je naznačen pri kreiranju papirnih datoteka, naznačuje se obim elektronskih dokumenata.
Format inventara može izgledati ovako:
| Naziv menadžerske pozicije strukturna jedinica | ||
| Potpis | Dekodiranje | |
| Datum potpisa | ||
| DOGOVOREN Naziv posla rukovodilac predškolske obrazovne ustanove | ||
| Potpis | Dekodiranje | |
| Datum potpisa | ||
| Upravitelj arhive (osoba odgovorna za arhivu) | ||
| Potpis | Dekodiranje | |
| Datum potpisa | ||
U nekim slučajevima potrebno je uništiti dokumente. Na primjer, službene bilješke su dugo bile pohranjene, rok skladištenja je istekao i potrebno ih je uništiti. U tom slučaju se vrši ispitivanje vrijednosti dokumenata. Takav pregled može obaviti posebna komisija. Na osnovu rezultata ispitivanja sastavlja se akt o dodjeli dokumenata za uništavanje. Obrazac takvog akta kompanija razvija samostalno. A na osnovu akta, diskovi ili drugi mediji za skladištenje jednostavno se uništavaju.
U zaključku, treba napomenuti da, naravno, budućnost pripada elektronskim dokumentima. Međutim, važno je pravilno organizirati elektronski tok dokumenata. Mnoge kompanije se suočavaju sa problemima nepravilne organizacije toka dokumenata, kada je samo jedna stvar povezana sa elektronskim tokom dokumenata. radno mjesto u odjeljenju ili čak odjeljenju, kada se većina dokumenata još uvijek čuva na papiru. Dakle, sva pitanja vezana za elektronsko upravljanje dokumentima moraju se rješavati na kopnu u fazi implementacije sistema.
1. Informacije u elektronskom obliku, potpisane kvalifikovanim elektronskim potpisom, priznaju se kao elektronski dokument koji je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom i može se koristiti u bilo kom pravnom odnosu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, osim ako savezni zakoni ili doneti u skladu sa njihovim podzakonskim aktima utvrđuju uslov za potrebu izrade dokumenta isključivo na papiru.
(pogledajte tekst u prethodnom izdanju)
2. Informacija u elektronskom obliku, potpisana jednostavnim elektronskim potpisom ili nekvalifikovanim elektronskim potpisom, priznaje se kao elektronski dokument ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom svojeručnim potpisom, u slučajevima utvrđenim saveznim zakonima, normativnim pravnim aktima usvojenim u u skladu sa njima ili dogovorom između učesnika u elektronskoj interakciji. Regulatornim pravnim aktima i sporazumima između učesnika u elektronskoj interakciji koji utvrđuju slučajeve priznavanja elektronskih dokumenata potpisanih nekvalifikovanim elektronskim potpisom kao ekvivalentnih papirnim dokumentima potpisanim vlastitom potpisom, mora se predvideti postupak provjere elektronskog potpisa. Regulatorni pravni akti i sporazumi između učesnika u elektronskoj interakciji kojima se utvrđuju slučajevi priznavanja elektronskih dokumenata potpisanih jednostavnim elektronskim potpisom kao ekvivalentnih papirnim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom moraju biti u skladu sa zahtjevima člana 9. ovog Federalnog zakona.
3. Ako je u skladu sa saveznim zakonima, normativnim pravnim aktima donetim u skladu sa njima ili običajima poslovni promet dokument mora biti ovjeren pečatom, elektronski dokument potpisan poboljšanim elektronskim potpisom i priznat kao ekvivalentan dokumentu na papiru, potpisan svojeručnim potpisom, priznat je kao ekvivalent dokumentu na papiru, potpisan svojeručnim potpisom i ovjerena pečatom. Savezni zakoni, propisi doneti u skladu sa njima ili sporazum između učesnika u elektronskoj interakciji mogu predvideti dodatne uslove za elektronski dokument kako bi se priznao kao ekvivalent papirnom dokumentu overenom pečatom.
