Аудит склада поможет Вам оценить эффективность работы складской системы, ее составляющих и многих логистических процессов. Найти возможные способы оптимизации рабочих процессов и сокращения складкой площади.
Компания ГИКОМ проведет аудит Вашего склада и даст список рекомендаций по улучшению работы.
Необходимые данные для аудита:
- Анкета складской логистики - как есть и прогноз на 3-5 лет (или % роста)
- Планировка склада с размерами
- Перечень ограничений - максимальное количество поступлений на склад, максимальная производительность каждой линии, максимальный и минимальный объем и масса одного SKU и т.д.
- Фотографии текущего склада - по внешнему периметру и внутри
Технология проведения аудита склада:
- Анализ текущей внутрискладской логистики
- Анализ складских процессов
- Аудит системы управления складом
- Определение структуры грузопотоков
- Аудит эффективности хранения продукции на стеллажах
- Анализ топологии расположения оборудования на складе и производстве
- Выявление "узких мест" - "точек роста", оптимизация которых позволит увеличить количество принимаемого и отгружаемого товара, емкость хранения, в зависимости от задач вашего склада и производства.
Логично предположить, что наиболее объективные данные, по результатам аудита, может предоставить только независимый эксперт по логистике . Который, как известно, получает зарплату за то, чтобы выявлять и специально показывать ошибки и проблемы, повлекшие за собой неэффективные процессы, а не скрывать их и умалчивать о них, в отличие от штатных специалистов компании, замотивированных на то, чтобы не выносить лишний раз, «сор из избы».
Мне часто (более 15 аудитов) приходилось быть в роли независимого эксперта и в процессе проведения различного рода аудитов логистических систем , я, прежде всего, обращал внимание на склад (складскую логистику ) моего заказчика. Почему именно склад , спросите вы?
Потому что склад - это очень важный индикатор, по которому, практически, без ошибки можно судить о некоторых важных факторах, влияющих на эффективность всего бизнеса, так же как, например, по пульсу человека, можно судить в целом о состоянии его здоровья.
Очевидно что, когда человек приходит к врачу, прежде чем приступать к лечению, врач сначала проверяет его пульс, давление, температуру. И по состоянию этих и некоторых других легко измеримых показателей он судит о том, насколько здоров весь организм человека, и нужно ли далее продолжать его исследовать, для того, чтобы поставить правильный диагноз .
Так же и склад . Если вы хотите узнать: насколько эффективен (здоров) ваш бизнес, проще всего и логичнее, для начала, сделать аудит на складе , а потом уже по итогам аудита склада, принимать решение стоит ли продолжать обследовать, или можно сразу приступать к решению выявленных проблем (лечению).
Вы спросите: а почему именно склад выступает в качестве данного индикатора, почему, например, ни закупка или доставка, или продажи с финансами, ведь они тоже очень важные звенья логистической системы?
Все дело в том, что именно на складе обычно, сосредоточиваются (сливаются) все проблемы, вызванные неэффективной работой практически всех ключевых подразделений компании.
Например, всеми уважаемый отдел закупок , заказал и скоординировал поставку товара на склад в количестве, значительно превышающем его емкость, даже с учетом некоторых резервов.
В результате, товар пришлось ставить в проходы между стеллажами , перекрыв доступ к товару, который стоял на стеллажах и подлежал комплектации, и тем самым, значительным образом, снизить скорость практически всех складских операций, и соответственно, скорость и качество набора заказов.
Казалось бы, ошибка сделана в офисе специалистом по закупкам, который возможно на складе вообще ни разу не был, а проблема в результате, всплыла именно на складе.
Или, например, отдел продаж , который заказал определенное количество товара для продажи отделу закупок.
Отел закупок обеспечил поставку в нужном объеме и в нужное время, а отдел продаж не смог продать данный товар и он «завис» на складе и превратился в «неликвид» , или, того хуже, в «просрочку» .
И таким образом, занял место высоколиквидного товара на складе, тем самым затормозил некоторые очень важные складские процессы .
Казалось бы, причина – ошибка в планировании продаж , а склад, как всегда оказался «крайним».
Что конкретно можно узнать в результате аудита склада?
Первое и самое главное – это, как работает в компании система управления запасами .
Многие руководители, которые отвечают за эффективность управления запасами компании, сидя в офисе и глядя в мониторы своих компьютеров, нередко считают зазорным «спуститься» на склад , для того, чтобы поглядеть: что там, на самом деле, происходит.
А в результате, в их компьютерах по некоторым позициям оказывают одни цифры, а фактически на складе совсем другие. А все, потому что инвентаризацию , так как ее надо проводить, оказывается, проводить дорого, да и «рук марать неохота».
И вот лежит на таких складах такой товар, где нибудь в дальнем углу, а на нем лежит толстый слой пыли. И никому этот товар, до поры до времени, не нужен, и на складе он мешается, и толку от него никакого. И если никто, кому за это «по шапке не дадут» , о таком товаре не напомнит, то он так и пролежит до тех пор, пока не спишется за счет личных средств хозяина бизнеса.
Еще, кроме состояния запасов , в результате аудита склада , можно узнать следующие полезные вещи, например:
а) насколько эффективно тратятся деньги на содержание склада , реконструкцию или строительств
б) насколько эффективно используются складские площади, стеллажное и грузоподъемное оборудование
в) насколько эффективно тратится ФОТ ,
г) насколько производительно работает персонал,
д) насколько эффективна его мотивация .
е) какова культура производства на складе , как она влияет на качество выполняемых операций
ж) прочее важные «полезности»
Другой разговор, что не все и не всегда хотят знать правду о своем складе, но это уже другая тема, не связанная со складскими технологиями, хотя и не менее важная в данном контексте.
