Poslovna korespondencija na engleskom jeziku. Poslovna korespondencija na engleskom: fraze i savjeti. Koristite kratke riječi, rečenice i pasuse

Formalna pisma/e-poruke se pišu u formalnom stilu ljudima koji imaju službene, rukovodeće pozicije, kao što su menadžeri, direktori.

Službena pisma mogu biti različitih vrsta:

Poslovno pismo;
Pismo sa zahtjevom za informacijama;
Pismo žalbe;
Pismo za prijavu za zapošljavanje;
Pismo žalbe;
Pismo izvinjenja.

Struktura poslovnog pisma

Ime i adresa pošiljaoca

Podaci o pošiljaocu nalaze se u gornjem lijevom uglu.

Redoslijed detalja je sljedeći:

ime menadžera;
njegov položaj;
naziv kompanije pošiljaoca;
kućni broj, ulica;
grad, poštanski broj;
zemlja.

primjer:

g. Viktor Moskvin

Sadovaya 154

Odsustvo znakova interpunkcije u poslovnom pismu se naziva "otvorena interpunkcija".

datum

Datum se nalazi ispod detalja, uvučen u tri reda. Postoji nekoliko opcija za pisanje datuma:

28. jul 2017.;
28. jul 2017;
28. jul 2017.;
28. jula 2017.

Adresa primaoca

Adresa primaoca ispisuje se nakon datuma kako slijedi:

puno ime primaoca;
naziv posla;
Ime kompanije;
kućni broj, ulica;
grad, poštanski broj;
zemlja.

Mora biti naznačeno ispred imena skraćena adresa:

Gospodin. (gospodin, majstor)
dr. (doktor),
Gospođa. (gospođica, za neudatu ženu),
gđa. (gospođa – za udatu ženu ili ako niste sigurni u svoj status).

primjer:

Gđa Jennifer Grey

urednik izdavačko preduzeće “GoodBook”

Lokacija adrese je slična pisanju adrese pošiljaoca.

Obraćanje primaocu pisma

Obraćanje primaocu počinje riječju “ Dragi..." (Dragi): Ako je naznačeno puno ime primaoca, onda pozdrav počinje upravo tako, ličnim pozdravom: Poštovana gospođo Jennifer Grey.
Ako je ime nepoznato, u pismu se piše nejasno: Poštovani gospodine ili gospođo.
Ako se obraća kompaniji, adresa je opšta: Poštovani.
Ako je pismo upućeno američkoj kompaniji, dvotočka se stavlja na kraj adrese: Poštovana gospođo Jennifer Grey:

Naziv posla pošiljaoca

Ako je pismo napisao muškarac, onda se riječ Mr ne koristi. Ako je pismo napisala žena, onda iza imena u zagradi stoji (gospođa). Na kraju rečenice nema tačke. Na primjer: S poštovanjem,

Škola stranih jezika “Lingva”, odn

S poštovanjem, Nikole Noble (gđa)

Škola stranih jezika "Lingva"

Oznaka aplikacije

Uz poslovno pismo mogu biti priložena i druga dokumenta. Da bi se to naznačilo u poslovnoj korespondenciji, iza potpisa se ispisuje skraćenica Enc ili Encs (« Enclosures" - "Aplikacije"). Nakon ovog natpisa stavlja se zarez i navode se svi dokumenti priloženi uz glavno slovo. Na primjer:

s poštovanjem,

Škola stranih jezika "Lingva"

Enc, kopija licence.

Poslovna i formalna pisma. Struktura poslovnog pisma i govorni obrasci koji se koriste u njemu

Struktura slova	Govorni obrasci
1. Službeno obraćanje primaocu (Obratite se primaocu na formalan način)	Poštovani gospodine ili gospođo - Poštovani gospodine (apel muškarcu) ili gospođo (ženi)
2. U prvom pasusu navesti svrhu pisanja pisma. (Ne koristite skraćene glagole!)	Pišem u vezi sa/da pitam o… – Pišem u vezi/da saznam/pitam…. Pročitao/la sam/pronašao vaš oglas u... i želio bih... - Pročitao/pronašao sam vaš oglas u... i želio bih... Zanima me... - Zanima me... Želio bih znati više detalja o... - Želio bih znati više detalja o... Zamolio bih vas za dodatne informacije o/u vezi... Hteo bih da pitam da li/kada/zašto/gde... - Hteo bih da pitam da li je moguće, ako/kada/zašto/gde... Radujem se vašem odgovoru/čuvanju od vas. - Radujem se vašem odgovoru…
3. Kraj pisma u odgovarajućem obliku:
Ako pismo počinje sa Poštovani gospodine ili gospođo, onda pismo treba završiti frazom	S poštovanjem,... - s poštovanjem, sa poštovanjem...
Ako pismo počinje Poštovani gospodine/gospođo Wilson, onda se pismo završava	S poštovanjem,... - s poštovanjem, s poštovanjem...

Uzorci poslovnih/zvaničnih pisama

Primjeri službenih poslovnih pisama

Pismo upita

1. Poštovani,

2. Pišem u vezi sa oglasom za vaš kurs engleskog. Ja sam 19-godišnji student iz Rusije. Zanima me engleski jezik i tražim kurs engleskog jezika na višem nivou.

Želio bih pitati za više detalja o ovom kursu engleskog. Bio bih vam veoma zahvalan ako biste me informisali o obrascima plaćanja i uslovima za upis.

Radujem se vašem odgovoru.

3. S poštovanjem,

Dragi Gospodine / Gospođo

Pišem Vam u vezi sa najavom o Vašem kursu engleskog. Ja sam 19-godišnji student iz Rusije. Zanima me engleski jezik i stoga tražim kurseve engleskog kako bih poboljšao svoj nivo.

Želio bih znati više detalja o ovom kursu engleskog jezika. Bio bih vam jako zahvalan ako biste mi pružili informacije o načinima plaćanja i zahtjevima za upis.

Radujemo se Vašem odgovoru.

S poštovanjem,

Anna Rudova

Poštovani gospodine. Stevens

gđa. M.K. Collins se prijavila za posao prodavačice u mojoj apoteci. Ona me je uputila na vas kao na osobu za koju je radila sličan posao. Molim vas da mi date neke opšte informacije o njenoj sposobnosti za ovaj posao. Biću vam zahvalan na ovoj pomoći.

S poštovanjem,

Poštovani gospodine Stevens,

gđa M.K. Collins se prijavio za posao prodavača u našoj ljekarni. Navela vas je kao osobu za koju treba kontaktirati Dodatne informacije jer je radila ovo djelo za tebe. Molim vas da mi date općenite informacije o njenoj podobnosti za ovu poziciju. Bit ću vam zahvalan na pomoći.

s poštovanjem,

Brian Warner

Pismo žalbe

Pišem da se žalim na neefikasan rad Vašeg servisa knjiga. Trećeg februara naručio sam od vas jedan primjerak “Vina od maslačka” Raya Bradburyja. Knjiga je stigla poštom i našao sam da su neke stranice tako transponovane knjiga nije bio upotrebljiv.

Kao rezultat toga, ostao sam bez potrebne knjige. Želio bih imati privilegiju da vam vratim neispravnu knjigu u zamjenu za savršenu kopiju. Nadam se da ćete ga moći zamijeniti što je prije moguće. Radujem se vašem odgovoru.

s poštovanjem,

Poštovani gospodine Olsen,

Pišem da se žalim na neefikasan rad vašeg centra za knjige. 3. februara naručio sam od vas jedan primjerak knjige “Vino od maslačka” Reja Bredberija. Knjiga je stigla poštom i otkrio sam da su neke od stranica knjige u pogrešnom redosledu, pa je knjiga bila „nečitka“.

Kao rezultat toga, ostao sam bez knjige koja mi je bila potrebna. Želio bih zamijeniti neispravan primjerak knjige normalnim. Nadam se da ćete moći zamijeniti knjigu što je prije moguće. Radujemo se Vašem odgovoru.

S poštovanjem,

Bill Barry

Dodatni modeli govora za pismo pritužbe:

Moram izraziti svoje nezadovoljstvo sa... - Moram izraziti svoje nezadovoljstvo...
U stvari, već sam pričao/pisao o tome ali ništa se nije promenilo/dešavalo... - Zapravo, već sam pričao/pisao o tome, ali ništa se nije promenilo...
Nije bilo reprize mog prethodnog pisma. – Na moje poslednje pismo nije bilo odgovora.
Stavka nije zamijenjena. – Proizvod nije zamijenjen.
Odjednom je prestao da radi. – Iznenada je proizvod prestao da radi.
Tastatura je nedostajala. – Tastatura je izgubljena.
Suprotno opisu u meniju/brošuri/redu vožnje...Opis u meniju/brošuri/redu vožnje ne odgovara...
Hrana nije pravilno kuvana. – Hrana nije pripremljena kako treba.
Cijena je bila dovoljno skupa. - Cena je bila previsoka.
Bio je to vrlo nesretan događaj jer... - Ovaj događaj se završio neuspjehom jer...
Na taj način mi je pokvarilo sve planove kao... - Dakle, svi moji planovi su uništeni zbog...
Nadam se da mogu očekivati... - Nadam se da mogu računati (očekivati)...

Pismo za prijavu

(Pismo za prijavu)

Dragi gospodine ili gospođo,

Pišem kao odgovor na Vašu ponudu za posao u vezi sa radnim mjestom kompjuterskog operatera koju sam našao u posljednjem broju „Dnevnih vijesti“.

Vjerujem da ova pozicija odgovara mojim očekivanjima o savršenom poslu za mladu osobu. Što se mojih kvalifikacija tiče, radim oko dvije godine kao kompjuterski operater u kompaniji Grey Service, gdje sam imao priliku steći „praktično“ iskustvo sa računarima u stvarnoj radnoj kancelariji i stupiti u kontakt sa javnosti po prvi put. Tu sam stekao puno profesionalnog vrijednog iskustva. Osim toga, smatram da sam vrijedna i vrlo društvena osoba.

Rado ću prisustvovati intervjuu u bilo koje vrijeme koje Vama odgovara. U prilogu dostavljam imena dvojice sudija iz Grey Service Company, kojima se možete obratiti za više detalja. Radujem se što ću čuti od vas.

S poštovanjem,

Dragi Gospodine / Gospođo,

Pišem da odgovorim na Vaš oglas za radno mjesto kompjuterskog operatera, koji sam našao u posljednjem izdanju Daily News-a.

Vjerujem da ova pozicija ispunjava moja očekivanja o idealnom poslu za mladu osobu. Što se tiče mojih kvalifikacija, radio sam 2 godine kao kompjuterski operater u Grey Services-u, gdje sam imao priliku steći praktično iskustvo rada sa računarom u radnoj kancelariji i svoje prvo iskustvo u interakciji sa ljudima iz struke. Na poslu sam stekao dragocjenost profesionalno iskustvo. Osim toga, smatram se vrijednom i vrlo društvenom osobom.

Rado ću doći na razgovor u bilo koje vrijeme koje Vama odgovara. Dajem imena dvoje bivših kolega kojima se možete obratiti za detaljnije informacije o meni. Radujemo se Vašem odgovoru.

