Техническая возможность подключения к системе выдачи виртуальных больничных предоставлена ФСС повсеместно.
Наниматели получают доступ к электронным базам больничных через «Личный кабинет работодателя» Фонда социального страхования. Чтобы сделать обработку ЭЛН удобнее, можно пользоваться такими бухгалтерскими программами, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «Упрощенка 24/7» и другие.
Для подключения к системе выдачи ЭЛН и работе с ней :
- Медицинские учреждения и наниматель должны иметь специальные программные средства, авторизоваться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), иметь электронную подпись, заключить соглашение с ФСС об информационном взаимодействии.
- Пациент должен зарегистрироваться на сайте государственных услуг , при оформлении ЭЛН предоставить свои паспортные и иные данные, СНИЛС и письменное согласие на получение ЭЛН.
ЕСИА обеспечивает доступ разных категорий пользователей к информации, которая хранится в государственных информационных системах, и её защиту.
- выбрать вариант «Войти с помощью электронных средств»;
- подключить носитель электронной подписи;
- выбрать сертификат ключа проверки цифровой подписи;
- указать пин-код доступа к носителю ЭП и нажать кнопку «ОК».
Для успешной аутентификации необходимо, чтобы в сертификате был указан СНИЛС физического лица .
В случае возникновения трудностей при регистрации в ЕСИА, можно обратиться в службу технической поддержки Единого портала государственных и муниципальных услуг.
Данные для расчета пособия по нетрудоспособности в ЭЛН подтверждаются усиленными электронными подписями компетентных лиц: главного бухгалтера, руководителя и страхователя.
Следует отметить, что электронная подпись не работает без установленного криптопровайдера .
Порядок взаимодействия работодателя с ФСС по листку нетрудоспособности
Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.
Для организаций утвержден порядок, регламентирующий работу с электронным видом документа, удостоверяющего нетрудоспособность. Что делать в случае, если сотрудник принес ЭЛН, но работодатель не имеет технической возможности принять электронный формат больничного? Действия работника — обратиться в лечебное учреждение, где ему будет выдан бумажный вариант больничного и принести его работодателю.
Инструкция, как работать работодателю с больничным листком и как отправить его в ФСС :
- работник и работодатель должны быть зарегистрированы на портале государственных услуг – www.gosuslugi.ru ;
- заполнение ЭЛН осуществляется через индивидуальный кабинет на сайте cabinets.fss.ru ;
- первая вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит информацию о Ф.И.О. сотрудника, номере СНИЛС, номере больничного, дате его выдачи, периоде временной нетрудоспособности, статусе ЭЛН («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
- если в ЭЛН есть ошибки в части, которую заполняет медучреждение, то наниматель должен направить сотрудника в больницу за новым листом нетрудоспособности, после чего ФСС зарегистрирует новый ЭЛН и аннулирует ЭЛН с ошибками, так как сдавать лист с исправлениями нельзя;
- во вкладке «Заполняется работодателем» указываются сведения по расчету пособия по нетрудоспособности, подписываются квалифицированной электронной подписью и направляются в ФСС;
- при получении от ФСС уведомления об ошибке данные можно оперативно исправить либо направить дополнительные документы.
Теперь, когда вы уже знаете о том, какие действия совершает работодатель, чтобы загрузить и отправить листок нетрудоспособности в ФСС, поговорим об особенностях заполнения документа и о том, как работают с ним кадровики и другие сотрудники компании.
Заполнение ЭЛН осуществляет уполномоченное работодателем должностное лицо , а значит, работать с ним могут сотрудники отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, бухгалтер, расчетчик и иные лица.
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения листа нетрудоспособности передать его вместе со всеми необходимыми документами для расчета пособия в ФСС. Далее у фонда есть 10 дней, чтобы рассчитать и провести выплату.
В ЭЛН бухгалтеру не нужно проверять правильность его заполнения медицинским учреждением и устанавливать его подлинность.
