Из статьи вы узнаете, как составить информационное письмо о смене расчетного счета организации. Рассмотрим, где взять образец уведомления и какие обязательные реквизиты должны быть в нем. А также разберемся, каким образом можно отправить письмо контрагентам.
Письмо о новом расчетном счете и его особенности
Своевременное информирование контрагентов и кредиторов об изменении расчетного счета организации является крайне важным. Иначе может возникнуть ситуация, когда платеж будет направлен по старым реквизитам. Реквизиты предприятия, включая данные о расчетном счете, относятся к существенным условиям договора, и отправить уведомление при их изменении — это обязанность, а не право компании.
Раньше при требовалось написать . За невыполнение этого требования грозил штраф в 5 000 рублей. Сегодня эта обязанность перешла к банкам, и все государственные органы автоматически получают соответствующие уведомления.
В случае если старый счет также продолжает работать, все же желательно разослать контрагентам письмо о добавлении расчетного счета. Возможно, для некоторых фирм это упростит или ускорит процедуру расчетов, т. к. платежи внутри одного банка обычно проходят значительно быстрее, и комиссия за них не взимается.
Составляют уведомления сотрудники юридической службы, но эта обязанность может быть возложена и на секретаря или самого руководителя. Независимо от того, кто занимается составлением уведомления, необходимо соблюдать ряд простых правил при его подготовке.
Правила составления уведомления об изменении расчетного счета
Российское законодательство не устанавливает строгих регламентированных форм для письма о смене расчетного счета организации. Фактически этот документ представляет собой обычное информационное письмо, составленное в строгом деловом стиле.
Можно использовать образец уведомления об изменении расчетного счета, найденный в интернете, или составить его самостоятельно, опираясь на следующие правила:
Уведомление начинается с указания данных отправителя и адресата. Желательно обозначить не только наименование составителя письма, но и конкретную должность, а также Ф.И.О. руководителя.
Информационная часть документа содержит не только новые реквизиты, но и возможные просьбы, связанные с произошедшими изменениями.
Письмо подписывается директором или другим лицом, имеющим соответствующие полномочия. Необходимо проставить дату составления и исходящий номер.
Допускается оформить уведомление о новом расчетном счете как на фирменном бланке, так и на простом листе А4. Первый вариант предпочтительней, так как позволяет придать документу более официальный вид, и на него быстрее обратят внимание.
Совет
. Обязательно регистрируйте в журнале все уведомления о смене счета в журнале исходящих отправлений. Это позволит в случае разногласий с контрагентом всегда иметь информацию о подтверждении отправки соответствующего уведомления.
Обязательные реквизиты
Уведомление о смене расчетного счета организации должно содержать не только данные отправителя и адресата, но также сведения о новых реквизитах. Даже при смене только номера расчетного счета, лучше указать все банковские реквизиты полностью.
Рассмотрим, какие данные о новом счете надо обозначить в письме:
- номер расчетного счета;
- наименование банка;
- БИК банка;
- корреспондентский счет банка.
В информационном письме должна быть указана дата, с которой старые реквизиты утратили силу, и просьбы к получателю об учете произошедших изменений в дальнейшей работе. Составляя письмо-уведомление, необязательно использовать стандартный образец, но он поможет указать всю требующуюся информацию и существенно ускорит подготовку документа.
Как отправить письмо
Отправить уведомление контрагентам нужно как можно быстрее, желательно сделать это еще до закрытия старого расчетного счета. Лучше всего письмо вручить лично или отправить по почте. Стоит позаботиться об отметке о вручении на втором экземпляре документа при передаче его непосредственно секретарю или в канцелярию делового партнера.
Ускорить процесс обмена информацией позволяет одновременная отправка документа по электронной и обычной почте или дублирование его по факсу. Современные технологии позволяют организациям также обмениваться документами в электронном виде через специализированные сервисы. В последнем случае отправлять оригиналы не потребуется.
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
ФАЙЛЫ
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
- Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
- полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
- адрес и телефон для связи.
- Затем вносятся данные о получателе:
- его наименование
- и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
- После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
- Ниже посередине строки пишется название документа.