S poštovanjem,

Jane Morrison

Dodatni modeli govora za pismo molbe za posao:

Pišem kao odgovor na/u vezi... - Pišem da odgovorim/u vezi...
Pišem u vezi sa... - Pišem u vezi...
Želio bih da izrazim svoje interesovanje za... - Želeo bih da izrazim svoje interesovanje za...
Ponuda za poziciju/posao/post mi je bila izuzetno zanimljiva jer... - Vjerujem da je pozicija/posao/posto izuzetno zanimljivo jer...
Želeo bih da se prijavim za ovaj posao jer... - Želeo bih da dobijem ovu poziciju jer...
Moj razlog da se prijavim za ovaj posao je taj...(Ja sam veoma društven, vrijedan, talentovan za...) -Razlog zašto želim da dobijem ovo mjesto...
Što se mog iskustva tiče, ono uključuje... - Što se tiče mog radnog iskustva...
Radio sam za...kao... - Radio sam na poziciji... za...
Spreman sam da dođem na razgovor u svakom trenutku. – Spreman sam da dođem na razgovor u svakom trenutku.
Prilažem svoj životopis/reference mojih prethodnih poslodavaca. – Prilažem biografiju/preporuke prethodnih poslodavaca.

Upoznao sam ga...u..., kada se pridružio...
...zamolio me da napišem pismo preporuke uz njegovu prijavu za... Veoma mi je drago da to učinim.... zamolio me da napišem pismo preporuke za predaju na mjestu zahtjeva.... Drago mi je da ovo uradim.
...istaknuo se ... pokazao se kao...
Njegov/njen najveći talenat je…Njegov/njen najveći talenat je…
On/ona je kreativna osoba... On/ona je kreativna osoba...
Njegova/njena odlična sposobnost da...bio je neprocjenjiv...
Dok je on/ona bio sa nama on/ona... Njegove obaveze su uključivale...Za vreme dok je radio za nas... Njegove/njene obaveze su uključivale...
Njegove/njene glavne odgovornosti bile su... Njegovi/njeni dnevni zadaci su uključivali... Njegovi/njeni dnevni zadaci su uključivali...
Jedina slaba tačka koju sam ikada primetio u njegovom/njenom nastupu je... Jedina mana koju sam primetio u njegovoj/njenoj ličnosti...
Uvjeren sam da će… i dalje biti vrlo efikasan. On/ona zaslužuje moje najbolje preporuke. Uvjeren sam da će... nastaviti sa radom vrlo efikasno. On/ona zaslužuje moje najbolje preporuke.
Rado bih preporučio...kao kandidata koji se nada. Sa zadovoljstvom mogu preporučiti... kao zaposlenog koji obećava.

Poslovna čestitka

Svrha čestitke poslovno pismo— formalno čestitajte šefu kompanije ili svom kolegi. Ovo pismo može biti kraće od formalnog poslovnog pisma, ali ima emotivniji ton.

Dodatni modeli govora za čestitke:

Najlepše želje za srećnu i uspešnu Novu godinu od...! Primite moje najbolje želje za sretnu i uspješnu Novu godinu od...!
U znak zahvalnosti za naše udruženje u protekloj godini, svi u ... želimo vam najljepše želje za predivnim praznicima! — Cijeneći našu saradnju u protekloj godini, svaki zaposlenik ... izražava najbolje želje za praznike!
Najtoplije želje za srećne praznike i divnu novu godinu! — Uz najtoplije želje za srećne praznike i divnu godinu koja je pred nama!

Pismo za prijavu za posao (propratno pismo životopisa)

U uvodu u propratno pismo Preporučljivo je navesti izvor informacija i željenu poziciju.

Glavni dio pisma govori o stručnom znanju, vještinama i sposobnostima podnositelja zahtjeva, te sadrži podatke o životopisu koji prati pismo. Izrazite želju da dođete na razgovor, ako je moguće u vrijeme pogodno za poslodavca ili njegovog predstavnika, kao i nadu u pozitivnu odluku u korist kandidata. Na kraju, hvala vam što ste pročitali pismo.

Dodatni govorni obrasci za pisma molbe za posao:

Zainteresovao sam se da pročitam Vaš oglas za … Zainteresovao sam se kada sam pročitao Vaš oglas u …
Molimo vas da prihvatite ovo pismo kao prijavu za ... poziciju koja se trenutno oglašava u ... Molimo prihvatite ovo pismo kao prijavu za upražnjeno mjesto ... koje je objavljeno u ...
Posjedujem izuzetne usmene i pismene komunikacijske vještine. Posjedujem izuzetne vještine usmene i pismene komunikacije.
Mogu dostaviti reference od…ako je potrebno. Mogu dati preporuke od...ako je potrebno...
Hvala vam na pažnji. Hvala vam na pažnji.

Pozivno pismo za posao

U poslovnom svijetu sastanci sa partnerima su dio ključa uspjeha, pa je pravilan dizajn pozivnice vrlo važan. Prilikom pisanja pozivnice vodite računa da ime partnera bude navedeno u potpunosti. Neka poziv bude kratak, koristite humor na odgovarajući način i, naravno, tempirajte poziv!

Fraze za pozivnicu:

Srdačno ste pozvani da budete gost… Srdačno Vas pozivamo da budete gost…
Dozvolite mi zadovoljstvo da vas pozovem na... Nemojte odbiti zadovoljstvo da vas pozovem...

Odgovorite na poslovno pismo na engleskom

Neka pisma koja je kompanija primila zahtijevaju odgovor. Struktura takvog pisma se ne razlikuje od poslovnog pisma.

Dodatni modeli govora za odgovaranje na pismo:

Hvala ti za tvoje pismo. Hvala ti na pismu.
Veoma cijenimo vašu ponudu. Veoma cijenimo vašu ponudu...
Biće nam zadovoljstvo da Vam dostavimo... Bićemo veoma srećni da Vam dostavimo (poslamo)...
U vezi sa vašim pitanjem o... U vezi sa vašim pitanjem o...

Zaključak

Službeno pismo se sastoji od sljedećih dijelova:

Službeni pozdrav: Poštovani – kada ne znate prezime osobe; Poštovani gospodine/gospođo Wilson – kada ne znate ime primaoca.

Prvi pasus sadrži pozdrav i uvod, svrha pisma.

Glavni dio pisma otkriva njegov sadržaj - daje argumente, traži informacije od interesa (obično 1-3 pasusa).

Poslednji pasus je rezime celog pisma, odnosno radnje koje očekujete od primaoca, završni komentari.

Formalni završetak pisma: S poštovanjem,... – kada ne znate prezime osobe; S poštovanjem,... kada ne znate ime primaoca.

Formalna pisma mogu biti i odgovor koji sadrži tražene informacije. Pismo odgovora ima istu strukturu.

Pazite da nijedan dio nije izostavljen kada pišete pismo.

Dobro osmišljeno i pažljivo napisano poslovno pismo je efikasan alat u poslovanju, koji ne samo da može pomoći u sklapanju raznih vrsta transakcija, pri konkurisanju za posao i sl., već i pokvariti utisak pošiljaoca koji čini ne garantuje njegov uspeh u postizanju cilja.

Zdravo draga.

Kada smo analizirali njegovu prepisku, postalo je jasno da je njegov način komuniciranja s partnerima putem mejlova sličniji ruskom, uz uobičajenu familijarnost i jednostavnost. A ako su ga njegovi partneri, Poljaci i Španci, pustili da se izvuče, onda je kod Britanaca i Nijemaca to pitanje ostalo neriješeno. Kuhali su se interkulturalni sukobi i mogućnost narušavanja velikih međunarodnih ugovora. U tom trenutku se obratio meni za pomoć. Bukvalno nekoliko sati proučavanja ispravnih poslovnih pisama dalo je rezultate: Vjačeslavova pisma su se opismenila, a fraze koje je koristio bile su upravo ono što su konzervativni Englezi trebali vidjeti u svom partneru.

Stoga ću vam danas reći kako da prepisku učinite zaista efikasnom, koja pravila se pridržavati i koje fraze za poslovnu korespondenciju na engleski jezik koristiti. Na kraju ću vam dati preporuke o knjigama koje možete koristiti za samostalno savladavanje vještina poslovnog dopisivanja

Pravila za pisanje pisma.

Za vođenje korespondencije sa stranim partnerima potrebno je najmanje poznavanje pravila poslovne korespondencije na engleskom jeziku.

Na početku svakog slova, na lijevoj strani lista, morate navesti svoje puno ime, naziv kompanije, kao i adresu i broj telefona.
U nastavku navodimo adresu primaoca, naziv njegove kompanije i njegove kontakt podatke.
Nikada nemojte zaboraviti napisati datum. Štaviše, u Velikoj Britaniji je format dan/mjesec/godina, au Americi mjesec/dan/godina. Budite oprezni sa ovim!
Tekst vašeg pisma treba podijeliti na paragrafe. Štaviše, zapamtite da u engleskoj poslovnoj korespondenciji nigdje nema crvene linije.
Pismo treba da počne obraćanjem i pozdravom, kao i objašnjenjem razloga žalbe.
Pismo treba završiti zahvalnošću i riječima oproštaja.

Pravila su, naravno, dobra, ali idemo bliže praksi. Predlažem da počnete s osnovnim frazama za adresu.

Korisne fraze i izrazi

Ako ne znate kome se tačno obraćate, napišite “ Poštovani " ili " dragi gospodine ili gospođo ».
Ako već znate ime primaoca, možete sigurno napisati " Poštovani gospodine. ..." ili " Draga gospođo... .».
Ako pišete pismo osobi s kojom ste već komunicirali ili ste u nekoj vrsti poslovnog odnosa, onda će vam sljedeće standardne (ali uvijek relevantne) fraze biti korisne za početak razgovora. A da vam olakšam, napisat ću ih s prijevodom:

Hvala vam na e-poruci od … - Hvala ti za tvoje pismo...

Izvinjavam se što nisam stupio u kontakt sa vama duže vrijeme… - Izvinjavam se što vas tako dugo nisam kontaktirao...

Pozivajući se na Vaše pismo od 24. avgusta / Vaš članak u „Ekonomistu“ ... - U vezi sa vašim pismom od 24. avgusta / vašim člankom u The Economist ...

U nastavku vašeg pisma / našeg sastanka ... - Odgovarajući na vaše pismo ... / Pored našeg sastanka ...

Kao što sam već rekao, svako pismo treba da počinje objašnjenjem razloga zašto pišete ovoj osobi. I za to možete koristiti sljedeće izraze:

Pišem da potvrdim / da se raspitam ... - Pišem da potvrdim / saznam ...
Pišem da se izvinim… - Pišem da se izvinim za...

U većini slučajeva, poslovno pismo je napisano u kojem se od vas traži da ili pristanete na uslove ili da prenesete informacije. Zapišite standardne fraze za ove slučajeve.

Možeš li molim te... . - Dali bi mogao…
Bio bih vam zahvalan… - Bio bih vam zahvalan da...
Biće mi drago / drago / drago mi je… – Bilo bi mi drago…
Pišem da vas obavestim… - Pišem da vas obavestim o...
Sa zadovoljstvom vas obavještavam… - Drago mi je da vas obavestim...
Žao nam je što vam to moramo reći ... - Nažalost, moram da vas obavestim da ...

Ako pošaljete neke datoteke u prilogu e-pošte, možete obavijestiti primaoca o tome na sljedeći način:

Ja/Mi prilažemo… - Ja / Prilažemo...
U prilogu možete pronaći… - U prilogu pisma možete pronaći….

Pismo se mora završiti riječima “ S poštovanjem " ili " S poštovanjem " Štaviše, prva opcija se može koristiti samo ako ste se obratili nekom nepoznatom, a druga je u kombinaciji s ličnim žalbama.

Nikada, preklinjem te, nikada ne koristi frazu " Sve najbolje" Moj prijatelj je imao prijatelja učitelja iz Engleske koji je obećao da će pobijediti - ne doslovno, naravno)) - njegove učenike svaki put kada napišu ovu frazu!