Для иллюстрации того, насколько может быть полезным простое посещение конкретного склада, конкретной дистрибьюторской компании, специалистом по проведению аудитов логистических систем , приведу следующий пример .
Представьте себе склад дистрибьюторской компании примерно 3000 кв. м. с высотой до нижнего края балки 10 метров, со стеллажным хранением 4 ярусов, пол на отметке +1.2000, наливной, с доками, с зонами отгрузки/приемки, зоной готовых заказов, зоной хранения и зоной брака.. все как положено.
Склад, кстати, реальный . Хозяин заказал его проектирование и строительство по шаблонному проекту, взятому с красивой картинки в интернете.
Аудит этого склада я делал 2011 году.
Зайдя на территорию склада, в 9:00 я увидел на площадке перед доками скопление автомобилей на загрузку, грузоподъемностью от 1,5 до 10 тн., а на территории несколько большегрузных фур (приходов).
Автомобили под загрузку грузились при помощи погрузчика, который снимал поддоны с товаром из открытых доков , ставил их перед машинами, а дальше грузчики и кладовщики вручную грузили и размещали товар в фургонах.
Зачем для данных операций склад с доками не понятно?
Так как доки были заняты, фуры пришедшие на выгрузку приходов стояли и ожидали окончания погрузки расхода.
Зайдя на склад, я увидел зону отгрузки, занятую поддонами с товаром, предназначенным для отгрузки, используемую как зону готовых заказов. Все остальные процессы во время отгрузки расхода не выполнялись из-за отсутствия персонала и места на складе для выполнения соответствующих операций.
Находясь в зоне хранения, я осмотрел базовые ячейки и увидел, что товар в базовых ячейках не разложен так, чтобы его было удобно комплектовать, а разбросан (как будто его комплектовали в последний раз).
В зоне комплектации есть товар, который давно не брали (видно, что он лежит долго по ровному слою пыли на коробках) и товар в разорванных беспорядочно коробках (штучный) и разбросанный, в том числе, в проходах.
Штабелированием товара «занимаются» рич-трак и погрузчик , который может перемещать товар не выше 3 яруса, в связи с тем, что проходы были загромождены, техника простаивала (сэкономили в свое время на г/п технике)
Последние ярусы стеллажей были пусты на ~ 90% . Третьи ярусы были заполнены процентов на 50, вторые ярусы переполнены, практически в них не было запаса пустых ячеек.
Из общения со Штабелерщиком , после того как он снял для меня несколько поддонов, я пришел к выводу, что ротация товара производится неудовлетворительно.
По количеству пыли на поддонах с товаром с 4 и 3 яруса было понятно, что данный товар более месяца простоял без движения, а некоторые позиции гораздо дольше (некоторые позиции простояли с начала запуска склада)
Товар либо вообще не маркируется, либо маркируется неправильно (не указывается дата поставки, № партии, код товара).
Пообщавшись с Начальником склада, я выяснил, что инвентаризации на складе проводятся без «пустогрфок» , при пересчете товар не снимается с верхних ярусов (записывается то, что написано крупно маркером на коробках).
Понаблюдав, чуть позже, операцию приемки приходов , я увидел то, что и ожидал увидеть: большая часть товара, пришедшего на приход не расставлялась, как должно быть, по принципу “fi-fo» (или по какому-нибудь иному..) , он просто отставлялся в сторону (в проходы), потому что по всему пришедшему товару был дефицит и этот товар должен был отгрузиться в ближайшую отгрузку.
Таким образом, невооруженным глазом можно было увидеть, что на данном складе реально оборачивается только примерно 1/3 всего объема товара , а остальной товар просто занимает все оставшееся место, практически, без движения..
Никакой АВС анализ склада белее наглядно не мог бы показать данную проблему лучше того, как это было видно в данное время на складе.
Бракованный товар располагался вместе с прочим, сбор и списание его производилось 1 раз в неделю.
Персонал склада менялся постоянно, мотивация персонала была «кривая», коллектива как такового не было… люди работали от инвентаризации до инвентаризации и почти все увольнялись каждые 3 месяца.
При всем при этом, Руководитель бизнеса нанимал высокооплачиваемых специалистов по управлению запасами , которые вообще никогда не спускались на склад, но при этом давали Заказчику очень много различных умных таблиц и выкладок относительно состояния запасов на его складе, и он, как ни странно, им верил.
Дополнительно к этому, Руководителю бизнеса приходилось принимать решения в рамках строгих дистрибьюторских договоров, где были предусмотрены жесткие условия по выборке завышенных объемов товара под приятные проценты бонусов .
Условие получения данных бонусов было то, что в определенное время на склад без какого либо согласованного плана прибывала партия товара, превышающая в несколько раз обычные нормы приходов .
В результате товар выставлялся в проходах, и все складские процессы значительно замедлялись, либо вообще останавливались.
В конечном итоге, Компания несла некие косвенные расходы , которые было труднее и неприятнее считать, чем прямые выгоды от бонусов, связанные с дополнительной премией Руководителю бизнеса и некоторым его подчиненным, но по величине эти убытки даже на поверхности были значительно выше доходов от бонусов.
После проведения аудита склада , закупок и доставки , Руководитель бизнеса данной компании получил полный расклад относительно имеющихся проблем по приоритетам, и он постепенно приступил к их целенаправленному устранению.
Таким образом, аудит склада конечно же нужно делать!
Не доводите до того, чтобы как в приведенном выше примере, вам пришлось заморозить 2/3 товарных запасов в неликвиде , идя на поводу у Контрагентов.
Понятно, что на складе меньше персонала с высокими зарплатами, способного лоббировать интересы склада перед руководством компании, но все равно не надо делать из склада «помойную яму» куда относить «косяки» всех прочих подразделений. Это же, все рано, в конечном счете, только усугубит общую ситуацию.