Для обработки ЭЛН бухгалтер должен
:
- установить необходимое программное обеспечение или настроить бухгалтерскую программу для работы с ЭЛН;
- заполнить форму соглашения, установленную ФСС, и направить её в соответствующее отделение фонда по месту нахождения организации;
- создать цифровую подпись для работы в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» и проверить её на сайте ФСС ;
- получить доступ к индивидуальному кабинету;
- заполнить вкладку работодателя и осуществить начисление пособия по временной нетрудоспособности.
Правила расчета пособий по временной нетрудоспособности и сроки их выплат с введением ЭЛН не изменились.
Работодатели не обязаны распечатывать и хранить копии ЭЛН.
Внедрение электронных листов нетрудоспособности для работодателя минимизировало риски их подделки ускорило и упростило передачу информации в ФСС. Электронный вариант хорош тем, что исключает ошибки при заполнении . Нет необходимости обеспечивать его хранение в бумажном виде, восстанавливать бланк в случае потери. Работник получил дополнительные возможности по контролю расчета пособия.
Фонд социального страхования (ФСС) РФ разработал современную программу для ЛПУ, с помощью которой появилась возможность вносить данные в листок временной нетрудоспособности. Утилита позволяет заполнить листок нетрудоспособности значительно быстрее и напечатать его на принтере.
В начале лета 2011 года в России были введены больничные листы нового образца с более совершенной защитой от подделок. Сразу же после их выпуска было сделано заявление, что листы нетрудоспособности могут быть заполнены как вручную, так и на компьютере. Однако ФСС не уложился в срок, и программа для заполнения больничных листов не была готова. Со стороны врачей и работодателей сразу же стали поступать жалобы, ведь теперь на оформление и выписку больничного уходило значительно больше времени. Все слова и буквы пришлось заполнять от руки, любая неточность влекла за собой переписывание нового больничного.
Разработчики предусмотрели два способа эксплуатации АРМ ЛПУ:
- локальный;
- сетевой.
Предлагаем вам скачать инструкцию программы для печати больничных от ФСС.
Стоит обратить внимание, в случае использования программы с сервера необходимо установить FireBird. Во время установки происходит автоматическое определение способа эксплуатации, программа самостоятельно копирует базы данных на сервер. Для корректной работы утилиты необходимо назначить права записи БД активным пользователям. Система управления базами данных FireBird должна соответствовать разрядности ОС.
Программа ФСС для печати больничных проста в установке и не отличается какими-то существенными особенностями. Каждый этап установки сопровождается всплывающей информацией на экране, которая соответствует данному этапу. В качестве информации отображаются параметры или же данные о ходе установки программы. По умолчанию интерфейс будет на русском языке.
Стоит отметить один важный момент во время установки Firebird. Если система управления БД устанавливается на сервер более чем с одним процессором, а также расчетное количество юзеров БД больше десяти, рекомендуется использовать конфигурацию программы «Classic Server».
ФСС - официальное программное решение от одноименной государственной службы. Она помогает создавать расчеты по формам ФСС-4 и ФСС-4а для дальнейшей подачи в местное отделение Фонда Социального Страхования. Готовые шаблоны форм, предлагаемые данной программой, полностью соответствуют действующему законодательству Российской Федерации и актуальным правовым актам.
Возможности программы
АРМ ФСС дает возможность вести базы с лицами, трудоустроенными на предприятии: застрахованными лицами, врачами, родственниками и иждивенцами, а также с уполномоченными персонами. Для работы над каждой базой в программе предусмотрен удобный менеджер. Также средствами ПО можно составить списки организаций. Под ними подразумеваются страховые органы и медицинские учреждения.
В разделе "Справочники" можно ознакомиться с действующим перечнем нормативных параметров и классификатором ОКВЭД первой и второй редакций. При желании в оба списка разрешается добавлять собственные сноски и пометки.
Ну и самым важным назначением ФСС является ведение учетных работ. Программа предоставляет возможность подготовки реестров ЛН, составления ранее упомянутых форм расчетов 4 и 4а, а также позволяет вести журнал ЭЛН и защищать документы при помощи электронной цифровой подписи. Разработчики предусмотрели удобный менеджер для работы с сертификатами физических и уполномоченных лиц.