Da bih vam pružio praktično razumijevanje, želim vam pokazati primjer jednog od pisama koje je napisao jedan od mojih učenika.

MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Teksas, III. 85830

gđa. Elisabeth Kown
Direktor marketinga
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimore Street
Newcastle WIC 37D
Engleska

U skladu sa vašim pismom od 24. juna, želimo da potvrdimo vašu narudžbu od 1500 detalja art. 03-03-439. Narudžba će biti isporučena u roku od 10 dana od dana uplate. U prilogu možete pronaći račun i ugovor sa kojim se možete upoznati. Isporuka će se vršiti u skladu sa INCOERMS 2010.

Radujemo se vašem odgovoru.

S poštovanjem,

Napominjemo da ovo pismo slijedi sva pravila o kojima sam ranije govorio. Vjerujte mi, službena prepiska jeste e-mail nije tako teško kao što se čini. Možete ga savladati u samo nekoliko lekcija. I biće mi drago da vam pomognem na ovom putu.

Ako trebate maksimalno uroniti u svijet poslovne korespondencije, shvatiti sve njene suptilnosti i naučiti o zamkama, onda vam mogu preporučiti dvije moderne knjige. Oni će vam pomoći da razumete i formalne i psihološke aspekte korespondencije.

Srdačni pozdravi je odličan i ozbiljan vodič stranog autora, specijaliste za komunikacije, koji je u ovoj knjizi sakupio svoje i tuđa iskustva u vođenju poslovne korespondencije na engleskom jeziku. Tamo ćete naći mnogo živih primjera i savjeta.

Poslovna korespondencija na engleskom jeziku je takođe popularna knjiga. Mnogo je uzoraka, još češćih klišea, kao i puno savjeta i preporuka autora. Kako kažu, uči i prijavi se!

Pretplatite se na vijesti mog bloga i budite prvi koji će dobiti sve najzanimljivije i najrelevantnije vijesti.

I za danas se opraštam od tebe.

Vidimo se ponovo, dragi moji!

Ovdje ćete pronaći najčešće korištene riječi i izraze u poslovnoj korespondenciji i gotovi primjeri pisma na razne teme.

1. Opšta pravila za pisanje poslovnog pisma na engleskom jeziku

Sastavljanje bilo kojeg poslovnog pisma na engleskom podliježe sljedećim općim pravilima:

Ceo tekst je podeljen na pasuse bez upotrebe crvene linije.
U gornjem levom uglu pisma navedite puno ime pošiljaoca ili naziv firme sa adresom.
Zatim navedite ime primatelja i naziv kompanije kojoj je pismo namijenjeno, kao i njegovu adresu (u novom redu).
Datum polaska je naznačen tri reda ispod ili u gornjem desnom uglu slova.
Glavni tekst treba staviti u središnji dio pisma.
Glavna ideja pisma može započeti razlogom za apel: „Pišem Vam da...“
Obično se pismo završava izjavom zahvalnosti ("Hvala na brzoj pomoći...") i pozdravom "S poštovanjem", ako autor zna ime adresata i "S poštovanjem" ako ne.
Četiri reda ispod punog imena i položaja autora.
Između pozdrava i imena stavlja se potpis autora.

Uzorak poslovnog pisma na engleskom jeziku:

g. Nikolay Valuev
Kefline-kompanija
Kancelarija 2004, ulaz 2B
Tverskaya ulica
Moskva
RUSIJA 15. oktobar 2013

Pišem Vam u vezi sa Vašim upitom. U prilogu možete pronaći naš informativni paket koji sadrži naše brošure i opće informacije o našim školama i ljetnim centrima.

U Engleskoj imamo dvije škole, Brighton i Bath, obje prelijepe lokacije za koje sam siguran da će se dopasti vama i vašim učenicima. Naše škole se nalaze u atraktivnim prostorijama na pogodnim, centralnim pozicijama. Brighton je čist i siguran grad sa prekrasnim zaljevom i okolicom u blizini. Bat je jedan od najpoznatijih istorijskih gradova u Engleskoj, poznat po svojoj gruzijskoj arhitekturi i rimskim kupatilima.

Smještaj se obezbjeđuje u porodicama domaćinima koje su odabrane zbog mogućnosti pružanja udobnih domova, prijateljske dobrodošlice i pogodnog okruženja, u kojem studenti mogu vježbati engleski jezik i uživati u boravku. Imamo stalne organizatore aktivnosti zadužene za sportske, kulturne aktivnosti i nedjeljne izlete.

Molimo Vas da popunite i vratite priloženi obrazac za registraciju kako biste dobili više brošura i drugih promotivnih materijala.

Radujem se što ću čuti od vas i nadam se da ću kasnije poželjeti dobrodošlicu vašim učenicima u naše škole i ljetne centre.

s poštovanjem,

Jhon Green
Direktor menadžmenta

2. Osnovni izrazi koji se koriste u poslovnoj korespondenciji

Postoje standardni izrazi koji se često koriste poslovna korespondencija na engleskom jeziku, čija će upotreba dati pristojan i formalan ton vašoj poruci.

1. Žalba
Poštovani, Poštovani gospodine ili gospođo	(ako ne znate ime primaoca)
Poštovani gospodine, gospođo, gospođo ili gospođo	(ako znate ime adresata; u slučaju kada ne znate bračni status žene, napišite gđa, greška je upotreba izraza "gospođa ili gospođica")
Dragi Frank,	(obraćanje prijatelju)
2. Uvod, prethodna komunikacija.
Hvala vam na e-poruci od (datum)…	Hvala vam na pismu od (datum)
Dalje na vaš zadnji e-mail…	Odgovaram na vaše pismo...
Izvinjavam se što nisam stupio u kontakt sa vama do sada…	Izvinjavam se što vam još nisam pisao...
Hvala vam na pismu od 5. marta.	Hvala vam na pismu od 5. marta
Pozivajući se na Vaše pismo od 23. marta	Vezano za Vaše pismo od 23. marta
Pozivajući se na Vaš oglas u « The Times»	Što se tiče vašeg oglasa u Timesu
3. Navođenje razloga za pisanje pisma
Pišem da se raspitam	Pišem ti da saznam...
Pišem da se izvinim	Pišem Vam da se izvinim za...
Pišem da potvrdim	Pišem Vam da potvrdim...
Pišem u vezi sa	Pišem Vam u vezi sa...
Želimo da istaknemo da…	Skrećemo vam pažnju na...
4. Zahtjev
Da li biste mogli…	Dali bi mogao…
Bio bih vam zahvalan ako biste mogli...	Bio bih zahvalan ako bi...
Želio bih da primim	Zeleo bih da dobijem......
Molim vas, možete li mi poslati…	Možete li mi poslati...
5. Saglasnost sa uslovima.
Biće mi drago da…	bilo bi mi drago…
Biće mi drago	Bio bih sretan…
Bilo bi mi drago	bilo bi mi drago…
6. Donošenje loših vijesti
Nažalost...	Nažalost…
bojim se da...	Bojim se da…
Žao mi je što vas moram obavijestiti o tome	Teško mi je da ti kažem, ali...

7. Prilog pismu dodatnih materijala
Sa zadovoljstvom prilažemo…	Sa zadovoljstvom ulažemo...
U prilogu ćete naći...	U priloženom fajlu ćete pronaći...
U prilogu…	U prilogu vam dostavljamo...
U prilogu (za e-mailove)	Pronaći ćete priloženi fajl...
8. Izražavanje zahvalnosti za vaše interesovanje.
Hvala vam na pismu od	hvala ti na pismu
Hvala što ste se raspitali	Hvala na Vašem interesu…
Željeli bismo da Vam se zahvalimo na Vašem pismu od…	Želimo da Vam se zahvalimo na…
9. Prelazak na drugu temu.
Takođe želimo da vas obavestimo…	Takođe želimo da Vas obavestimo o...
Vezano za Vaše pitanje o…	Vezano za Vaše pitanje o...
U odgovoru na Vaše pitanje (upit) o…	Kao odgovor na Vaše pitanje o...
Takođe se pitam da li…	I mene zanima...
10. Dodatna pitanja.
Malo sam nesigurna u vezi…	malo sam nesigurna u vezi...
ne razumem u potpunosti šta…	ne razumijem u potpunosti...
Možete li možda objasniti…	Možete li molim vas objasniti...
11. Transfer informacija
Pišem da vas obavestim da…	Pišem da vas obavestim o...
U mogućnosti smo da vam potvrdimo…	Možemo potvrditi...
Sa zadovoljstvom vam mogu reći da…	Sa zadovoljstvom najavljujemo…
Sa žaljenjem vas obaveštavamo da…	Nažalost, moramo Vas obavijestiti o...
12. Nudite svoju pomoć
Želite li da…?	Mogu li (učiniti)…?
Ako želite, rado bih…	Ako zelite, bicu srecan...
Javite mi da li biste želeli da…	Javite mi ako vam treba moja pomoć.
13. Podsjetnik na termin ili čekanje odgovora
Radujem se...	Radujem se,
čujem se uskoro	kada ću te ponovo čuti
vidimo se sledećeg utorka	vidimo se sledećeg utorka
vidimo se sledećeg četvrtka	vidimo se u četvrtak
14. Potpis
srdačni pozdravi,	S poštovanjem…
S poštovanjem,	S poštovanjem (ako ne znate ime osobe)
s poštovanjem,	(ako znate ime)

3. Formatiranje pisma u kojem se traže informacije

Pismo upita šalje se kada trebate dobiti detaljnije informacije o proizvodu ili usluzi za koju ste zainteresirani.

Na početku pisma treba da stavite naziv i adresu vaše kompanije, a ispod treba da stoji naziv kompanije kojoj se obraćate. Tekst pisma možete sastaviti koristeći sljedeće standardne izraze.

1. Zvanična žalba, pošto ne poznajete adresata.

Poštovani gospodine ili gospođo, Poštovani

2. Navođenje izvora informacija o preduzeću

Pozivajući se na Vaš oglas (oglas) u…
Što se tiče vašeg oglašavanja u

Što se tiče Vašeg oglasa (oglasa) u…
Što se tiče vašeg oglašavanja u...

3. Molimo pošaljite potrebne podatke

Možete li mi poslati…
Možete li mi poslati

Bio bih vam zahvalan ako biste mogli...
Bio bih zahvalan ako bi...

Možete li mi dati neke informacije o…
Možete li mi dati informacije o...

Možete li mi poslati više detalja…
Možete li mi poslati detaljne informacije...

4. Dodatna pitanja

Takođe bih voleo da znam…
takođe bih voleo da znam...

Možete li mi reći da li…
Reci mi molim te…

5. Potpis

S poštovanjem, S poštovanjem, (ako ne znate ime)
S poštovanjem, (ako znate ime)

Primjer

Kenneth Beare
2520 Visita Avenue
Olimpija, WA 98501

Jackson Brothers
3487 23. ulica
Njujork, NY 12009

12. septembra 2000

Pozivajući se na vaš oglas u jučerašnjem "New York Timesu", možete li mi poslati kopiju vašeg najnovijeg kataloga. Također me zanima da li je moguće kupovati putem interneta.

S poštovanjem,

Jhon Kefline
Administrativni direktor
English Learners & Company

4. Formatiranje pisma kao odgovor na zahtjev za informacijama

Kada kompanija primi pismo upita u kojem se traže detaljne informacije o svom proizvodu, proizvodu ili usluzi, vrlo je važno ostaviti pozitivan utisak u pismu odgovora. potencijalni klijent ili partnera. Ljubazan, dobro napisan odgovor će sigurno pomoći da se stvori takav utisak.