Но, даже если на вашем складе не все так плохо, как описано в моем примере, все равно, не надо останавливаться на достигнутом.
br
Улучшайте эффективность вашего бизнеса, по всей цепи поставок! И не считайте зазорным лишний раз заглядывать на склад и общаться со складским персоналом!
brБухгалтерский учет материально-производственных запасов (далее МПЗ) организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением бюджетных и кредитных организаций), должны осуществлять в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года №44н (далее ПБУ 5/01).
В качестве материально-производственных запасов к бухгалтерскому учету в соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 принимаются:
· сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции; предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
· активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);
· активы, используемые для управленческих нужд организации.
Сырье представляет собой предметы труда, ранее уже подвергшиеся воздействию труда и предназначенные для дальнейшей переработки. Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия металлолом, макулатура и другие.
Материалы представляют собой активы, которые изменяют форму, состав, состояние при изготовлении продукции, участвуют в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции. Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально производственных запасов», материалы это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.
Полуфабрикаты собственного производства это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или в других организациях.
Обратите внимание!
ПБУ 5/01 на основании пункта 4 данного документа не применяется в отношении следующих активов:
используемых при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации в течение периода, превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев. Если актив предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока, продолжительностью свыше 12 месяцев, или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев, для его учета можно применять Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н (далее ПБУ 6/01). Но названное положение можно применять только в том случае, если одновременно выполняются и другие условия для принятия актива к учету в качестве объекта основных средств, установленные пунктом 4 ПБУ 6/01.
«3) умышленного причинения ущерба».
Доказать то, что работник причинил ущерб умышленно довольно сложно. В Постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 1 марта 1983 года №1 «О некоторых вопросах применения судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации» сказано следующее:
« 1. В процессе подготовки дела о материальной ответственности работников к судебному разбирательству надлежит предложить истцам и другим лицам, участвующим в деле, представить доказательства, подтверждающие вину работника, наличие прямого действительного ущерба, противоправность действия (бездействия) работника, причинную связь между его действием (бездействием) и ущербом с тем, чтобы с учетом этих данных, а также обстоятельств, от которых зависит правильное определение вида и пределов материальной ответственности, разрешить возникший спор по существу».
«4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения».
Для того чтобы применить данное основание для привлечения работника к материальной ответственности, нужно документальное подтверждение того, что работник находился в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения медицинское заключение, акт об отстранении от работы и так далее.
«5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда».
Для привлечения работника к материальной ответственности по данному основанию необходимо наличие приговора суда.
«6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами».
Согласно статье 139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, а также работники, разгласившие служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и контрагенты, сделавшие это вопреки гражданско-правовому договору, обязаны возместить причиненные убытки.
Коммерческая тайна согласно статье 3 Федерального закона от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне» это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Коммерческую тайну может составлять научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.
Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, приведен в статье 5 Федерального закона от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне». До принятия названного закона Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, был утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 года №35.
Перечень сведений конфиденциального характера утвержден Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997года №188.
«8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя, главным бухгалтером».
Обратите внимание!
Руководитель организации несет полную материальную за прямой действительный ущерб, причиненный организации, независимо от того содержит ли трудовой договор с ним такое положение или нет. Согласно статье 277 ТК РФ:
«В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством».
Согласно пункту 2 статьи 44 Федерального закона от 8 февраля 1998 года №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»:
«Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличный исполнительный орган общества, члены коллегиального исполнительного органа общества, а равно управляющий несут ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены федеральными законами. При этом не несут ответственности члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, члены коллегиального исполнительного органа общества, голосовавшие против решения, которое повлекло причинение обществу убытков, или не принимавшие участия в голосовании».
Согласно пункту 2 статьи 71 Федерального закона от 26 декабря 1995 года №208-ФЗ «Об акционерных обществах»:
«Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор), временный единоличный исполнительный орган, члены коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), равно как и управляющая организация или управляющий, несут ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями (бездействием), если иные основания ответственности не установлены федеральными законами.
Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор), временный единоличный исполнительный орган, члены коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), равно как и управляющая организация или управляющий, несут ответственность перед обществом или акционерами за убытки, причиненные их виновными действиями (бездействием), нарушающими порядок приобретения акций открытого общества, предусмотренный главой XI.1 настоящего Федерального закона.
При этом в совете директоров (наблюдательном совете) общества, коллегиальном исполнительном органе общества (правлении, дирекции) не несут ответственность члены, голосовавшие против решения, которое повлекло причинение обществу или акционеру убытков, или не принимавшие участия в голосовании».
Коллективная (бригадная) материальная ответственность.
Статьей 245 ТК РФ предусмотрено введение коллективной материальной ответственности в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, и невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.
Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады).
По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.
При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.
Постановлением №85 года утвержден Перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная материальная ответственность. В Перечень включены, в частности, следующие работы:
По приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов; по обслуживанию жилого сектора гостиниц (кемпингов, мотелей и прочее);
По приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;
По приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных и денежных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);
По изготовлению (сборке, монтажу, регулировке) и ремонту машин и аппаратуры, приборов, систем и других изделий, выпускаемых для продажи населению, а также деталей и запасных частей.
Типовая форма договора о коллективной материальной ответственности утверждена Постановлением №85.
Обратите внимание!
В типовой форме не содержится положений о том, каким образом сумма ущерба, подлежащая возмещению, должна распределяться между членами бригады.
В соответствии с положениями статьи 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.
Каким образом рассчитывается размер причиненного ущерба?
Если работник или бригада нарушат заключенный договор о полной материальной ответственности, то им придется возмещать причиненный ущерб. Как отмечалось выше, размер данного ущерба рассчитывается исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Но он не может быть ниже остаточной стоимости утерянного или испорченного имущества по данным бухгалтерского учета. При определении ущерба не учитываются фактические потери в пределах норм естественной убыли.