3.1. Ako savezni zakoni, normativni pravni akti doneti u skladu sa njima predviđaju da dokument mora potpisati više lica, elektronski dokument moraju potpisati lica (ovlašćena zvaničnici organ, organizacija) koja je izradila ovaj dokument, sa vrstom potpisa utvrđenom zakonodavstvom Ruske Federacije za potpisivanje proizvedenog elektronskog dokumenta elektronskim potpisom.
4. Nekoliko međusobno povezanih elektronskih dokumenata (paket elektronskih dokumenata) može se potpisati jednim elektronskim potpisom. Prilikom potpisivanja paketa elektronskih dokumenata elektronskim potpisom, svaki od elektronskih dokumenata koji se nalaze u ovom paketu smatra se potpisanim elektronskim potpisom vrste kojom je potpisan paket elektronskih dokumenata. Izuzetak je kada paket elektronskih dokumenata od strane osobe koja je potpisala paket uključuje elektronske dokumente koje su kreirale druge osobe (organa, organizacije) i koje su oni potpisali vrstom elektronskog potpisa utvrđenom zakonodavstvom Ruske Federacije za potpisivanje takvih dokumenata. . U ovim slučajevima smatra se da je elektronski dokument uključen u paket potpisan od strane osobe koja je izvorno kreirala takav elektronski dokument, prema vrsti elektronskog potpisa kojim je ovaj dokument potpisan prilikom kreiranja, bez obzira na vrstu elektronskog potpisa paketa. elektronski dokumenti su potpisani sa.
Zahtjevi za dokumente u elektronskom obliku podijeljeni su u tri kategorije i slijede se po prioritetu:
- Opšti zahtjevi. Oni se ne razlikuju od zahtjeva za papirnu dokumentaciju i uglavnom se odnose na formu i sadržaj.
- Zahtjevi za određenu vrstu dokumenata u elektronskom obliku, uključujući elektronske dokumente. Ključni u ovoj kategoriji su zahtjevi za elektronski potpis. Upravo to i poštovanje uslova za njegovu primjenu čine dokument pravno značajnim.
- Posebni zahtjevi za posebne dokumente u elektronskom obliku, na osnovu njihove namjene, uslova izrade, obrade, prenosa i skladištenja. Ovi zahtjevi su uvijek individualni u odnosu na kategorije ili vrste dokumenata. One se ogledaju u posebnom pravila ili uputstva.
Svaki dokument u elektronskom obliku ima svoje zahtjeve. Stoga, kada se spremate da kreirate ili pošaljete dokument, pogledajte zahteve specificirane za njega.
Vrste i primjena elektronskih dokumenata
Pogledajmo najčešće dokumente u praksi upravljanja dokumentima preduzeća i individualnih preduzetnika.
Ugovori, ugovori, sporazumi
Dio 2 člana 434 Građanskog zakonika Ruske Federacije dozvoljava sklapanje pismenih sporazuma razmjenom elektronskih dokumenata, uključujući korištenje strana u transakciji Email. Obavezni uslov- sposobnost da se pouzdano utvrdi da dokument, na primjer kopija ugovora, dolazi od strane u transakciji.
Lako je ispuniti uslov: dogovoriti se sa drugom stranom da zaključi ugovor na ovaj način, sastaviti i potpisati ugovor elektronskim potpisom. Na sličan način možete razmjenjivati protokole nesuglasica i dodatni ugovori, vrši izmjene ugovora i podnosi zahtjeve.
Primarne računovodstvene isprave
Zahtjevi za njih navedeni su u članu 9. Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ (sa izmjenama i dopunama od 28. novembra 2018.) „O računovodstvu“. Posebni zahtjevi za fakture su u članu 169 Poreskog zakona Ruske Federacije.
Primarni dokumenti mogu biti papirni ili elektronski, elektronski primarni dokumenti moraju biti potpisani elektronskim potpisom. Ali ako zakon ili sporazum predviđa predstavljanje primarnog dokumenta u papirnoj formi, on mora biti predstavljen na papiru. Ako nema papirnog dokumenta, morat ćete ga kreirati - odštampati odgovarajući elektronski dokument. Ovaj uslov trenutno sprečava potpuni prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima: mnoge kompanije su prinuđene da dupliraju dokumente u celini ili delimično. Za razmjenu elektronskih faktura i UPD-a, na primjer, potrebno je kontaktirati usluge operatera elektronskog upravljanja dokumentima. Takođe je preporučljivo voditi tok dokumenata preko EDF operatera u slučaju velikih količina toka dokumenata - uspostavljen sistem će vam uštedjeti vrijeme.