1. Žalba

2. Zahvalnost na pažnji

Hvala vam na pismu od
Hvala ti na pismu…

Zahvaljujemo se na upitu o…
Zahvaljujemo se na interesovanju...

3. Pružanje potrebnih informacija

Sa zadovoljstvom prilažemo…
Sa zadovoljstvom ulažemo...

U prilogu ćete naći...
U priloženom fajlu ćete pronaći...

U prilogu…
U prilogu vam dostavljamo...

4. Odgovorite na dodatna pitanja

Takođe želimo da vas obavestimo…
Takođe želimo da Vas obavestimo o…

U vezi sa vašim pitanjem o... U vezi sa vašim pitanjem o...

U odgovoru na Vaše pitanje (upit) o... Odgovarajući na Vaše pitanje...

5. Izražavajući nadu u dalju plodnu saradnju

Radujemo se…
Nadamo se

čujem se od tebe
čujem te ponovo

primanje vaše narudžbe
primiti narudžbu od vas.

pozdravljamo vas kao našeg klijenta (kupca)
da ćete postati naš klijent

6. Potpis

Zapamtite, kada se obraćate osobi čije ime ne znate, treba da napišete 'S poštovanjem', a kada je ime poznato, 'S poštovanjem'.

Primjer odgovora na zahtjev za informacijama

Jackson Brothers
3487 23. ulica
Njujork, NY 12009

Kenneth Beare
Administrativni direktor
English Learners & Company
2520 Visita Avenue
Olimpija, WA 98501

12. septembra 2000

Zadovoljstvo nam je priložiti našu najnoviju brošuru. Također vas želimo obavijestiti da je moguće izvršiti kupovinu putem interneta na http://www.kefline.com.

Radujemo se što ćemo Vas ugostiti kao našeg kupca.

s poštovanjem,

5. Formatiranje pisma - reklamacije

Pismo mora sadržavati sve potrebne informacije u vezi sa ovom uslugom ili proizvodom. Napišite puni naziv i opis proizvoda, datum kupovine ili usluge itd. Vaš cilj je objasniti sve detalje, ali ne preopteretiti pismo nepotrebnim detaljima. Osim toga, morate navesti svoje želje, uslove i rokove za otklanjanje problema.

Kome se obratiti ovo pismo?

Prilikom kupovine proizvoda ili sklapanja ugovora o pružanju usluga dobijate kontakt adresu ili broj telefona osobe koja može riješiti sve poteškoće koje se pojave. Obično u malim preduzećima o ovim pitanjima odlučuje vlasnik kompanije. U organizacijama srednjeg nivoa - njegov zamjenik ili viši menadžment. Velike kompanije obično imaju odjel za korisničku podršku koji se bavi takvim pitanjima.

Koji su glavni dijelovi pisma?

1. Uvod

Ime kontakt osobe
Puno ime primaoca (ako je poznato)

Naslov, ako je dostupan
Ime kompanije
Ime kompanije

Odjel za žalbe potrošača
Služba za korisnike

Adresa
Grad, država, poštanski broj
Adresa kompanije

Poštovani (Kontakt osoba):

Žalba

2. Uvod koji sadrži informacije o kupljenom proizvodu ili usluzi.

Dana (1. jula) sam (kupio, iznajmio, iznajmio ili popravio) a (naziv proizvoda, sa serijskim brojem ili brojem modela ili izvršenom uslugom) na (lokacija i drugi važni detalji transakcije).
01. jula sam (kupio, iznajmio, iznajmio, popravio) (pun naziv proizvoda sa serijskim brojem ili vrstom servisa) na adresi... (ostali bitni podaci o transakciji su navedeni u nastavku)

Pišem kako bih skrenuo vašu pažnju na problem u vašem odjelu za korisničku podršku.
Pišem da vam skrenem pažnju na problem unutar našeg odjela za korisničku podršku.

Želeo bih da se najstrože požalim na tretman koji sam dobio od člana vašeg osoblja

Želim da izrazim svoje pritužbe na postupanje prema Vašem zaposleniku.

Pišem da izrazim svoje snažno nezadovoljstvo robom koju sam jutros primio.

Pišem da izrazim svoje nezadovoljstvo proizvodima koje sam jutros dobila.

Pišem kako bih se požalio na kvalitet proizvoda koji sam kupio putem interneta na vašoj web stranici.

Pišem kako bih izrazio svoje nezadovoljstvo kvalitetom proizvoda koje sam naručio sa Vaše web stranice.

Pišem u vezi sa negativnim stavom člana vašeg osoblja.

Pišem zbog negativnog stava člana Vaše kompanije.

3. Opis problema na koji ste naišli

Nažalost, vaš proizvod (ili usluga) nije dobro funkcionirao (ili je usluga bila neadekvatna) jer (navedite problem). Razočaran sam jer (objasnite problem: na primjer, proizvod ne radi kako treba, usluga nije ispravno izvedena, naplaćen mi je pogrešan iznos, nešto nije jasno objavljeno ili je pogrešno predstavljeno, itd.).
Nažalost, vaš proizvod (usluga) ne odgovara neophodne zahtjeve, pošto (problem je naznačen). Razočaran sam jer (situacija je objašnjena: npr. uređaj ne radi dobro, loše je kvalitete, predočen mi je pogrešan iznos za plaćanje, nešto nije objašnjeno)

Oprema koju sam naručio još uvijek nije isporučena, uprkos mom telefonskom pozivu prošle sedmice da vam kažem da mi je hitno potrebna.

Oprema koju sam naručio još uvijek nije stigla, iako sam vas zvao prošle sedmice i rekao da je potrebna odmah.

Da biste riješili problem, bio bih vam zahvalan ako biste mogli (navedite konkretnu radnju koju želite - povrat novca, kreditna kartica, popravka, zamjena, itd.). U prilogu su kopije moje evidencije (uključujući kopije računa, garancija, garancija, poništenih čekova, ugovora, modela i serijskih brojeva i bilo koje druge dokumente).

Da riješim problem, bio bih zahvalan na opciji ako (naznačite svoje zahtjeve: vratili novac, kredit, izvršili popravke, izvršili zamjenu itd.) priložene su kopije dokumenata (priložite kopije računa, garantnog lista , poništene čekove, ugovore i drugu dokumentaciju.)

Radujem se vašem odgovoru i rješenju mog problema, te ću pričekati (postaviti vremensko ograničenje) prije nego što zatražim pomoć od agencije za zaštitu potrošača ili Biroa za bolje poslovanje. Kontaktirajte me na gornju adresu ili telefonom na (kućni i/ili poslovni brojevi sa pozivnim brojem).
Čekam vaš odgovor s rješenjem mog problema i sačekaću (rok je naznačen) prije nego kontaktiram organizaciju za zaštitu potrošača za pomoć. Kontaktirajte me na sljedeću adresu ili broj telefona (navedena adresa i broj telefona)

Molimo vas da se hitno pozabavite ovim pitanjem. Očekujem odgovor od vas najkasnije do sutra ujutro.
Molimo vas da odmah riješite ovaj problem. Očekujem vaš odgovor najkasnije do sutra ujutro.

Inzistiram na potpunom povratu novca, inače ću biti primoran da nastavim sa tim.
Insistiram na povratu novca u punom iznosu, inače ću biti primoran...

Osim ako ne primim robu do kraja ove sedmice, neću imati izbora nego da otkažem svoju narudžbu.
Ako ne dobijem ovaj artikal do kraja sedmice, neću imati izbora nego da otkažem narudžbu.

Nadam se da ćete se brzo pozabaviti ovim pitanjem jer mi to stvara značajne neugodnosti.
Nadam se da ćete se odmah pozabaviti ovim pitanjem jer mi to stvara ozbiljne neugodnosti.

4. Kraj pisma

S poštovanjem/s poštovanjem

6. Formatiranje pisma izvinjenja

Pismo izvinjenja se šalje kao odgovor na pismo pritužbe. Trebali biste početi izražavanjem žaljenja i lične zabrinutosti zbog trenutne situacije. Neophodno je objasniti koji će se koraci/biti preduzeti da se problem ispravi i izbjegne njegovo ponavljanje u budućnosti. Ispod ćete pronaći neke fraze koje se koriste prilikom pisanja pisma izvinjenja

1. Izražavanje zahvalnosti za prijavu trenutne situacije

Hvala vam što ste nam skrenuli pažnju na stvar/problem/problem.
Hvala vam što ste nas obavijestili o ovom pitanju/problemu.

Cijenim što ste me obavijestili o ovom incidentu…

Vaša poruka mi je veoma važna.

2. Izražavanje žaljenja.

Veoma nam je žao što to čujemo…
Teško nam je da čujemo za ovo...

Veoma mi je žao zbog ove situacije…
Jako mi je žao zbog ove situacije.

3. Isprika

Izvinjavamo se za…
Izvinjavamo se za...

Prihvatite naše izvinjenje za…
Prihvatite naše izvinjenje…

4. Objašnjenje postupanja kompanije

Budite sigurni da ćemo…

Budite sigurni da mi...

Imate moje uvjeravanje da...
garantujem ti...

Kako bismo nadoknadili nastalu neugodnost…
Kako bismo nadoknadili nastalu neugodnost...

Činimo sve što možemo da riješimo problem
Dajemo sve od sebe da riješimo probleme

Uvjeravam vas da se ovo više neće ponoviti
Obećavam da se ovo neće ponoviti u budućnosti

Pokušavam to hitno riješiti/rešiti problem.
Pokušavam to odmah shvatiti/riješiti ovaj problem

Molimo vratite neispravnu robu, a mi ćemo vam vratiti novac/popraviti je/zamijeniti
Molimo vratite neispravan proizvod, a mi ćemo vam nadoknaditi troškove/popravku/zamijeniti.

5. Podsjetnik na veliki značaj zajedničke saradnje

Visoko cijenimo vaš običaj

Saradnja sa Vama nam je veoma važna.

Vaše zadovoljstvo je naš prioritet

7. Pismo zamolnice

Ako pišeš šefu- budite izuzetno ljubazni, posebno ako niste sigurni da on (i) zna vaše ime. Nemojte koristiti konstrukcije označene ispod sa značenjem ozbiljnosti ili hitnog zahtjeva. Neutralna i univerzalna opcija bi bila:
Bio bih zahvalan ako...

Zahtjev, stilski uzvišen i najpristojniji, sastoji se i od sljedećih izraza:

Ako vam nije teško dajte...
Možete li mi možda dati/dati..., molim vas?

Ako nemate ništa protiv, dajte mi...
Mogu li/Mogu li vas zamarati za što/da mi/date..., molim vas?

Ucini mi uslugu, molim te daj...
Možeš li mi učiniti uslugu i dati mi/pustiti mi..., molim te?

Ne odbijajte ovu ljubaznost, molim vas dajte...
Da li biste mi, molim vas, dali...?

Da li biste bili ljubazni da ugodite...
Da li biste mi ljubazno dali..., molim vas?

Nemojte to smatrati problemom, molim vas dajte mi...
Možete li mi možda dati/dati,.., molim vas?

Ako pišeš kolega a on/ona vam nije prijatelj, odaberite neutralan stil - između formalnog i neformalnog.
Dali bi mogao..?

Pogodni oblici sa glagolom "želim" u ovom slučaju:

Želim (želeo bih) da pitam...
Želeo bih (zamolio) da…

Želeo bih (želeo bih) da vas pitam...
Mogu li te zamoliti da...?

Želim da te zamolim da mi kupiš ovu knjigu.
Mogu li te zamoliti da mi kupiš ovu knjigu?

Zamolio bih vas da odete na vikend u nedjelju.
Mogu li te zamoliti da odeš na seosku kuću ove nedjelje?