По отдельным видам имущества ущерб от хищения, порчи, недостачи или утраты рассчитывается по особым правилам. Например, существует особый порядок определения размера ущерба в отношении иностранной валюты. Ущерб от ее хищения или недостачи исчисляется исходя из официального курса валюты на день причинения ущерба.
Иначе обстоит дело с другими ценностями, например, с драгоценными камнями или драгоценными металлами. Для драгоценных камней и драгоценных металлов такое исключение установлено Федеральным законом от 4 марта 1998 года №41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях». Согласно этому нормативному документу при осуществлении разрешенных законодательством сделок оплата драгоценных металлов производится с учетом цен мирового рынка. А оплата драгоценных камней по ценам, определенным экспертным путем на базе прейскурантов цен, аналогичных действующим на мировом рынке, с учетом конъюнктурных колебаний цен на день продажи. Аналогично должен определяться и размер ущерба, причиненного работодателю недостачей драгоценных металлов и драгоценных камней. Размер ущерба необходимо исчислять на день его причинения.
Обратите внимание!
При удержании с работника сумм, причитающихся в возмещение материального ущерба, следует учитывать ограничения, налагаемые ТК РФ и другими федеральными законами.
Согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, 50 процентов зарплаты, причитающейся работнику.
При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.
Ограничения, установленные статьей 138 ТК РФ не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов.
Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.
Статьей 66 Федерального закона от 21 июля 1997 года №119-ФЗ «Об исполнительном производстве» установлено, что данные правила применяются также при обращении взыскания на причитающиеся должнику стипендии, пенсии, вознаграждения за использование автором своего авторского права, права на открытие, изобретение, на которые выданы авторские свидетельства, а также за рационализаторское предложение и промышленный образец, на которые выданы свидетельства.
Статьей 69 Федерального закона от 21 июля 1997 года №119-ФЗ «Об исполнительном производстве» установлены виды доходов, на которые не может быть обращено взыскание:
«Взыскание не может быть обращено на денежные суммы, выплачиваемые:
1) в возмещение вреда, причиненного здоровью, а также в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца;
2) лицам, получившим увечья (ранения, травмы, контузии) при исполнении ими служебных обязанностей, и членам их семей в случае гибели (смерти) указанных лиц;
3) в связи с рождением ребенка; многодетным матерям; одиноким отцу или матери; на содержание несовершеннолетних детей в период розыска их родителей; пенсионерам и инвалидам I группы по уходу за ними; потерпевшим на дополнительное питание, санаторно-курортное лечение, протезирование и расходы по уходу за ними в случае причинения вреда здоровью; по алиментным обязательствам;
4) за работу с вредными условиями труда или в экстремальных ситуациях, а также гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастроф или аварий на АЭС, и в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации;
5) организацией в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака,
а также на выходное пособие, выплачиваемое при увольнении работника».
Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Пример 2.
По решению администрации организации с работника подлежит удержанию сумма причиненного ущерба в размере 1 200 рублей
Сумма начисленной заработной платы составляет 4 000 рублей.
Сумма удержанного налога на доходы физических лиц (далее НДФЛ):
(4 000 400) х 13% = 468 рублей (400 рублей сумма стандартного вычета).
Сумма удержаний в возмещение ущерба:
(4 000 468) х 20% = 706 рублей.
Сумма к выдаче работнику:
4 000 468 706 = 2 826 рублей.
Остаток суммы к взысканию:
1 200 706 = 494 рубля.
В следующем месяце сумма начисленной зарплаты составляет 3 800 рублей.
Сумма удержанного НДФЛ:
(3 800 400) х 13% = 442 рубля.
Максимальная сумма, которая может быть удержана:
(3 800 442 х 20% = 672 рубля.
Так как остаток суммы, подлежащей удержанию (494 рубля), меньше этой суммы, она удерживается полностью.
Сумма к выдаче работнику:
3 800 442 494 = 2 864 рубля.
Окончание примера.
Обратите внимание!
Взыскание может быть произведено только в том случае, если работник не оспаривает данного взыскания. Приведем выдержку из статьи 248 ТК РФ:
«Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом».
Размер среднемесячного заработка для сравнения с суммой причиненного ущерба, рассчитывается в порядке, установленном статьей 139 ТК РФ.
Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е(31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале 28-е (29-е) число включительно).
Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 года №213 утверждено Положение «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
В бухгалтерском учете операции по возмещению ущерба отражаются следующими записями:
Обратите внимание!
Нужно ли восстанавливать суммы «входного» налога на добавленную стоимость (далее НДС) при списании МПЗ в результате порчи или недостачи?
Отметим, что ранее (до 1 января 2006 года), несмотря на отсутствие в главе 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) такого требования, налоговые органы занимали однозначную позицию: НДС подлежит восстановлению и уплате в бюджет. В качестве довода налоговики использовали подпункт 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ, а именно: к вычету могут быть предъявлены суммы НДС, уплаченные при приобретении имущества, используемого для осуществления операций, являющихся объектом налогообложения НДС. Списание недостающего или испорченного имущества такой операцией не является, поэтому НДС подлежит восстановлению. Например, такая точка зрения была высказана в Письме Минфина Российской Федерации от 20 сентября 2004 года №03-04-11/155 «О восстановлении налога на добавленную стоимость при обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей».
После внесения изменений в главу 21 НК РФ Федеральным законом от 22 июля 2005 года №119-ФЗ «О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах», налоговое законодательство по НДС так же не содержит требования о восстановлении сумм «входного» налога по недостающему или испорченному имуществу. Все случаи, когда НДС подлежит восстановлению, теперь перечислены в пункте 3 статьи 170 НК РФ, и этот случай также там не значится. А так как пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит зарытый перечень операций, когда налогоплательщик обязан восстановить сумму налога, то из этого следует, что НДС восстановлению не подлежит.