Заполнение тела письма о смене реквизитов
- Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
- Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
- В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Рассылают письма о выставлении несуществующих счетов. Об этом стало известно порталу Банки.ру.
Так, на электронные адреса клиентов Сбербанка и других пользователей Интернета активно рассылаются сообщения следующего содержания: «Добрый день! Выставлен новый счет, который Вы можете загрузить во вложении. Если данный вопрос находится вне зоны Вашей ответственности, прошу переслать причастным лицам. Заранее благодарен!» (орфография и пунктуация автора сохранены). К письму, как правило, прилагаются два текстовых документа в формате.doc и.txt.
«Это письмо является примером мошеннической рассылки. Пожалуйста, не открывайте вложенные файлы и не переходите по ссылкам, - предупреждают в Сбербанке. - Отметим, что доменное имя банка в адресе отправителя указано мошенниками специально, при этом указанный адрес не является адресом банка и не является настоящим адресом отправителя. Служба безопасности банка уже работает совместно с правоохранительными органами для выявления инициатора подобных рассылок».
Письмо, полученное сотрудником Банки.ру, было подписано неким Анатолием Матвеевичем Дмитриевым из операционного отдела Сбербанка России. В конце письма был указан официальный телефон горячей линии Сбербанка. Само письмо было отправлено с адреса [email protected]. Подобные сообщения во вторник также получили еще несколько читателей портала Банки.ру (часть из них пришла на рабочие адреса, не привязанные к счетам в Сбербанке).
Банки.ру напоминает, что любой адрес отправителя довольно легко подделать. Так, совсем недавно мошенниками осуществлялась масштабная рассылка писем от лица различных банков и Федеральной службы судебных приставов с требованием прийти в суд. Причины назывались разные: невыплата по кредиту, задолженность по коммунальным платежам и другое. К письмам также прикреплялись файлы, якобы повестки в суд, которые содержали вирусы, активизирующиеся при открытии файла.
Анна ДУБРОВСКАЯ, сайт
Сбербанк России ПАО «Сбербанк России» - крупнейший банк в России и СНГ с самой широкой сетью подразделений, предлагающий весь спектр инвестиционно-банковских услуг. Учредителем и основным акционером Сбербанка является Центральный банк РФ, владеющий 50% уставного капитала плюс одной голосующей акцией; свыше 40% акций принадлежит зарубежным инвесторам. Около половины российского рынка частных , а также каждый третий корпоративный и розничный кредит в России приходятся на Сбербанк.
По данным Банки.ру, на 1 мая 2019 года нетто-активы банка - 28 592,57 млрд рублей (1-е место в России), капитал (рассчитанный в соответствии с требованиями ЦБ РФ) - 4 344,74 млрд, кредитный портфель - 18 513,51 млрд, обязательства перед населением - 12 958,98 млрд.
Для каждой организации существует определенная совокупность сведений под названием «реквизиты», без которых она не может совершать какие-либо операции. Они должны содержаться в любом письме, договоре, платежном поручении и ином документе для признания его действительности. В случае изменения подобных данных компания обязана направить своим контрагентам соответствующее письмо о смене реквизитов.
Обязательная информация
Реквизиты – это данные, которые получает каждое предприятие при его регистрации. Они указываются в Учредительных документах и являются обязательным условием для совершения различного рода операций. Такую справочную информацию должны содержать в себе все документы, составленные данной организацией. В случае каких-то корректировок она тут же должна направить своим партнерам письмо о смене реквизитов.
При регистрации каждому предприятию присваивается:
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- юридический адрес в соответствии с регистрацией;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
- физический адрес (конкретное местонахождение);
- почтовый адрес (место, куда должна поступать корреспонденция);
- код причины постановки его на учет (КПП);
- данные об уполномоченном банке, через который она осуществляет все расчетные операции;
- банковский идентификационный код банка плательщика (БИК);
- расчетный и корреспондентский счета.
В случае изменения хотя бы одного из этих данных предприятие тут же должно поставить в известность своих должников и контрагентов. Задержка может привести к довольно серьезным последствиям. Компания должна отправить в их адрес письмо о смене реквизитов.