Ako pišeš nepoznato osoba- Biti ljubazan.
Pitam se da li bi mogao..?

Ovdje će biti zgodni zahtjevi izraženi upitnom rečenicom s modalnim glagolom "biti u stanju":

Mogu li te pitati...?
Mogu li te zamoliti da uradiš nešto?

Mogu li te pitati…?
Mogu li vas zamoliti da uradite nešto?

Mogu li te pitati...?
Da li biste, molim/ljubazno, uradili sth.?

Mogu li te pitati...?
Da li biste mogli nešto da uradite?

Mogu li te pitati...?
Bio bih veoma zahvalan ako...

Možeš…?
Možete li/Možete li učiniti nešto?

Ne možeš…?   Dali bi mogao…?
Dali bi mogao...?

Možeš li…?
Možete li/Možete li...?

Zar ne možeš...?
Dali bi mogao...?

Dali bi mogao…?
Dali bi mogao...? Hoćeš li...?

Ako pišeš radnik druge kompanije- stil treba da zavisi od toga da li ste upoznati sa njim/njom ili se prvi put prijavljujete.
Bio bih zahvalan ako...(strancu)
Dali bi mogao..?(prijatelju)

Ovdje može pomoći zahtjev izražen upitnom rečenicom s česticama "ne", "bi", "da li":

Zar ti nije teško...?   Da li bi vam smetalo...?
Da li bi ti smetalo da uradiš nešto?
Zar ti nije teško...?   Zar vam to ne bi otežavalo...?
Možete li (eventualno)…, molim vas?

Ako pišeš svom podređenom, koji nije slijedio bilo koje upute, stil zahtjeva može postati strog:
Mogu li te pitati..?(hladni zahtjev)

Također, zahtjev s dozom namjerne ozbiljnosti može se izraziti frazom:

Veoma (ubedljivo, hitno) vas (vas) molim...
Možete li/da li biste…, molim vas…?   Možete li/hoćete li...?   Uradite... Bio bih veoma zahvalan ako biste/mogli...

8. Pismo zahtjeva za plaćanje

U svojim prvim pismima o neplaćenim računima treba da budete izuzetno ljubazni – ne bi trebalo da prenesu ideju da vaš partner ne želi da plati.
Ako ste primorani da napišete niz pisama sa zahtjevom za plaćanjem, svako sljedeće se može učiniti čvršćim, ali ostanite u granicama pristojnosti.

Primjer

Prema našoj evidenciji, iznos od 4.500 dolara je još uvijek nepodmiren na vašem računu.

Vjerujemo da je naša usluga bila na Vaše zadovoljstvo, te bismo cijenili Vašu saradnju u rješavanju ovog pitanja u što kraćem roku.

Napisao sam vam u vezi neplaćenog računa vaše kompanije u iznosu od 4.500 dolara.

Podsjetimo vas da je ovaj iznos još uvijek neizmiren. Bili bismo zahvalni da bez daljeg odlaganja primimo bankovni transfer u punom iznosu.

Želim da vam skrenem pažnju na moje prethodne e-poruke o kašnjenju plaćanja na vašem računu. Veoma smo zabrinuti što ovo pitanje još nije privuklo vašu pažnju.

Jasno je da se ne može dozvoliti da se ova situacija nastavi i vjerujemo da vas pozivamo da odmah preduzmete radnje kako biste podmirili svoj račun.

Nakon mojih e-poruka od, moram vas obavijestiti da još uvijek nismo primili uplatu za nepodmireni iznos od $4,500. Osim ako ne primimo uplatu u roku od sedam dana, nećemo imati alternativu osim da preduzmemo pravni postupak za povrat novca.

U međuvremenu, vaše postojeće kreditne mogućnosti su obustavljene.

9. Izveštaj sa sastanka

Izveštaj sa sastanka se sastoji od 4 dela:
Uvod - Uvod (predmet izvještaja, ko ga je napisao i na čiji zahtjev)
Pozadina - Početni podaci ( opći opis postojeća situacija, problem)
Nalazi - Dobijeni podaci (mogući načini razvoja situacije, rješavanje problema)
Zaključak, preporuke - Zaključci i preporuke

Primjer izvještaja sa sastanka

Predmet: Mjere za smanjenje troškova
Kao što je zatraženo na sjednici Odbora od 18. aprila, evo mog izvještaja. Cijeli izvještaj je priložen kao Word dokument, ali sam napisao kratak sažetak ispod.

Uvod
Svrha izvještaja je da predloži načine za smanjenje troškova u cijeloj kompaniji. Zasnovan je na brojkama koje su mi poslala različita odjeljenja prošlog mjeseca. Izvještaj sam podijelio u tri dijela: pozadina, nalazi i preporuke.

Pozadina
Kao što se može vidjeti u tabeli 1 u priloženom dokumentu, potražnja za našim proizvodima je u posljednjih godinu dana u padu, a prodaja i profit su u padu. To je dovelo do situacije u kojoj su neophodne mjere za smanjenje troškova.

Nalazi

Postoje tri glavna područja u kojima je moguće smanjenje troškova:

Marketinški budžet je veoma visok. Kao što je već spomenuto, prodaja opada, ali još uvijek trošimo velike sume na oglašavanje u časopisima i ulične postere. Ovo nije opravdano.
Troškovi proizvodnje su takođe visoki. Tabela 2 u izvještaju navodi da su troškovi sirovina porasli za 12% u prošloj godini. Moramo pronaći način da ih srušimo.
Možda ćemo morati da otpustimo i mali broj administrativnog osoblja, što će biti veoma nepopularno. Pogledajte odjeljak 4.2 potpunog izvještaja za prijedloge kako dalje.

Preporuke
Zaključno, predlažem da bi kompanija do kraja godine trebalo da bude u stanju da značajno smanji troškove. Moje konkretne preporuke su sljedeće:

Odeljenje za marketing da smanji budžet za oglašavanje za 10% ili 15%.
Odeljenje proizvodnje da identifikuje mogućnosti korišćenja različitih dobavljača za smanjenje troškova materijala.
Glavnom uredu treba ispitati mogućnost otpuštanja ograničenog broja radnih mjesta, u slučaju da se situacija pogorša.

Molimo pogledajte kompletan izvještaj i javite mi vaše komentare najkasnije do 2. juna. Ovo će zatim biti proslijeđeno svim rukovodiocima odjela na vrijeme za sastanak 16. juna. Slobodno me kontaktirajte ako imate pitanja.

10. Karakteristike dizajna elektronskih pisama (e-mail)

E-pošta je postala glavni oblik komunikacije između predstavnika različitih organizacija o raznim pitanjima. Slijedite ove smjernice kada komunicirate putem e-pošte:

Zamislite dobro adresata. Ko pišete će odrediti vaš stil pisanja. Što je veza bliža, to je manje formalnosti.
Neka vaša poruka bude što kraća i jasnija. Ovo pravilo vrijedi za sve vrste poslovnu komunikaciju, ali za e-poštu to postaje najrelevantnije, jer je teže percipirati informacije sa monitora nego sa lista. Dajte svom primaocu priliku da kratko odgovori. Na primjer, umjesto da pišete: „Recite mi šta mislite“, bolje je postaviti pitanje ovako: „Da li je 15:00 ili 17:00 najbolje za vas?“
Polje „predmet“ mora biti popunjeno tako da jasno odražava glavnu ideju pisma.
Pozdrav (Dear Sir/Madam) nije neophodan za standardnu korespondenciju, ali neće biti suvišan u poslovnim pismima.
U prvim riječima morate formulirati zašto pišete pismo: odgovarate, zakazujete sastanak ili izražavate svoje misli u vezi s nečim. Na primjer: Odgovaram na Vaše pismo od 15. januara 2007. u kojem ste tražili informacije o našim proljetnim kursevima poslovnog pisanja.
Ako započnete riječ velikim slovom u e-poruci, to znači da želite da je naglasite kao najvažniju ideju.
Dužina svakog reda ne bi trebalo da prelazi 65 karaktera, inače tekst može biti izobličen kada se poruka pročita na drugom računaru.
Pismo treba da bude dobro strukturirano – uvod, tijelo (činjenice) i zaključak.
POLJUBAC (Neka bude kratko i jednostavno). Zapamtite da vaš primalac vjerovatno prima desetak e-poruka dnevno – vrijedi uštedjeti njegovo vrijeme.
Takođe se ne preporučuje upotreba standardnih skraćenica tipičnih za svakodnevnu korespondenciju, kao što je „IMHO“ (In My Honest Opinion).
Pažljivo provjerite pismo; ne može se promijeniti ili izbrisati nakon što je poslano.
Nazad e-mail adresa a na kraju pisma je bolje napisati ime pošiljaoca, u slučaju da je pismo odštampano.
Komunikacija putem e-pošte podrazumijeva aktivnu interakciju, pa ako dobijete e-mail na koji ne možete odmah odgovoriti, trebate poslati poruku u kojoj se navodi da ste primili pismo i očekivano vrijeme slanja potpunog odgovora.

11. Pisanje neformalnog e-maila

Čak i u neformalnom pisanju, trebali biste ostati ljubazni i pokušati da pismo bude jasno i dobro strukturirano.

Preporučeni redoslijed glavnih tačaka je sljedeći:
1. prijateljski pozdrav
2. zahvalnost ili drugo spominjanje prethodnog kontakta
3. najvažnija tačka pisma ili problema
4. druge važne tačke
5. manje važne tačke
6. izražavanje nade za budući kontakt
7. završetak (želje i potpis)

primjer:
Zdravo Ili
Hvala što ste poslali dnevni red za naš sastanak.
Bojim se da možda neću moći da počnem u 8:00. Željezničke veze mogu biti veoma teške u to doba dana.
Da li bi bilo moguće početi u 9:00? To znači da ćemo završiti u 17:00 umjesto u 16:00. Javite mi ako vam to predstavlja problem.
Ypu me je zamolio da pošaljem izvještaj o izvodljivosti i prilažem ga ovdje. Imajte na umu da ovo još nije u konačnom nacrtu i da može biti nekih grešaka.
Jako se radujem što ću vas vidjeti sljedeće sedmice.
Srdačan pozdrav, Jacqui

12.Čestitamo praznike

Pred praznike se često postavlja pitanje: čestitati ili ne čestitati poslovnim partnerima i klijentima. Uvijek je bolje čestitati nego ne čestitati, jer čestitajući možete:
1. ojačati odnose sa postojećim klijentima/partnerima
2. privući nove klijente
3. podsjetite stare klijente da postojite
4. pokazati zahvalnost prema većini lojalni klijenti

Međutim, kada odlučujete koji praznik čestitati, bolje je saznati o tome na popisu državnih i vjerskih praznika za tekuću godinu.

Ako ste u nedoumici šta tačno vaš poslovni partner slavi, jednostavno napišite SRETNI PRAZNICI.

Kada poslati čestitke? Bolje prije nego kasnije. Bolje je da vaša čestitka stigne prije praznika i da bude među prvima koja će biti primijećena, nego da nestane u gomili čestitki, koje će se, osim toga, vjerovatno posložiti nakon praznika.

12.Kako napisati čestitku:

Čestitke na engleskom se grade drugačije nego na ruskom. Ispod je nekoliko uzoraka čestitki koji se mogu mijenjati ovisno o situaciji.

U ovo veselo doba godine, zahvalni smo na našem radu sa vama. Želimo vam obilje, sreću i mir u novoj godini ispunjenoj nadom. Sretni praznici!

Nadam se da ćete vi i svi vaši saradnici, porodica i prijatelji imati divnu prazničnu sezonu ispunjenu radošću i smislom. Najljepše želje za uspješnu novu godinu.