Ispunjavanje svih zahtjeva za primarnu računovodstvenu dokumentaciju je zapravo ispunjavanje zahtjeva Federalne poreske službe. Zadatak je pojednostavljen upotrebom obaveznih ili preporučenih formata od strane poreske uprave – formalizovanih elektronskih dokumenata. Odobreni su obavezni formati za fakture i univerzalne dokumente za prenos, uključujući i usklađivanje (Naredbe Federalne poreske službe br. MMV-7-15/155@, br. MMV-7-15/155@ i br. MMV-7- 15/189@). Postoje preporučeni formati za potvrdu o prijemu rada i dokument o prenosu robe (savezni porezni nalozi br. MMV-7-10/552@ i br. MMV-7-10/551@) - možete ih koristiti ili razviti svoj format.
Izvještavanje
Svi porezi i finansijski izvještaji može se dostaviti u elektronskom obliku. Preduslov za podnošenje elektronskog izvještavanja je potpisivanje dokumenata poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom. Izvještaje možete podnijeti elektronski putem EDF operatera ili putem službene web stranice Federalne porezne službe.
Dokumenti koji se dostavljaju sudu
Svi procesni dokumenti se mogu dostaviti sudu elektronskim putem, uključujući iu obliku elektronskog dokumenta. Za elektronsko podnošenje dokumenata arbitražnim sudovima koristi se servis „Moj arbitar“, a sudovima opšte nadležnosti - Personal Area korisnika u rubrici „Podnošenje procesnih dokumenata u elektronskoj formi“ službene web stranice suda na portalu Državnog automatizovanog sistema „Pravosuđe“. Elektronska slika dokumenta može biti ovjerena jednostavnim elektronskim potpisom;
Žalbe državnim organima
Većina odjela već podržava online razmjenu dokumenata i zahtjeva putem web stranica i ličnih korisničkih naloga. Da biste kontaktirali državnu agenciju putem interneta ili poslali elektronski dokument, idite na službenu web stranicu željenog odjela, pronađite odjeljak za žalbe ili slanje izvještaja elektronskim putem i koristite dostavljene informacije.
Pravni značaj elektronske korespondencije
Razmjena pisama ili poruka putem e-pošte, instant messengera ili SMS poruka izgleda nešto drugačije od elektronskih dokumenata potpisanih elektronskim potpisom odgovarajućeg tipa. U tim slučajevima se po pravilu ne koristi uobičajeni elektronski potpis. Šta onda služi kao sredstvo identifikacije, interesantno je pitanje, pre svega, sa stanovišta sudske prakse.
Elektronska prepiska koja ne koristi poboljšani elektronski potpis može se izjednačiti sa cirkulacijom dokumenata pomoću jednostavnog elektronskog potpisa. U ovom slučaju to nije u suprotnosti sa pravilima i propisima. Ali potreba za identifikacijom pošiljaoca i primaoca u slučaju spora će se svakako pojaviti.
U procesu identifikacije pošiljatelja i primatelja pisama i poruka, možda ćete morati utvrditi:
- ko je sastavio dokument;
- ko ga je poslao, u koje vreme i odakle;
- ko je primio, u koje vrijeme i gdje;
- da li je primljeni dokument korišten, kakvu je pravnu prirodu i značajne posljedice imao.
Odgovaranje na ova pitanja i potkrepiti ih dokazima može biti teško.
Ako su email adrese navedene u ugovoru sa drugom stranom i jasno definisana procedura razmene dokumenata, problemi obično ne nastaju. SMS poruke možete identificirati putem svog mobilnog operatera. Poruke u chatovima i instant messengerima - putem tehničke podrške odgovarajuće platforme. Ali problemi mogu nastati ako morate osporiti činjenicu ličnog slanja. Na kraju krajeva, moguće je da treća strana dobije pristup vašoj prijavi, lozinki, uređaju i SIM kartici.