Правда, не исключен вариант что, работники налогового ведомства могут попытаться заставить налогоплательщика НДС восстановить суммы налога по основанию, указанному в подпункте 2 пункта 3 статьи 170 НК РФ, однако следует заметить, что в данном подпункте речь идет об использовании имущества, что вряд ли применимо к операциям по списанию испорченного или недостающего имущества.
Отметим, что и до 1 января 2006 года судебная практика по этому вопросу складывалась в пользу налогоплательщиков, есть уже и примеры этого года, когда суды не соглашаются с мнением налоговых органов в части восстановления сумм налога по недостающим материальным ценностям. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 года по делу №26-4963/2005-29 или Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2006 года по делу №А56-8735/2005.
В бухгалтерском учете операции, связанные с возмещением ущерба отражаются следующим образом:
|
Корреспонденция счетов |
||
|
Дебет |
Кредит |
|
| остаточная стоимость | ||
Окончание примера.
Следует учесть, что увольнение или перемещение материально-ответственных лиц производится только по согласованию с главным бухгалтером организации. Освобождению материально-ответственных лиц от занимаемых должностей должна предшествовать сплошная инвентаризация числящихся за ними материальных ценностей. Передача материальных ценностей другому материально-ответственному лицу осуществляется по акту, который подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
В организациях должен быть определен перечень должностных лиц, имеющих право подписывать первичные документы на получение и отпуск со складов материально-производственных запасов, а также выдавать разрешения на вывоз запасов из мест хранения. Данный перечень должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации, в нем должны быть указаны должность, фамилия, имя и отчество должностного лица, а также виды операций, по которым данное лицо имеет право принятия решений.
Итак, из вышесказанного можно сделать следующий вывод: контроль движения и сохранности материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:
· схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе, разработанные в организации), указываются должностные лица (утверждаются образцы их подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно-суммовой).
· реестра мест хранения. Выше мы отметили, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
· единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей.
· рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).
· порядка и сроков проведения инвентаризации МПЗ.
Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета, с квалификационными характеристиками и должностными обязанностями работников склада, а также с требованиями пожарной безопасности к складским помещениям, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Организация складского учета».
Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета сырья, материалов, полуфабрикатов, спецодежды и спецоснастки, виды договоров о материальной ответственности, порядок их заключения и ответственность работников по таким договорам, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Материально-производственные запасы».
Складское хозяйство во многих компаниях – «головная боль» для топ-менеджмента: то нужные запчасти найти не могут, то из-за дефицита основного материала простаивает производство, то вдруг появляется «гора неликвидов», не говоря уже о необходимости обеспечить сохранность всех хранящихся товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ). Помочь в такой ситуации и призван аудитор, который проведет аудиторскую диагностику и выработает рекомендации, позволяющие как навести порядок на складе, так и постоянно поддерживать его в дальнейшем.
Материальная ответственность
Первое действие аудитора – обратить внимание на договоры материальной ответственности, порядок их заключения, список сотрудников, охваченных такими договорами, соответствуют ли они форме «Типового договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности» (Приказ Минтруда от 12.05.1996 г. № 43), соблюдаются ли требования Кодекса законов о труде.
Причем договоры о материальной ответственности должны быть заключены не только с работниками склада, но и со специалистами материально-технического снабжения. Важный аспект, когда речь идет о полной материальной ответственности, – правильное штатное расписание, поскольку не всех сотрудников можно привлекать именно к полной материальной ответственности, а только тех, чьи должности перечислены в Постановлении Госкомитета Совмина СССР по труду и соцвопросам от 28.12.1977 г. № 447/24.
Работа «в поле»
Стандартные источники информации аудита: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, книга выписки доверенностей, договоры на поставку ТМЦ, приходные ордера, документы на отпуск ТМЦ в производство, карточки складского учета материалов, учетные регистры, оборотно-сальдовые ведомости, отчеты склада.
Прежде чем предпринять полномасштабные действия, аудитору важно понять специфику компании, поэтому минимум один день он должен провести непосредственно на складе, зафиксировав для себя ситуацию «как есть»: понаблюдать за исполнением должностных обязанностей завскладом, рядовыми кладовщиками, грузчиками, водителями; проанализировать основные бизнес-процессы склада – приемку, отпуск, внутреннее перемещение, возвраты, оформление первичных документов, подготовку отчета по складу для сдачи в бухгалтерию.
Одновременно, не теряя времени, аудитор должен провести мини-интервьюирование указанных сотрудников склада, а также бухгалтеров-материалистов, материально ответственных лиц структурных подразделений, как сдающих ТМЦ на склад, так и получающих ТМЦ. Необходимо выяснить у каждой категории персонала, понимает ли данный сотрудник выполняемый бизнес-процесс, что и в какой последовательности он делает, каков должен быть результат. Особо находчивые аудиторы могут намеренно нарушить ход бизнес-процесса и пронаблюдать скорость реакции персонала, результат и принятые решения, сделать соответствующие выводы.
Затем собранный таким образом субъективный материал целесообразно подтвердить статистикой – провести анкетирование персонала, составив опрос на основании уже полученной информации. Главная задача данного этапа – ответить на вопросы: «По мнению персонала, на складе «порядок» или «беспорядок»? Какие негативные стороны в работе склада? Какие предложения со стороны персонала? Кому выгоден хаос на складе?»
Помимо анкетирования можно воспользоваться аттестацией персонала, используя кейсы и предлагая сотрудникам описать ход своих действий в заведомо сложной, форс-мажорной, спорной или конфликтной ситуации. Такие кейсы аудитор должен разработать заранее, исходя из своего практического опыта.