Bilo je zadovoljstvo raditi sa vama ove godine. Želimo vam sve najbolje praznike i srećnu novu godinu!

Kako se godina završava, razmišljamo o svemu na čemu smo zahvalni. Naš odnos s vama je jedna stvar koju cijenimo. Hvala vam na prilici da vam služim. Želimo vam sretan Božić i puno uspjeha u novoj godini.

Dok se darovi daju i primaju ove praznične sezone, mislim na dar poznavanja tebe. Hvala vam na zadovoljstvu rada sa vama. Sretni praznici!

Hvala vam što ste mi dali priliku da radim sa vama ove godine. Za mene je to bila čast i dragocjeno iskustvo. Želim vam sretnu Hanuku i novu godinu ispunjenu svim dobrim stvarima.

Sretan božić! Nadam se da imate praznik koji će vam ispuniti srce radošću!

Elektronske poruke omogućavaju brzu razmjenu informacija na velikim udaljenostima. Što se tiče brzine prenošenja ideja, to ih izjednačava sa telefonskim razgovorom. Međutim, e-poruke se pohranjuju na serverima e-pošte i koriste kao štampani dokaz naših riječi. Stoga elektronska korespondencija zahtijeva odgovoran odnos.

Zadatak postaje teži ako komunicirate na engleskom jeziku koji nije maternji sa predstavnicima drugih kultura. U članku ću podijeliti na šta treba obratiti pažnju u ovom slučaju, kako izbjeći greške i postići međusobno razumijevanje sa stranim kolegama i partnerima.

Etiketa

Bez obzira s kim komunicirate i na kom jeziku, ne zaboravite na pravila ponašanja e-pošte.

1. Jasno označite predmet pisma (Subject).

Prema studiji agencije Radicati Group, poslovni predstavnici primaju do 80 e-mailova dnevno. Kako ubijediti nekoga da pročita vaše pismo? Napravite naslov koji u potpunosti odražava sadržaj. Što se jasnije govori, to će sagovornik brže pročitati poruku.

br: « ideja".

Da: „H treba povećati online prodaju za 15% do kraja četvrtog kvartala 2017..

2. Koristite profesionalni pozdrav i izbjegavajte familijarnost.

ne:"Hej", "Jo", "Ćao".

Da: "Dragi", "Zdravo", "Zdravo".

3. Ponovno pročitajte pismo prije slanja. Greške i greške u kucanju negativno će uticati na vaš imidž u očima vašeg sagovornika.

4. Ako uvodite novog sagovornika u prepisku, ukratko opišite pozadinu problema. Nemojte ga prisiljavati da skroluje prema dolje i pročita sve postove na temu. Opišite suštinu problema, o čemu se razgovaralo, šta želite da kažete o tome.

5. Odgovorite na poruke. Ako sada nemate vremena za istraživanje o ovoj temi, potvrdite da je e-poruka primljena i naznačite kada ćete moći riješiti problem.

6. Nemojte koristiti crvenu da biste skrenuli pažnju na ideju. Crvena govori o opasnosti i izaziva negativne emocije. Koristite posebne riječi i izraze kako biste se istakli, umjesto grafike ili boje:

Želeo bih da podvučem→ Želim da naglasim.
Želeo bih da vam skrenem pažnju→ Želeo bih da privučem vašu pažnju.
Molimo obratite pažnju→ Imajte na umu.
Imajte na umu→ Imajte na umu.

Publika

Engleski je univerzalni jezik komunikacije među ljudima iz različite zemlje. Ali to ne znači da će stil dopisivanja uvijek biti isti. Pogledajmo razlike.

Kina, Japan, arapske zemlje

Kada komunicirate sa kolegama i partnerima iz ovih zemalja, posebno na početku vašeg poznanstva, koristite najljubaznije forme. Svako pismo započnite ljubaznim pozdravom i oblicima etiketa, na primjer:

Nadam se da će vas ovaj e-mail dobro pronaći→ Nadam se da si dobro,
Izvinite što vam smetam→ Izvinjavam se na prekidu.
Mogu li uzeti trenutak vašeg vremena? → Mogu li da pozajmim minut od tebe?

Koristite najpristojniji oblik zahtjeva:

Bio bih vam zahvalan ako biste mogli...→ Bio bih veoma zahvalan ako biste mogli...
Možete li biti tako ljubazni... → Hoćete li biti tako ljubazni…

Njemačka, Velika Britanija

Smanjite modalitet fraza, ali ne odustajte od pristojnih oblika i oblika bontona:

Ako imate dodatnih pitanja, slobodno me kontaktirajte.→ Ako imate pitanja, kontaktirajte
Cijenio bih vašu pomoć po ovom pitanju.→ Cijenio bih vašu pomoć.
Čekam odgovor što je prije moguće.→ Odgovorite što je prije moguće.

SAD

Izostavite oblike bontona osim ako ne komunicirate s kolegom ili partnerom koji vam je nadređen. Budite jasni o tome šta se dogodilo i šta vam je potrebno. Što manje dizajna sa bi, mogao, mogao, utoliko bolje.

Afrika, Južna Amerika

Ako već poznajete kolegu ili partnera iz ovih zemalja, raspitajte se kako je on i kako je njegova porodica. Apeliranje na lično se ne doživljava kao loša forma, naprotiv, pomaže u uspostavljanju dobar odnos.

Jezički principi

Hajde da razmotrimo opšti principi izrada email.

Smanjite

U poslovnoj korespondenciji nema mjesta za govorne figure, složene konstrukcije i složena vremena. Glavni zadatak pisma je prenijeti vašu poruku bez gubitka. Stoga sve što bi moglo otežati razumijevanje treba ukloniti.

Možda se sjećate Johna kojeg smo upoznali na konferenciji, bio je u svom smiješnom apartmanu i pričao naglas. Kada sam ga nedavno pitao kako je, rekao je da radi na vrlo zanimljivom projektu i zamolio me da mu pomognem.→ Vjerojatno se sjećate Johna, kojeg smo sreli na konferenciji, još je nosio svoju smiješnu jaknu i glasno pričao. Nedavno sam ga pitao kako je, a on mi je odgovorio da radi na veoma interesantnom projektu i zamolio me da mu pomognem.

John Johnson sada radi na novom partnerskom programu za svoju kompaniju. Predložio nas je da postanemo njegov podizvođač na projektu. → John Johnson trenutno radi na novom partnerski program za vašu kompaniju. Pozvao nas je da postanemo izvođači na ovom projektu.

Izbjegavajte žargon

Izbjegavajte žargon, čak i ako komunicirate s kolegama koji razumiju problem. Vaša prepiska može biti proslijeđena ljudima koji nisu upoznati sa temom.

Obratite pažnju na titulu, ime i pol sagovornika

Na ruskom je sve jednostavno: Ivanova je žena, Ivanov je muškarac. Na engleskom nije sve tako jednostavno. Na primjer, Jody Jonson, je li on muškarac ili žena? Prezime nam ništa ne govori. Štaviše, i muškarci i žene nose ime Jody:

Ako niste sigurni ko je vaš sagovornik, proverite sa svojim kolegama, pronađite njegov nalog na društvenim mrežama. Pozivanje gospodina Johnsona gospođe Johnson će vas dovesti u nezgodnu poziciju.

Izbjegavajte šale i lične komentare

Strogo formalni stil nije neophodan, ali je važno da zvučite profesionalno.

Uklonite prijedloge gdje je to moguće

Veliki broj predloga otežava razumevanje i stvara efekat „vode“ u tekstu. Na primjer, umjesto Sastanak 1. decembra o marketinškoj strategiji→ „Sastanak prvog decembra na temu marketinška strategija", pisati Sastanak o marketing strategiji 1. decembra→ “Sastanak o marketinškoj strategiji 1. decembra.”

Umjesto fraznih glagola dođi sa- smisli, i saznati- saznati, koristiti njihove sinonime koji nisu prijedlozi generirati I odrediti.

Izbjegavajte znake uzvika

Prenošenje emocija putem e-pošte je teško. Uzvik u tekstu se doživljava kao povećanje tona.

Ako u poruci ima puno uzvičnika, oni su obezvrijeđeni. Sagovornik ih više neće doživljavati kao poziv na obraćanje pažnje.

Ograničite se na pet rečenica

Prema Guyu Kawasakiju, ako se poruka sastoji od manje od 5 rečenica, zvuči nepristojno, ako više, to je gubljenje vremena.

Koristite kratke riječi, rečenice i pasuse

Ovaj princip je posebno relevantan za one koji rade s poštom s telefona ili tableta: morate brzo pročitati pismo, razumjeti i odgovoriti, veličina ekrana nameće ograničenja. Što je kraći tekst u poruci, brže će se čitati.

Izbjegavajte pasivni glas

br: Informaciju mi je poslao Peter→ Informaciju mi je poslao Peter.

da: Peter mi je poslao ovu informaciju→ Peter mi je poslao ovu informaciju.

Koristite liste

Ako vas zanima mišljenje kolege o nekom pitanju i ponudite mu izbor alternativa, navedite ih u obliku numerisane liste. U suprotnom, rizikujete da dobijete jednosložni odgovor. Da. Sagovornik želi brzo odgovoriti na poruku. Za njega je zgodnije da kaže da, ne ili naznači broj opcije koja mu se sviđa. U drugim situacijama, liste pružaju strukturu i pomažu u razumijevanju.

Odredite rok

Ako trebaš Povratne informacije do određenog datuma, to naznačiti u pismu. Ovo disciplinuje sagovornika i on neće odlagati svoj odgovor.

Struktura slova

E-mail se sastoji od pet semantičkih dijelova:

Pozdrav.
Poruka.
Zatvaranje.
Rastanak.
Potpis.

Pogledajmo standardne fraze za svaki dio.

Pozdrav

Koristite riječi Poštovani, zdravo, pozdrav(ako već ne poznajete osobu s kojom razgovarate) i Zdravo(bliže neformalnom).

Poruka

Ovo je najinformativniji dio. U njemu prenosimo informacije, dajemo detalje, raspravljamo, nudimo ideje itd. Pogledajmo korisne fraze za različite vrste poruka.

Kako otvoriti poruku

Koristite neutralne fraze za svakodnevnu komunikaciju sa kolegama i formalne fraze za poruke šefovima, klijentima i partnerima.

Formalno	Poluformalno	Neutralno
Pišem na… Pišem za...	Samo a brza napomena da ti to kazem... Kratka napomena...	Hvala vam na poruci… Hvala ti za tvoje pismo…
U skladu sa vašim zahtjevom… Po Vašem zahtjevu...	Ovo je za... Ovo pismo je za...	Hvala vam na poruci u vezi… Hvala vam na pismu u vezi...
Pozivamo se na našu poštu u vezi… Pozivajući se na naše pismo u vezi...	Hteo sam da te obavestim o tome/da ti kažem/pitam da li… Hteo sam da ti kažem da.../da ti kažem o.../pitam te...	U odgovoru na Vašu poštu… Kao odgovor na Vaše pismo…
Pišem u vezi sa… pišem o...		Pozivajući se na vaš email od… Pozivajući se na Vaše pismo od...
Hvala vam na e-poruci od (datum) u vezi… Hvala vam na pismu od (datum)…
Pozivajući se na naš telefonski razgovor u petak, želim da vas obavestim da… Pozivajući se na naše telefonski razgovor u petak vas obaveštavam da...
Pišem da se raspitam o... /u vezi sa.../da vas obavijestim da.../da potvrdim... Pišem da se raspitam/Pišem u vezi sa/Pišem da prijavim.../Pišem da potvrdim...