2016. godine Arbitražni sud u Sankt Peterburgu i Lenjingradska oblast razmatrao slučaj br. A56-95953/2015, koji je uključivao SMS obavještenja. Tužilac je tužio Sberbanku zbog neovlašćenog povlačenja sredstava sa računa tužioca u iznosu većem od 6 miliona rubalja. Za poslovanje su korišćeni nalozi za plaćanje, pripremljeni u informacionom sistemu banke i potpisani generisanim jednokratnim kodovima (lozinkama), koji su poslani na telefon tužioca i, kada su upisani kao potvrda operacije, značili su potpisivanje dokumenta sa jednostavan elektronski potpis. Sud je odbacio tužbe, pozivajući se na činjenicu da tužilac, iako možda nije bio uključen u transakcije, nije osigurao da sredstva identifikacije nisu dostupna.
Iz navedenog stava suda jasno se vidi da se za elektronsku prepisku, u kojoj se koriste sredstva identifikacije osim elektronskog potpisa, u stvari važe zahtjevi slični elektronskim potpisima. Primanje i unos koda iz SMS-a za potvrdu radnji analogno je korišćenju jednostavnog elektronskog potpisa.
Sažmite
Bilo koji dokument se može prenijeti elektronskim putem, i skoro svi se u početku kreiraju u ovom obliku, ali je važno da se ispoštuju zahtjevi. Glavna stvar u prenošenju dokumenata u elektronskom obliku ili elektronskim dokumentima je da se proveri da li tehničkim zahtjevima i zahtjevi za vrstu elektronskog potpisa. Ne zaboravite i na ispravnost forme i sadržaja dokumenta.
Druga tačka je izvodljivost prelaska na EDI, da li će tok dokumenata postati jednostavniji, brži, pouzdaniji i ekonomičniji. Zbog prijenosa nekoliko dokumenata godišnje, nema smisla trošiti novac na organiziranje elektronskog upravljanja dokumentima. Ali ako je obim toka dokumenata veliki, troškovi štampanja i isporuke papirnih dokumenata premašuju potencijalne troškove elektronskog toka dokumenata, to je isplativije. Korištenje elektronskog sistema za upravljanje dokumentima značajno će uštedjeti novac i pojednostaviti vaš rad.
| Naziv dokumenta: | |
| Broj dokumenta: | 606 |
| Vrsta dokumenta: | |
| Ovlaštenje za prijem: | Vlada Ruske Federacije |
| Status: | Aktivan |
| Objavljeno: | |
| Datum prihvatanja: | 29. juna 2016 |
| Datum početka: | 12. jula 2016 |
| Datum revizije: | 20. novembra 2018 |
O postupku slanja, korištenjem informaciono-telekomunikacionih mreža, obavještenja u vidu elektronskog dokumenta potpisanog od strane izvršitelja sa pojačanim kvalifikovanim elektronskim potpisom, te o korištenju federalnog...
VLADA RUSKE FEDERACIJE
RESOLUCIJA
O postupku slanja, korišćenjem informaciono-telekomunikacionih mreža, obaveštenja u vidu elektronskog dokumenta potpisanog od strane sudskog izvršitelja sa pojačanim kvalifikovanim elektronskim potpisom, i o korišćenju savezne države informacioni sistem"Jedinstveni portal državnih i opštinskih usluga (funkcije)" za podnošenje predstavki, obrazloženja, prigovora i pritužbi
Dokument sa izvršenim promjenama:
(Službeni internet portal pravnih informacija www.pravo.gov.ru, 12/07/2017, N 0001201712070005);
(Službeni internet portal pravnih informacija www.pravo.gov.ru, 23. novembar 2018, N 0001201811230008).
____________________________________________________________________
U skladu sa Federalnim zakonom "O izvršnom postupku" Vlada Ruske Federacije
odlučuje:
1. Utvrditi priložena Pravila za slanje, korišćenjem informaciono-telekomunikacionih mreža, obavještenja u vidu elektronskog dokumenta potpisanog od strane izvršitelja sa pojačanim kvalifikovanim elektronskim potpisom, a po čemu se lice koje učestvuje u izvršnom postupku smatra obaviještenim.