Проблемы с системой хранения, на которые аудитору следует обратить внимание: ТМЦ сложно идентифицировать (отсутствие маркировки ярлыками, артикулами, штрихкодами), ТМЦ не упакованы, находятся без соответствующей тары (поддон, коробка и т.д.), или упаковка/тара повреждены, ТМЦ размещены на полу, без идентификации к месту складирования.
Важно убедиться в функционировании контрольно-пропускной системы предприятия (КПП): на основании каких документов ТМЦ выпускаются за пределы территории предприятия, кто санкционирует выпуск ТМЦ за ее пределы; как контролируется взятие в складской учет всех ТМЦ, которые пересекли территорию предприятия (привезены поставщиками или снабженцами), имеются ли факты поступления ТМЦ непосредственно от поставщиков в производство, без участия склада. Бухгалтером материального отдела должны ежедневно сверяться данные КПП и склада на предмет совпадения количества ввезенных и вывезенных ТМЦ.
Детальное изучение документации…
… инструкций, методик, приказов, положений, регламентирующих процедуры входного контроля, оприходования и выдачи ТМЦ, внутренних перемещений, прочих бизнес-процессов склада. Лучше запросить такие документы у нескольких структурных подразделений одновременно – у самого склада, у бухгалтера, в отделе внутреннего аудита – и выяснить, нет ли в таких документах различий или даже противоречий. У многих возникнет вопрос: «Почему сначала непосредственное наблюдение за работой склада, а только затем изучение документов?» Ответ прост – у аудитора уже есть практическая картинка ситуации на складе, он может изучать названные документы критично и со всей строгостью. Как правило, сразу налицо следующие проблемы:
- большое количество складских бизнес-процессов не прописаны документально;
- операции, прописанные в инструкциях, выполняются с их нарушением;
- часто персонал действует исходя из своего опыта, но никак не опирается на регламенты;
- многие складские процессы, «красиво» прописанные на бумаге, по факту никем не соблюдаются, отсюда ошибки в учете, хаос и неразбериха на складе, избыточность персонала;
- постоянно требуются дополнительные временные затраты на комплектование и упаковку;
- нехватка складских площадей.
Работа с поставщиками
Особое внимание следует уделить так называемому комплекту документации по работе с поставщиками. Это, как правило:
- инструкции по приемке ТМЦ по количеству, комплектности, качеству. Многие специалисты по старинке ссылаются на Инструкции П-6 и П-7, утвержденные Постановлением Горарбитража от 15.06.1965 г. и 25.04.1966 г. соответственно, но лучше, если компания на их основе разработает современные инструкции и будет использовать их уже на стадии заключения договора. Поэтому аудитору следует проанализировать и договоры с поставщиками: как в них прописана процедура приемки ТМЦ, защищает ли она интересы компании от недобросовестных поставщиков, присутствует ли ссылка на соответствующие инструкции;
- приказ о создании комиссии по приемке ТМЦ;
- акты входного контроля;
- журналы учета результатов входного контроля;
- приходные ордера – документы, оформляемые сотрудниками склада на основании накладной поставщика в подтверждение принятия поступивших ТМЦ и содержащие указание на назначение ТМЦ, место складирования, прочую управленческую информацию.
Места складирования
Аудитору следует обратить внимание на то, существует ли в компании нумерация мест складирования, используется ли она при постановке на учет ТМЦ, имеется ли возможность автоматического формирования наличия ТМЦ по определенному месту складирования, по одному наименованию ТМЦ на всех местах складирования, что важно как при проведении инвентаризации склада, так и в повседневной работе кладовщиков. Анализ мест складирования: соответствуют ли они объемам движения ТМЦ, имеется ли возможность наблюдения за сохранностью, соблюдаются ли необходимые режимы хранения и схемы укладки. Например, ТМЦ, отгрузка которых со склада происходит ежедневно, должны быть расположены максимально близко к местам отгрузки.
Важно изучить и саму систему обозначения мест складирования: позволяет ли она быстро находить ТМЦ, исключается ли возможность ошибочного размещения, пронумерованы ли отсеки, стеллажи и т.п.
Аудитору следует обратить внимание, в каком виде дается задание кладовщику на комплектование заказа: в информационной системе (далее – ИС) склада должна быть возможность формирования списка ТМЦ в накладной в последовательном размещении по местам складирования, что ускоряет выдачу ТМЦ.
Работа с производством
Аудитору необходимо проработать вопросы надлежащего оформления первичных документов, указанных в таблице 1.
Проверка работы с тарой и упаковочными материалами
Вопросы для контроля: существуют ли регламенты для данных категорий ТМЦ; имеют ли они фиксированные места складирования; как они нормируются и используются, всегда ли их достаточно; имеются ли точные данные о количестве и номенклатуре как тары, так и упаковочных материалов; как они включаются в себестоимость продукции.
Бухгалтерский учет
Аудитору следует изучить порядок сдачи отчетности сотрудниками склада в бухгалтерию, особенно такие аспекты:
- как завскладом может перепроверить, что собрал все необходимые документы в отчет;
- каков механизм контроля документов в бухгалтерии (не утеряны ли они). Обычно это легко реализуется с помощью реестров, подписанных как завскладом, так и бухгалтером, с подшитыми и пронумерованными первичными документами. Недопустимо формирование отчета по складу бухгалтером, который обязан проверять такие отчеты. Аудитору также важно обратить внимание, соблюдается ли установленный график сдачи отчетности, если нет, то каковы причины его срыва, кто виновные лица.
В отношении бухгалтерского учета аудитору необходимо затронуть следующие вопросы: какие методы учета и оценки ТМЦ применяются в учетной политике, как классифицированы ТМЦ на группы, каким образом организован аналитический учет ТМЦ, как часто аналитический учет сверяется с синтетическим, заполняются ли карточки складского учета.