Kako pojasniti rok

Unesite sat i vremensku zonu. Bez toga, rok je zamagljen i doživljava se kao želja:
Molimo dostavite svoj izvještaj (odgovor) 10. marta, EOB CET→ Molimo pošaljite svoj izvještaj/odgovor do 10. marta do kraja radnog vremena po srednjoevropskom vremenu.

Kako pitati i dati detalje

Dajemo detalje:
Molimo detalje:

Kako prijaviti problem

1. Da bi se uveo problem, glagol to flag se često koristi u značenju "ukazati, naglasiti":
Označava vas zbog problema na…→ Ukazivanje na problem sa...
Ovim pismom želim da vam ukažem na jedan problem...→ Svojim pismom želim da vam ukažem na jedan problem...

2. Da biste razjasnili ili primili komentare, koristite fraze na mom/našem/vašem kraju ili sa moje/naše/tvoje strane- “sa moje/naše/tvoje strane.”

3. Često se imenica koristi u kontekstu rasprave o problemima zaobilazno rešenje- izlaz iz situacije, zaobilazno rešenje.

Kako kopirati svoje kolege

1. Da biste zatražili kopiranje, koristite frazu CC me, Gdje Cc djeluje kao glagol “kopirati”, odnosno staviti u red Cc. Od riječi Cc formira se particip cc'ed- obratite pažnju na pravopis. Fraza Dobio sam kopiju prevodi se kao "Napravili su moju kopiju."

2. Napišite sagovorniku da nekoga dodajete u diskusiju Dodavanje (ime) u nit- Dodao sam (ime) u razgovor.

3. Koristite znak @ ako se razgovara sa nekoliko kolega, ali morate se obratiti jednom od njih: @Steve, vjerujem da je sljedeći korak na tebi, zar ne?- @Steve, mislim da je sledeći korak tvoj, zar ne?

Kako se izviniti

Formalno	Neutralno
Sa žaljenjem vas obaveštavamo da… Nažalost, moramo Vas obavijestiti o...	Nažalost... Nažalost…
Žao mi je što vas obaveštavam da… Teško mi je da ti kažem, ali...	bojim se da... Bojim se da…
Molimo Vas da prihvatite naše izvinjenje za… Molimo prihvatite naše izvinjenje za...	Bilo bi mi drago/rado/rado… Bilo bi mi drago/Bilo bi mi drago...
Iskreno se kajem zbog toga... Iskreno se kajem zbog toga...	Žao mi je, ali ne mogu stići sutra. Žao mi je, ali neću moći doći sutra.
Izvinjavam se za eventualne neugodnosti. Izvinjavam se zbog nastalih neugodnosti.	Hvala vam na razumijevanju. Hvala na razumijevanju.
	Izvinjavamo se zbog… Izvinjavamo se za...
	(izuzetno) mi je žao što/za… Izvinjavam se zbog činjenice da...

Kako tražiti i ponuditi pomoć

Nudimo pomoć:

Formalno	Neutralno
Ako želite, rado bih… Ako zelite, bicu srecan...	Ako imate bilo kakvih pitanja, ne ustručavajte se da me kontaktirate. Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno mi pišite.
Spremni smo dogovoriti još jedan sastanak sa… Želeli bismo da zakažemo još jedan termin sa...	Želite li da…? Mogu li (učiniti)…?
Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije/pomoć, slobodno me kontaktirajte. Ako su vam potrebne dodatne informacije/pomoć, obratite se.	Kako bi bilo da dođem i pomognem ti? Možda mogu doći i pomoći?
Ako želite da nastavite ovaj razgovor, slobodno me nazovite (kontaktirajte). Ako želite da nastavimo naš razgovor, slobodno me kontaktirajte.
Javite mi ako mogu biti od dodatne pomoći. Obavijestite me ako vam treba dodatna pomoć.
Javite mi da li biste želeli da… Javite mi ako vam treba moja pomoć...

Molimo za pomoć:

Negotiation

Često elektronska korespondencija ima karakter punopravnih poslovnih pregovora. Da biste ih formatirali, koristite sljedeće fraze.

Izražavamo naše zadovoljstvo:
Mi nudimo:
Slažemo se:

Slažem se sa tobom po tom pitanju.→ Slažem se s vama po ovom pitanju.
Tu imate jaku tačku.→ Ovdje ste.
Mislim da se oboje možemo složiti da…→ Mislim da se oboje slažemo da...
Ne vidim nikakav problem u tome.→ Ne vidim problem u tome.

ne slažemo se:
Pozivamo:
Izražavamo naše nezadovoljstvo:

Kako priložiti dodatne materijale pismu

Ako pismu prilažete dokument, skrenite pažnju sagovornika na to koristeći sljedeće fraze:

U prilogu potražite → U prilogu ovog pisma.
U prilogu možete pronaći… → U aplikaciji možete pronaći...
prilažem…→ Prilažem...
prosljeđujem vam…→ Šaljem ti...
Sa zadovoljstvom prilažemo…→ Sa zadovoljstvom Vam šaljemo...
U prilogu ćete naći...→ U priloženom fajlu naći ćete...

Zatvaranje

Prije nego što se oprostite od druge osobe, zahvalite joj na izdvojenom vremenu, izrazite spremnost da pomognete i/ili date pojašnjenje i detalje.

Formalno	Neutralno
Radujem se što ću čuti od vas. Čekam vaš odgovor	Radujemo se Vašem odgovoru. Čekam vaš odgovor
Radujem se vašem odgovoru. Čekam vaš odgovor	Nadam se da se čujemo uskoro. Nadam se da ćemo se uskoro čuti.
Ne ustručavajte se kontaktirati me ako vam zatreba pomoć. Molimo kontaktirajte nas ako vam je potrebna pomoć.	Javite mi ako vam treba još nešto. Javite mi ako vam treba još nešto.
Ako imate bilo kakvo pitanje, slobodno me obavijestite. Ako imate bilo kakvih pitanja, javite se.	Ugodan dan/vikend. Ugodan dan/sedmicu.
Hvala vam na ljubaznoj pomoći. Hvala vam puno na pomoći.	Hvala na pomoći. Hvala na pomoći.
Hvala unapred! Hvala unapred.	Hvala na e-poruci, bilo je divno/sjajno čuti od vas. Hvala vam na pismu, bilo mi je drago što ste čuli.
Izvinjavamo se zbog neprijatnosti! Izvinjavam se zbog neprijatnosti!

Kako razumjeti skraćenice

Obratite pažnju na skraćenice koje strani sagovornici koriste u email korespondenciji, bez obzira na stil:

EOB (kraj radnog dana) → kraj radnog dana.
SOB (početak radnog dana) → početak radnog dana.
EOQ (kraj tromjesečja) → do kraja tromjesečja.
TBD (utvrđuje se) ili TBA (bit će biti objavljeno), koristimo ga kada informacija o vremenu ili datumu još nije poznata.
PTO (plaćeno slobodno vrijeme) → godišnji odmor.
OOO (Out of office) → van kancelarije, ne na poslu. Fraza se koristi u automatskim odgovorima.
FUP (praćenje) → pratite, preuzmite kontrolu.
POC (točka kontakta) → kontakt osoba.
FYI (za vašu informaciju) → za vašu informaciju.
AAMOF (As A Matter Of Fact) → u suštini.
AFAIK (Koliko ja znam) → koliko ja znam.
BTW (By The Way) →usput.
CU (vidimo se) → vidimo se
F2F (licem u lice) → sam.
IMHO (Po mom skromnom (iskrenom) mišljenju) → po mom skromnom mišljenju.

Rastanak

Da se oprostite, koristite sljedeće fraze: srdačan pozdrav, pozdrav, srdačan pozdrav, najbolje želje, tople želje, iskreno(formalno).

Potpis

Molimo navedite svoje ime i prezime, poziciju i kontakt telefon. Ovo će drugoj osobi dati priliku da vas direktno kontaktira i sazna potrebne detalje.

Predlošci

Ako ne govorite dobro engleski ili često pišete istu vrstu slova, zgodno je imati nekoliko pri ruci gotovi šabloni. Nabrojimo neke od njih.

Najava promocije

Subject Line: Ime prezime- Nova pozicija

Sa zadovoljstvom mogu najaviti promociju od to . je bio sa za i radio je u . On/ona će dobiti ove nove odgovornosti .

prisustvovao i došao k sebi nakon diplomiranja.
Za vreme njenog/njegovog mandata ovde, je implementirao protokole koji su poboljšali efikasnost u i često je bio priznat za izuzetna dostignuća.

Molim vas da mi se pridružite u čestitkama o njenom/njegovom unapređenju i poželjeti dobrodošlicu u novo odjeljenje/poziciju.

Topli pozdravi,
Ime
Naslov

Predmet: Ime prezime- nova pozicija

Sa zadovoljstvom mogu najaviti napredak (Ime prezime) iz kancelarije (ime) na poziciju (ime). (ime) radi u firmi (naziv kompanije) (broj godina) godine na odeljenju (naziv odjela).

(ime) studirao na (naziv univerziteta) i došao k sebi (Ime kompanije) nakon njegovog završetka.
Tokom svog boravka ovde, (ime) pokrenuli protokole koji su povećali efikasnost u (naziv odjela), i često je bio priznat za svoja dostignuća.

Hajde da čestitamo zajedno (ime) sa novom pozicijom i poželjeti mu/joj dobrodošlicu u novi odjel (naziv odjela).

S poštovanjem,
Ime
Naziv posla

Čestitam na novoj poziciji

Predmet: Čestitamo na promociji

Dragi ,
Čestitamo na unapređenju u . Čuo sam za tvoju zasluženu promociju preko LinkedIn-a. Tu ste dugo godina radili dobar posao i zaslužujete priznanje i odgovornost pozicije.
Najljepše želje za nastavak uspjeha u karijeri.
S poštovanjem,
Ime
Naslov

Predmet: Čestitam na novoj poziciji

(ime), čestitam na unapređenju u poziciju/odjel (naziv pozicije/odjeljenja). Saznao sam za tvoju zasluženu promociju preko LinkedIn-a. Dugo godina ste dobro radili na dosadašnjem poslu i zaslužujete priznanje i odgovornost na novoj poziciji.
S poštovanjem,
Ime
Naziv posla

Zapošljavanje (za kandidate)

Subject line: Dobrodošli!
Dragi ,
Bilo mi je drago čuti da ste prihvatili poziciju u našoj firmi i da ćete nam se pridružiti 7. septembra. Dobrodošli!

Blisko ćete sarađivati sa mnom prvih nekoliko sedmica, dok ne upoznate rutinu ovdje.

Jedva čekam da čujem vaše ideje. Ne ustručavajte se da me nazovete, pošaljite poruku ili pošaljite e-poštu ako imate pitanja prije prvog dana.

Sve najbolje,
Ime
Naslov

Predmet: Dobrodošli!

(ime), drago mi je da ste prihvatili poziv za poziciju u našoj kompaniji i pridružite nam se 7. septembra. Dobrodošli!
Blisko ćemo sarađivati prvih nekoliko sedmica dok se ne upoznate s našim rutinama.
Čekam vaše ideje. Nazovite, pošaljite SMS ili e-mail ako imate pitanja prije prvog dana.
S poštovanjem,
Ime
Naziv posla

Zapošljavanje (za kolege)

Poštovano osoblje:
se pridružuje našem timu 1. maja. će raditi kao a u odjelu.

Dakle, ako vidite novo lice 1. maja, neka znajte da ste uzbuđeni zbog njegovog/njenog pridruživanja našem timu.

radio je u još dva kompanijama u proteklih deset godina, tako da on/ona donosi bogato znanje o .