Правила составления документа
В деловой переписке не бывает мелочей. Тем более если она касается таких важных вещей, как реквизиты. В жизни могут произойти разные ситуации: смена руководства, уполномоченного банка или одного из имеющихся адресов. О любом из этих случаев предприятие обязано проинформировать тех, с кем оно напрямую сотрудничает. Это даже отмечено в Гражданском кодексе России. Письмо о смене реквизитов должно иметь определенный единый стиль. Такой документ, как правило, представляет собой изложение в определенной последовательности следующей информации:
- Наименование организации, в адрес которой оно направлено.
- Ф.И.О руководителя.
- Новые и старые реквизиты.
- Причина, побудившая компанию произвести подобные изменения.
- Дополнительные сведения.
- Дата составления данного документа.
- Подпись руководителя компании.
Информацию можно отправить почтой с обязательным уведомлением. Сделать это надо заранее, чтобы данные за время доставки не устарели. В некоторых случаях рекомендуется использовать электронные рассылки или передать сведения с помощью факса.
Смена адреса
Некоторые организации не имеют собственных помещений и вынуждены арендовать их путем заключения соответствующих договоров. Но порой возникает необходимость поменять место своего расположения. В этом случае неосведомленный клиент может попасть в сложную ситуацию. Чтобы такого не произошло, нужно составить письмо о смене реквизитов организации и отправить его всем существующим партнерам.
В первую очередь это касается контрагентов и кредиторов, так как с ними предприятие находится в определенных договорных отношениях. Такое письмо обычно составляется на фирменном бланке. В крайнем случае можно использовать лист формата А4, поставив на нем в левой верхней части угловой штамп. Сначала составляется так называемая шапка. Она находится в правом верхнем углу и представляет собой информацию о том, кому направляется данное сообщение. Далее идет название документа («Информационное письмо» или «О смене реквизитов»). После этого в основном тексте размещается нужная информация. Заканчивается документ подписью руководителя и заверяется круглой печатью.
Изменение платежных реквизитов
Если предприятие меняет обслуживающий его банк или хотя бы один из существующих счетов, оно тоже должно проинформировать всех заинтересованных сторон о таких действиях. В данном случае письмо о смене банковских реквизитов составляется в виде уведомления. Оно может быть адресовано отдельному контрагенту или представлять собой единый документ, который так и будет называться «Уведомление об изменении реквизитов банка».
Правила оформления остаются прежними. Правда, текст лучше составлять в такой последовательности:
- Причина внесения изменений с указанием номера, даты и названия документа, на основании которого это делается.
- Конкретная дата, с которой будут внесены изменения.
- Информация о новых реквизитах.
- Дополнительные сведения о последующих действиях. Здесь надо отметить, сохраняют ли силу все заключенные ранее договоренности.
Сообщать подобные сведения нужно за несколько дней до их наступления. Необходимо учесть, что на доставку такого письма уйдет определенное время. Кроме того, партнеру тоже нужно будет внести у себя соответствующие изменения.
Письмо №1
Настоящим письмом извещаю Вас, что с сегодняшнего дня почтовый и юридический адрес ООО «Строй-Мастер» изменен.
Актуальный юридический адрес: (новые данные)
Актуальный почтовый адрес: (новые данные)
С сегодняшнего дню прошу Вас во всех документах указывать новые данные компании ООО «Строй-Мастер». Если ранее Вы оформили документы, указав прежние адреса, буду очень благодарен, если Вы отнесетесь с пониманием и исправите их на наши актуальные данные.
До 05.05.2014 года на Ваш почтовый адрес будет отправлено новое соглашение для подписания.
С уважением,
Петр Иванов.
Письмо №2
Уважаемый Виктор Александрович,
ООО «Строй-Мастер» извещает Вас об изменении реквизитных данных в обслуживающем нас банке.
Актуальный расчетный счет – (новые данные).
Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету.
С уважением,
Петр Иванов
Письмо №3
Уважаемый Виктор Александрович,
Настоящим письмом уведомляю Вас о смене реквизитных данных нашей организации. С сегодняшнего дня прошу осуществлять оплату по новому расчетному счету:
(новые данные)
С уважением,