2. Federalna služba izvršitelja i Ministarstvo digitalnog razvoja, komunikacija i masovne komunikacije Ruske Federacije da omogući osobama koje učestvuju u izvršnom postupku putem federalnog državnog informacionog sistema "Jedinstveni portal državnih i opštinskih usluga (funkcija)" nakon završetka postupka registracije u federalnom državnom informacionom sistemu "Jedinstveni sistem identifikacije i autentifikacije u infrastrukturi". pružanje informacijske i tehnološke interakcije informacionih sistema koji se koriste za pružanje državnih i opštinskih usluga u elektronskom obliku":
(Stav sa izmjenama i dopunama, stupio na snagu 1. decembra 2018. godine Uredbom Vlade Ruske Federacije od 20. novembra 2018. N 1391.
mogućnost slanja predstavki, obrazloženja, prigovora i pritužbi u obliku elektronskog dokumenta u skladu sa;
pristup informacijama (uključujući sadržaj, datum i vrijeme objavljivanja) o obavještenjima, peticijama, obrazloženjima, prigovorima, žalbama, kao i žalbama predviđenim Pravilima usvojenim ovom odlukom;
mogućnost kopiranja (sačuvanja) navedenih informacija na prenosivi medij u formatu koji se može čitati na mašini.
predsjedavajući Vlade
Ruska Federacija
D.Medvedev
Pravila za slanje, korištenje informaciono-telekomunikacionih mreža, obavještenja u obliku elektronskog dokumenta potpisanog od strane izvršitelja sa pojačanim kvalifikovanim elektronskim potpisom, po kojem se lice koje učestvuje u izvršnom postupku smatra obaviještenim
1. Obaveštenje u obliku elektronskog dokumenta potpisanog od strane sudskog izvršitelja sa poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom, predviđeno stavom 4. dela 2. člana 29. Saveznog zakona „O izvršnom postupku“ (u daljem tekstu obaveštenje) , može se poslati licu koje učestvuje u izvršnom postupku samo ako ispunjava sledeće uslove:
a) lice koje učestvuje u izvršnom postupku registrovano je u saveznom državnom informacionom sistemu „Jedinstveni portal državnih i opštinskih službi (funkcija)“ (u daljem tekstu: jedinstveni portal) korišćenjem federalnog državnog informacionog sistema „Jedinstveni sistem identifikacije i autentikacija u infrastrukturi za pružanje informacija – tehnološka interakcija informacionih sistema koji se koriste za pružanje državnih i opštinskih usluga u elektronskom obliku“ (u daljem tekstu: jedinstveni sistem identifikacije i autentikacije);
b) lice koje učestvuje u izvršnom postupku obratilo se operateru jedinstvenog portala sa izjavom o mogućnosti slanja pravno značajnih obavještenja u elektronskom obliku od organa vlasti.
2. Federalna služba izvršitelja obezbjeđuje da se obavještenje, čiji sadržaj ispunjava uslove iz člana 25. Federalnog zakona „O izvršnom postupku“, objavi na jednom portalu u ličnom računu lica koje učestvuje u izvršnom postupku ( u daljem tekstu lični račun).
3. Obavještenje se smatra dostavljenim od trenutka kada je lice koje učestvuje u izvršnom postupku ušlo u svoj lični račun korištenjem jedinstvenog sistema identifikacije i autentifikacije. Obavijest o činjenici dostave dostavlja se Federalnoj službi izvršitelja radi donošenja rješenja o izvršnom postupku.
4. Lice koje učestvuje u izvršnom postupku ima pravo da se obrati operateru jedinstvenog portala sa zahtjevom da mu prestane slati pravno značajna obavještenja u elektronskom obliku od organa državne uprave.
Datumom prestanka operatera jedinstvenog portala obavještenja o činjenicama dostave iz stava 3. ovih Pravila smatra se datum postavljanja navedene prijave na lični račun ili slanja operateru objedinjene portal preporučenim pismom.