Неликвиды
Опытному аудитору следует обратить внимание и на неликвиды, поскольку значительный объем неликвидов – это первый признак непрофессионального управления оборотными активами. Проверить необходимо следующее:
- Разработаны ли локальные нормативные акты, регулирующие работу с неликвидами (приказы, положения, инструкции), как давно они были утверждены, отображают ли они существующее положение дел, кто их утверждал.
- По истечении какого времени ТМЦ признаются неликвидными.
- Нет ли попыток со стороны персонала скрыть образование неликвидов (например, путем выписки в цеха и возврата из цехов через некоторое время).
- Кто выступал заказчиком неликвидных ТМЦ, кто санкционировал приобретение, как определяется размер партии, закупаемой у поставщиков, прописана ли в договоре с поставщиком возможность возврата ТМЦ, как в отделе снабжения построена цепочка «заказ цеха – заявка поставщику – поставка – оприходование на склад», имели ли место факты доставки «ошибочных» позиций, их причины, какие контрольные документы применяются.
- Работает ли постоянно действующая комиссия по выявлению и минимизации неликвидов, причин их возникновения, какие мероприятия она проводила, дали ли они положительный результат.
- Производится ли уценка неликвидных ТМЦ, порядок уценки, каков размер убытков от таких уценок, что дальше происходит с такими ТМЦ. Для достаточно крупных предприятий целесообразно создание «Склада неликвидных ТМЦ», куда будут помещены все ТМЦ, признанные неликвидными.
- Не имеет ли место ситуация умышленного «превращения» отдельных ТМЦ в неликвидные с целью дальнейшей их уценки и приобретения заинтересованными сотрудниками.
Страховой запас (СЗ)
Всегда ли хватает завезенных ТМЦ для бесперебойной работы? Аудитору следует проработать следующие аспекты:
- Какие методы используются для определения размера СЗ (статистические, в % от потребления, экспертным путем, расчетные)?
- Целесообразность формирования СЗ, какими документами он регламентирован. Кому выгодно или не выгодно наличие СЗ?
- Во сколько обходится формирование СЗ, и не превратился ли уже СЗ в неликвиды?
- Проанализировать формы отчетности, позволяющие контролировать СЗ, а если таких нет, порекомендовать их внедрить.
Аудит ИС включает:
- корректность отображения в ИС документооборота в целом и основных бизнес-процессов;
- оценка соответствия потребностей складского учета и возможностей ИС;
- потенциал ИС, возможность обновлений, внесения корректив при изменении параметров учета, законодательства;
- имеет ли она минимально-необходимые современные функции WMS-системы (сокр. от англ. Warehouse Management System - система управления складом).
Минимальные функции, которыми должна обладать WMS-система:
- стабильная работа, отсутствие программных ошибок, соответствие электронной базы данных документам на бумажных носителях;
- мгновенное формирование полной информации о месте складирования ТМЦ, наличии ТМЦ, ценах, операциях персонала склада, связанных с комплектованием, внутренним перемещением; контроль ошибочного размещения ТМЦ или ошибочного комплектования партии ТМЦ;
- для больших складов система сама разрабатывает оптимальные маршруты движения как техники, так и персонала по территории склада;
- осуществляет выборку пригодных мест хранения для вновь поступающих ТМЦ с учетом даты передачи в цеха, влажностно-температурного режима и других параметров;
- обеспечивает автоматическое формирование и печать отчетов по складу;
- позволяет провести быструю полную инвентаризацию склада и получить точную информацию. Аудитор, в свою очередь, должен проанализировать, соответствуют ли методы ревизии с помощью WMS-системы стандартам учета, нет ли возможности у персонала фальсифицировать результат.
Как правило, при использовании WMS-систем территория склада в целях автоматизации и упорядочивания работы сотрудников разбивается на сектора: приемка ТМЦ, хранение, комплектование и отгрузка. Все ТМЦ, поступающие на склад, маркируются штрихкодами. Места складирования также имеют свои штрихкоды. Операции по складу, проходящие под контролем WMS-системы, осуществляются на основании данных штрихкодов ТМЦ и мест складирования. Персонал оснащается специальным оборудованием по считыванию штрихкодов, взвешиванию, печати специальных этикеток. Например, при комплектовании заказа кладовщик с помощью сканера считывает штрихкоды ТМЦ, в результате формируется накладная, исключается пересортица, нет ошибок в ценах и артикулах ТМЦ.
Если предприятие не использует WMS-систему, аудитор должен настоятельно порекомендовать внедрить ее в складском учете.
Аудитору рекомендуется присутствовать при проведении инвентаризации; оказывать консультационную помощь; проверять, соблюдается ли порядок инвентаризации; изучив материалы по ранее проведенным инвентаризациям, установить, соответствуют ли они схеме, приведенной на рис. 1.
Основные моменты, на которые следует обратить внимание:
- Если ревизия не плановая, то оповещать материально ответственных лиц необходимо за минимальное время, чтобы те не смогли «подготовиться» к ревизии, с целью фиксации положения дел «как есть».
- Проанализировать документы, оформленные при плановой ревизии – за 1–4 недели до нее, при внеплановой – за последние дни: суммы списания по актам, количество и суммы актов на списание за предыдущие периоды времени. Часто именно такие документы наиболее информативны. Одновременно проанализируйте основания для списания ТМЦ, нормы естественной убыли, брак, бой, когда и на какой срок были введены такие нормы, эти нормы государственные или внутренние по предприятию, кто утверждал, полномочия на утверждение.
- Определитесь, полная или выборочная ревизия – если выборочная, то по какому принципу будет происходить отбор.
- Согласуйте со всеми ревизорами, каким образом будут отмечаться уже посчитанные ТМЦ, чтобы исключить двойной пересчет одних и тех же ТМЦ.