Интерфейс и дополнительные функции
Программа обладает очень прагматичным интерфейсом. Ради удобства пользователя для каждого компонента здесь предусмотрен отдельный мастер. То же самое касается и компонента, отвечающего за экспорт документации. При необходимости АРМ ФСС позволяет сохранить готовый документ в формате XML, отправить его на сторонний ПК через защищенный шлюз или же вывести на печать.
При возникновении трудностей в ходе работе с программой можно обратиться к обширному файлу справки, который входит в ее комплект. Вся информация в нем грамотно структурирована и представлена на русском языке.
Ключевые особенности
- составление расчетов для ФСС по формам 4 и 4а;
- ведение журнала ЭЛН;
- добавление электронной цифровой подписи к документам;
- экспорт готовых проектов в XML, а также вывод на печать;
- встроенный справочник нормативных актов и классификация ОКВЭД.
Возможность подавать электронные больничные открылась с 1 июля 2017 года. Однако участники пилотного проекта по прямым выплатам ФСС России столкнулись с трудностями. В ходе пилота компании направляли в Фонд реестры больничных листков (установленного формата). Далеко не все сразу сумели отличить одно от другого и понять, нужно ли заполнять электронные больничные или, как прежде, заполнять реестры на выплату пособий. Из-за этого возникла путаница и даже некоторое недовольство операторами.
Главная причина неразберихи кроется в отсутствии утвержденного Регламента взаимодействия медучреждений, страхователей и фонда. Такой документ предусмотрен Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ, но пока существует только в виде проекта. Поэтому Фонд принимает временные меры для исправления ситуации. Как же компаниям действовать сейчас? Общая последовательность такая (участие в пилотном проекте ФСС России значения не имеет):
1.Заключить соглашение с ФСС (форму можно скачать на сайте Фонда, но оформить соглашение придется на бумаге).
2. Получить электронную подпись и убедиться, что с ней можно работать в системе ЕИИС «Соцстрах» (проверить это можно прямо на сайте Фонда через браузер, см. ниже).
3. Получить доступ к кабинету страхователя на cabinets.fss.ru .
4. Установить на компьютер бухгалтера СКЗИ (средство криптозащиты информации) и программу для обработки ЭЛН (или убедиться, что бухгалтерская программа способна работать с ЭЛН).
Важно
Вы можете, но пока не обязаны обрабатывать электронные больничные листки. Просто предупредите работников, что бухгалтерия пока не работает с такими больничными, чтобы работник в медучреждении получал обычный бумажный листок нетрудоспособности. Если работник принесет ЭЛН, а вы не готовы его обработать, работнику придется возвращаться в медучреждение и просить бумажный больничный.
Безопасность как препятствие
Затормозить работу с ЭЛН могут меры безопасности, принимаемые компаниями для защиты информации. Безопасники изолируют рабочие места бухгалтеров от интернета и работать с ЭЛН становится неудобно. Дело в том, что основное преимущество ЭЛН - это возможность взаимодействовать напрямую с ЕИИС «Соцстрах». Из этой системы компания может получить данные по больничным листкам непосредственно в бухгалтерскую программу, рассчитать сумму для оплаты больничного пособия и передать информацию о расчете в ЕИИС «Соцстрах».
Для этого бухгалтеру достаточно знать номер ЭЛН, который может сообщить работник в любой форме, хоть на бумаге записать.
Сложности при получении ЭЛН от ФСС можно обойти. К примеру, с любого компьютера организации с доступом в Интернет зайти в личный кабинет страхователя (https://cabinets.fss.ru/) и на вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» скачать нужные больничные листки. При этом на компьютере должны быть установлены средства криптозащиты информации и сертификат электронной подписи организации (без него даже в личном кабинете страхователя не удастся получить ЭЛН).
Затем скачанные ЭЛН можно загрузить в бухгалтерскую программу, если программа, конечно, это позволяет.