Lice koje učestvuje u izvršnom postupku ima pravo da se ponovo obrati operateru jedinstvenog portala sa prijavom iz tačke „b“ stava 1. ovog pravilnika.
5. Lice koje učestvuje u izvršnom postupku može koristiti svoj lični račun za slanje, kao odgovor na primljenu obavijest, predstavke, objašnjenja, prigovore i pritužbe u obliku elektronskog dokumenta u skladu sa članom 50. Federalnog zakona „O izvršnom postupku“. ”. Slanje ovih dokumenata vrši se kroz infrastrukturu koja obezbeđuje informaciono-tehnološku interakciju informacionih sistema koji se koriste za pružanje državnih i opštinskih usluga i obavljanje državnih i opštinskih funkcija u elektronskom obliku (u daljem tekstu: interakcijska infrastruktura). Nedostatak ove mogućnosti u trenutku slanja odgovarajućeg elektronskog dokumenta zbog tehničke greške u infrastrukturi interakcije može biti osnov za vraćanje i produženje rokova u skladu sa utvrđenom procedurom u skladu sa članom 20. Federalnog zakona „O Izvršni postupak”.
6. Radi utvrđivanja mogućnosti slanja obavještenja licu koje učestvuje u izvršnom postupku, Federalna služba izvršitelja traži od operatera jedinstvenog portala informaciju o mogućnosti slanja pravno značajnih obavještenja navedenom licu od organa državne uprave u elektronskom obliku.
7. Ako je lice koje učestvuje u izvršnom postupku državni organ, organ lokalne samouprave, drugo pravno lice ili individualni preduzetnik i navedeno lice ima tehničku mogućnost interakcije sa Federalna služba sudskih izvršitelja kroz infrastrukturu interakcije, tada se obavijest može poslati takvom licu putem infrastrukture interakcije.
8. Obavijest se može poslati i licu koje učestvuje u izvršnom postupku po registrovanom poštom, poslano u obliku elektronskog dokumenta, u skladu sa pravilima za pružanje poštanskih usluga. U ovom slučaju, lice koje učestvuje u izvršnom postupku smatra se obaviještenim od trenutka kada mu je preporučena pošiljka uručena.
(Paragraf je dodatno uključen 15. decembra 2017. godine Uredbom Vlade Ruske Federacije od 5. decembra 2017. N 1473)
Revizija dokumenta uzimajući u obzir
pripremljene izmjene i dopune
AD "Kodeks"
O postupku slanja, korišćenja informaciono-telekomunikacionih mreža, obavještenje u obliku elektronskog dokumenta potpisanog od strane sudskog izvršitelja sa pojačanim kvalifikovanim elektronskim potpisom, te o korištenju federalnog državnog informacionog sistema „Jedinstveni portal državnih i općinskih službi (funkcije)" za podnošenje predstavki, objašnjenja, prigovora i pritužbi (sa izmjenama i dopunama od 20. novembra 2018.)
| Naziv dokumenta: | O postupku slanja, korišćenja informaciono-telekomunikacionih mreža, obavještenje u obliku elektronskog dokumenta potpisanog od strane sudskog izvršitelja sa pojačanim kvalifikovanim elektronskim potpisom, te o korištenju federalnog državnog informacionog sistema „Jedinstveni portal državnih i općinskih službi (funkcije)" za podnošenje predstavki, objašnjenja, prigovora i pritužbi (sa izmjenama i dopunama od 20. novembra 2018.) |
| Broj dokumenta: | 606 |
| Vrsta dokumenta: | Uredba Vlade Ruske Federacije |
| Ovlaštenje za prijem: | Vlada Ruske Federacije |
| Status: | Aktivan |
| Objavljeno: | Službeni internet portal pravnih informacija www.pravo.gov.ru, 04.07.2016., N 0001201607040054 Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije, br. 28, 07/11/2016, čl |
| Datum prihvatanja: | 29. juna 2016 |
| Datum početka: | 12. jula 2016 |
| Datum revizije: | 20. novembra 2018 |