- Поскольку проведение инвентаризации, как правило, означает закрытие самого склада на время пересчетов, приостановку всех складских операций, складской персонал совместно с ревизорами должны организовать места временного складирования, куда будут помещены ТМЦ, поступающие от поставщиков, готовая продукция с цехов. При этом все структурные подразделения должны быть обеспечены запасами материалов, поскольку выдавать ТМЦ в цеха во время ревизии запрещено.
- Если ревизируются ТМЦ, находящиеся одновременно как на складе, так и на производстве, то их пересчет следует проводить не только по складу, но и по всем цехам, участкам. При этом необходимо проанализировать нормы включения такого материала в себестоимость готовой продукции, кем и когда были утверждены, актуальность норм, как учитываются отклонения от норм.
- Если ТМЦ одного вида находятся в одном месте складирования, то просчет необходимо проводить по принципу «от угла к углу». Если ТМЦ одного вида хранятся по разным местам складирования, то такой принцип неприемлем, поскольку он не исключает перемещения ТМЦ в целях фальсификаций или ссылок на то, что материальные ценности находились в другом месте, в связи с чем необходимо пересчитывать одновременно все места складирования с такими ТМЦ.
- Проверить весовую и измерительную технику: когда такая техника проходила метрологическую поверку, паспорта на измерительную технику.
Аудит персонала склада
О проблемах в данной сфере будут свидетельствовать следующие моменты:
- заправляет работой «сотрудник с опытом», который уверяет, что знает всю работу лучше других, и не признает регламентов;
- сотрудники перемещаются и выполняют работу по одной операции группой в два-три человека, при этом один из них только наблюдает за процессом;
- неаккуратное и непрофессиональное обращение с ТМЦ;
- нарушаются правила техники безопасности, пожарной безопасности, персонал склада не носит установленную правилами спецодежду;
- график выхода на работу не соблюдается, никогда заранее не известно, кто работает завтра, а кто через неделю;
- завскладом не знает в каждый конкретный момент времени, кто из подчиненных каким процессом занят, и в какой зоне склада он находится.
В текущей рыночной ситуации многие собственники и руководители компаний обращаются в компанию с просьбой дать рекомендации, подсказать или помочь с повышением эффективности складской логистики. Действительно, наши консультанты с 2004 помогают своим клиентам находить «узкие места» логистики и разрабатывают уникальные логистические решения, которые способствуют созданию конкурентных преимуществ, и помогают наладить логистический сервис.
Поэтому, мы решили рассказать о том, как возможно повысить уровень эффективности складской логистики на примере, одного из клиентов, история развития которого показательна и типична..
Крупная торговая компания, развивалась на протяжении последних 15 лет разными темпами: сначала арендовала склад, площадью 1000м2, затем по мере роста продаж и остатков – росла и аренда, в настоящий момент это 3 складских комплекса в аренде по 1500-1000м2 расположенные рядом, а также 2 складских бокса по 150м2 арендованы отдельно для хранения сезонного товара, плюс на аутсорсинге до 500 паллетомест в зависимости от поставок контейнеров.
Собственник компании имел до кризиса потребительского спроса достаточно высокую маржу на товар, видел потери в логистике в районе 2-4% от оборота, но «закрывал на них глаза», поскольку было практически удвоение компании каждые 2 года..
Рыночная ситуация изменилась с 2014 года, и пришлось «засучив рукава» – «резать косты»: в 2015 был оптимизирован персонал, офис, операционные расходы… Однажды побывав на своих складах собственник понял, что нужно разобраться и закрыть пару складов, распродав неликвиды. «Как сказано – так и сделано» - быстро распродали неликвиды, оптимизировали и пересмотрели остатки, освободили пару складов, отказались от ответственного хранения, сократили часть складского персонала, докупили стеллажей и 2 погрузчика для ускорения отгрузки… Логистические затраты сократились, и вроде бы положение нормализовалось.
Однако спустя год – отдел продаж нашел интересную нишу, попробовали тестовые продажи, и поняли, что нужно срочно развивать направление, заключили выгодный контракт на поставку 30 контейнеров с товаром из Тайваня, все бы хорошо, но вспомнили, что склады то «оптимизированы», и места для хранения прибывающих контейнеров нет?
Перед собственником встал извечный вопрос - что делать? Опять искать ответхранение, или арендовать склад рядом на годик, набирать новый персонал.. При этом имеющийся персонал недозагружен, новый ассортимент требуется 30% текущих клиентов и должен быть скомплектован в одну машину, это значит, что добавится еще одна перевозка товаров с нового склада на текущий (где и так есть одна перевозка), а это еще потеря 1 дня, и не факт, что привезут то, что надо, не разобьют по дороге или не украдут, потеряют.. При этом после запуска этого направления сразу активизируются конкуренты, которые быстрее смогут отгружать товар в том числе в сети, и прибыль направления начнет съедать логистика, плюс возможная курсовая разница – везти 5 контейнеров или сразу 10? И опять цикл – где размещать, замкнутый круг..
Знакомая ситуация?! Мы очень много встречали компаний, собственники которых понимают, как нужно инвестировать средства: в развитие новых направлений, открытие производства, расширение автопарка, но почему-то, про складскую логистики вспоминают в последнюю очередь?
В результате собственник решил обратиться к консультантам Bestlog – логистический консалтинг за помощью в решении данной задачи. Для оценки ситуации не обязательно выезжать к клиенту – иногда достаточно бывает следующих документов:
- генеральный план с посадкой склада и стеллажами (в автокаде);
- ГПЗУ, топосьемка с сетями
- заполненная анкета по товарным потокам склада «как есть»;
- фотографии склада по периметру в внутри;
- структура склада, регламенты работы склада, ДИ, РИ, положение о мотивации склада
- бюджет логистики за текущий год,
- доступ в ERP систему для оценки складского учета (по приходам, внутренним перемещениям, инвентаризации, отгрузке, оборотной ведомости, справочникам)