С заполнением ЭЛН расчетными показателями такой «фокус» не пройдет. Если компьютер бухгалтера не имеет доступа в интернет, то загрузить из учетной программы данные так, чтобы они появились в личном кабинете страхователя, вряд ли получится. Придется либо вносить их на компьютере с доступом в интернет в «программе-набивалке» ФСС, либо заполнять непосредственно в личном кабинете страхователя. Некоторые бухгалтерские программы изначально предусматривают возможность заполнения документа на одном компьютере, а отправку - с другого. Просто поинтересуйтесь у поставщиков.
1. Используйте надежные антивирусные средства и регулярно обновляйте антивирусные базы.
2. Ограничьте запуск потенциально опасных файлов (с расширениями js,.cmd,.bat,.vba,.ps1).
3. Создавайте резервные копии данных, лучше с помощью специализированных средств резервного копирования. Храните резервные копии в другом месте (например, на серверах) или на отчуждаемых носителях. Ограничьте права на изменения файлов в папках с резервными копиями.
4. Используйте межсетевые экраны. При этом руководствуйтесь правилом «запрещать все, что не разрешено в явной форме».
5. Обновляйте программное обеспечение. Когда производителям становится известно о появлении критических уязвимостей, они выпускают обновления. В первую очередь контролируйте обновления операционных систем, браузеров и антивирусов.
6. Ограничьте права пользователей в системе. Пользователи с правами администратора - потенциальная цель атаки злоумышленника. Наделяйте пользователей правами доступа, необходимыми лишь для выполнения должностных обязанностей.
7. Используйте сложные и длинные пароли. Длинный пароль только из строчных букв может оказаться безопаснее, чем замысловатый набор из символов, букв и цифр.
8. Будьте бдительны. Подозрительно в хорошем смысле относитесь к каждому письму от неизвестных лиц. Не торопитесь открывать все вложения, а если появятся сомнения, то лучше посоветуйтесь с администратором.
Электронные подписи
Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера. Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).
Все это может заметно осложнить работу. Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:
- ЭП страхователя (юридического лица) - это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;
- ЭП руководителя - здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
- ЭП главного бухгалтера - здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.
Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это - текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.
Совет
Убедиться, что ваша КЭП пригодна для работы с ЕИИС «Соцстрах», можно прямо через браузер на сайте фонда.
Что изменилось в работе
Вернемся теперь к участникам пилотного проекта Фонда по прямым выплатам. Cтрахователям из пилотных регионов стало несколько проще получать информацию о больничном. Им не придется сканировать бумажный листок нетрудоспособности или вручную вносить всю первичную информацию о больничном в реестр прямых выплат.
Нужные данные программа, в которой формируется реестр, сама извлечет из ЭЛН. Это безусловный плюс по сравнению с прежней ситуацией. Однако не обошлось без ложки дегтя. Теперь ЭЛН требуется сперва обработать в личном кабинете страхователя: дозаполнить «корешок» (часть с расчетом), подписать документ и дождаться изменения его статуса в системе ЕИИС «Соцстрах».
После этого нужно отправить, как и прежде, реестр пособий, сформированный на основе ЭЛН, на шлюз ФСС.
Тем, кто не участвует в пилоте, немного проще. Они обрабатывают ЭЛН в кабинете страхователя или в сервисе, который их оператор ЭДО предоставит для работы с кабинетом. Например, пользователь зайдет в свою программу для отправки отчетности, подгрузит из кабинета страхователя ЭЛН по номеру документа, обработает его, подпишет, после чего документ автоматически обработается в кабинете.
Сложности могут возникнуть из-за необходимости синхронизировать работу нескольких сервисов - учетной системы компании, в которой работает пользователь (вносит данные ЭЛН для учета и проведения расчетов) и систем ФСС. Если учетная система установлена на локальный ПК, обновить своевременно ее не всегда просто. Поэтому данные приходится вносить руками, перебивать из ЭЛН в свои программы.
Рынок сейчас очень нуждается в продуманных интеграционных решениях - программах, в которых можно импортировать и экспортировать ЭЛН, преобразовывать в формат реестра пособий (принимаемого шлюзом ФСС), выполнять все действия, не заходя в кабинет страхователя.
Вячеслав Шинкарев , эксперт сервиса компании СКБ Контур