's diploma je iz gde je diplomirao .

ima strast za .

Cijenim što ste mi se pridružili u pružanju srdačne dobrodošlice za .

sa uzbuđenjem,
Ime rukovodioca/šefa odjela

Drage kolege,
(Ime prezime) pridružit će se našem timu 1. maja. (ime)će raditi kao (naziv posla) V (naziv odjela).

Dakle, ako vidite novo lice 1. maja, javite im (ime) da vam je drago što ga/nju imate u svom timu.

(ime) radio u druga dva (naziv kompanije) kompanijama u proteklih deset godina, tako da će nam on/ona donijeti obilje znanja o (ime oblasti).

(ime) ima diplomu (naziv discipline) (naziv univerziteta).

(ime) zanese se (ime).

Pridružite mi se u mojim toplim pozdravima (ime).

sa uzbuđenjem,
Ime šefa/nadzornika odjeljenja.

Napuštanje kompanije

drage kolege
Želeo bih da vas obavestim da napuštam svoju poziciju on .
Uživao sam u svom mandatu i cijenim što sam imao priliku raditi s vama. Hvala vam na podršci i ohrabrenju koje ste mi pružili tokom mog boravka .

Iako ćete mi nedostajati vi, klijenti i kompanija, radujem se početku nove faze svoje karijere.

Molimo ostanite u kontaktu. Mogu se dobiti na moju ličnu email adresu ili moj mobilni telefon . Takođe me možete kontaktirati na LinkedInu: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Hvala još jednom. Bilo je zadovoljstvo raditi sa vama.

Srdačan pozdrav,
Tvoj

Drage kolege,
Obavještavam vas da napuštam radno mjesto u kompaniji. (naziv kompanije) (datum).
Bilo mi je drago da radim (Ime kompanije), i cijenim pruženu priliku
Radim sa vama. Hvala vam na podršci i inspiraciji koju ste mi dali tokom
moj rad u (Ime kompanije).

Ali iako ćete mi nedostajati, klijenti i kompanija, želim da počnem
nova faza u mojoj karijeri.

Molimo ostanite u kontaktu. Možete me kontaktirati putem lične e-pošte (adresa
e-pošta) ili telefon (broj). Možete me pronaći i na LinkedIn-u: (adresa stranice).
Hvala još jednom. Drago mi je da radim sa vama.

S poštovanjem,
Tvoj (ime)

Rođendan

Ako trebate čestitati kolegi rođendan, korisno je imati nekoliko osnovnih fraza pri ruci:

Neka vam se ostvare sve želje → Neka vam se ostvare svi snovi.
Želim ti srećan rođendan → Želim ti srećan rođendan.
Sretan rođendan! Uživajte u divnom danu → Sretan rođendan! Uživajte u svom divnom danu.
Želim vam sve najbolje! Nadam se da je fantastično kao i ti, jer zaslužuješ najbolje → Želim ti sve najbolje! Nadam se da je ovaj dan divan kao i vi, jer zaslužujete najbolje.
Želim vam divan dan! Želim vam puno lijepih poklona i puno zabave! → Neka vam je divan dan! Želim vam mnogo prijatnih poklona i puno zabave!

Ponovno zakazivanje ili otkazivanje sastanka/poziva

Zdravo svima,
Zahvaljujući , vrijeme je promijenjeno iz at in to at in .
Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno me kontaktirajte.
Srdačan pozdrav,
Ime

Zdravo svima!
Zbog (naziv problema) vrijeme (naziv događaja) promjene: od (datum Vrijeme) V (Mjesto okupljanja) on (datum Vrijeme) V (Mjesto okupljanja).
Ako imate bilo kakvih pitanja, javite se.
S poštovanjem,
Ime

drage kolege
Zbog nekih neizbježnih okolnosti, moram pomjeriti naš sastanak na at . Nadam se da ste/svi zadovoljni ovim novim rasporedom. Ako vi/bilo ko od vas imate problema s ovim novim programom, molimo vas da me obavijestite što je prije moguće.
Izvinjavamo se na prouzrokovanim neugodnostima!
srdačni pozdravi,
Ime
Naslov

Drage kolege!
Zbog neizbježnih okolnosti, primoran sam odgoditi naš sastanak za (datum Vrijeme) V (lokacija). Nadam se da vam/svima odgovara novi raspored. Ako vama/kome ne odgovara novi program, javite mi što je prije moguće.
Izvinjavam se zbog neprijatnosti!
S poštovanjem,
Ime
Naziv posla

Detaljni savjeti o principima izrade standardnih slova i drugih šablona dostupni su na https://www.thebalance.com.

Rad sa jezikom

Elektronska komunikacija nije ograničena na korištenje standardne fraze i šablone. Poruke opisuju jedinstveni problem ili situaciju. Ako ne govorite dobro jezik, kako možete biti sigurni da je pismo napisano ispravno i u poslovnom stilu?

Koristite objašnjavajuće rječnike

Dvojezični rječnici će vam pomoći ako ne znate prijevod riječi. Ali oni su od male koristi kada je u pitanju stil. Koristite engleske objašnjavajuće rječnike: oni ukazuju na stil (formalni i neformalni) i opisuju situacije u kojima se riječ koristi.

Rječnici profesionalnih izdavača za podučavanje engleskog su dostupni na internetu: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . Skraćena verzija je besplatna, puna verzija se mora kupiti, ali je za potrebe poslovne korespondencije sasvim dovoljna skraćena verzija.

Struktura rječničkog unosa:

Dio govora,
transkripcija sa mogućnošću slušanja izgovora,
definicija,
primjeri korištenja,
sinonimi,
često korištene kombinacije riječi i frazeološke jedinice.

Obratite pažnju na bilješku formalno/neutralno/neformalno(formalno, neutralno, neformalno), koristite riječi formalnog ili neutralnog stila. Ako je odabrana riječ označena kao neformalna, provjerite odjeljak sa sinonimima.

Nemojte zanemariti primjere, oni vam pomažu da pravilno postavite odabranu riječ ili frazu u rečenicu.

Koristite aktivatorske rječnike

Ovi rječnici nisu izgrađeni na principu abecede riječi, kao tradicionalni rječnici, već na principu abecede pojmova. Na primjer, želite prenijeti koncept "lijepo". Pronađite koncept lijep u aktivatorskom rječniku. Ispod je lista sinonima za riječ lijepa s definicijama, primjerima i objašnjenjima razlike između njih. Sve moguće opcije za izražavanje ideje „lijepo“ skupljene su na jednom mjestu i nema potrebe tražiti svaku riječ posebno.

Danas je rječnik-aktivator objavljen pod brendom Longman: Longman Language Activator.

Provjerite kompatibilnost riječi koristeći Google pretragu

Ako se riječi kombiniraju u ruskoj frazi, njihov zajednički prijevod na engleski nije uvijek tačan. Unesite fraze na engleskom u tražilicu i provjerite da li se riječi pojavljuju u blizini.

Provjerite gramatiku vašeg teksta

Ako slabo vladate jezikom, koristite posebne usluge za provjeru gramatike i interpunkcije, na primjer, Grammarly.

Zaključak

Ako vodite elektronsku korespondenciju sa stranim kolegama, partnerima i klijentima, ali ne govorite dobro engleski, koristite kontrolnu listu:

Definišite svoju publiku. Uzmite u obzir njegove specifičnosti kada sastavljate svoju poruku.
Provjerite može li se postojeći predložak prilagoditi vašoj svrsi. Možda želite koleginici čestitati rođendan? Koristite šablon.
Napravite plan pisanja. Oslonite se na standardnu strukturu e-pošte. Uvjerite se da niste ništa propustili.
Odaberite uobičajene fraze koje ćete koristiti. Prilikom odabira stila fraza, fokusirajte se na publiku.
Dopunite izgrađenu strukturu vlastitim riječima i rečenicama.
Provjerite cijelu poruku da li je ispravan jezik koristeći usluge, rječnike i Google pretragu. Jeste li uzeli u obzir stil odabranih riječi? Da li idu zajedno?
Pazite da ne prekršite smjernice za sastavljanje e-pošte. Da li je moguće skratiti je bez gubitka značenja? Sadrži li žargon?
Ponovo pročitajte poruku. Pobrinite se da se poštuje e-mail etiketa. Da li je predmet pisma jasno naveden? Da li su sve greške u kucanju ispravljene?
Kliknite na Pošalji!

Trebate li napisati savršeno poslovno pismo? U nastavku su navedena pravila kojih se treba pridržavati prilikom pisanja poslovnih pisama.

Primjer poslovnog pisma

Počni

Format pisma

Poslovno pismo treba da bude štampano uobičajenim fontom kao što je Arial ili Times New Roman. Nemojte koristiti rukom pisani font. Nemojte koristiti druge boje osim crne i bijele.
Koristite pasus bez uvlačenja. To znači da za svaki novi pasus trebate dvaput pritisnuti tipku Enter. Nemojte uvlačiti nove pasuse.
Sve margine moraju biti 2,5 cm.

Veličina papira

Pismo mora biti odštampano na listu dimenzija 216x279 mm (veličina slova). Izvan SAD-a prihvatljiv je papir veličine A4. Duža slova mogu se štampati na tabacima veličine 216x356 mm (legalna veličina).
Ako pismo štampate na štampaču, koristite memorandum kompanije. Ovo će mu dati profesionalniji izgled.

Informacije o vašoj kompaniji

Napišite naziv firme i njenu adresu (svaki dio adrese ispisuje se u novom redu). Ako ste vlasnik sopstvenog biznisa ili ste nezavisni ugovarač, dodajte svoje ime ili na mesto naziva preduzeća ili iznad njega.

Ako kompanija već ima memorandum, koristite ga kako biste izbjegli štampanje naziva i adrese kompanije.
Ako ispisujete adresu, ona mora biti poravnata s lijeve ili desne strane na vrhu stranice.
Ako šaljete pismo u inostranstvo, odštampajte naziv zemlje velikim slovima.

Unesite datum

Datum napisan u potpunosti izgleda profesionalno. Na primjer, "1. april 2012." ili "1. april 2012.". Datum treba poravnati lijevo nekoliko redova ispod adrese pošiljaoca.
Ako vam je trebalo nekoliko dana da napišete pismo, navedite datum kada ste završili sa pisanjem pisma.

Informacije o primaocu

Napišite puno ime primaoca, titulu (ako je primjenjivo), naziv kompanije i adresu (tim redoslijedom i u novom redu). Ako je potrebno, navedite referentni broj. Informacije o primaocu su poravnate sa lijevom ivicom lista ispod datuma (nekoliko redova ispod).
Najbolje je da pismo uputite određenoj osobi. Na ovaj način će ova osoba moći odgovoriti na vaše pismo. Ako ne znate njegovo ime, pokušajte saznati. Možete nazvati kompaniju i saznati ime i titulu.

Pozdrav

Pozdrav zavisi od toga koliko dobro poznajete osobu i u kakvom ste odnosu.

Koristi "T oWhom Može se ticati"(Koga se to može ticati)samo ako ne znate s kim tačno razgovarate.
Ako primaoca ne poznajete izbliza, bolje je dati prednost adresi "Dear Sir/Madam" (Dear/Dear).
Primaocu se možete obratiti i po činu i prezimenu. Na primjer, "Dragi dr. Smith"
Ako dobro poznajete primaoca i održavate neformalnu vezu, možete mu se obratiti imenom. Na primjer, "Draga Suzan"
Ako ne znate pol primaoca, napišite njegovo/njeno puno ime. Na primjer, "Dragi Kris Smith"
Ne zaboravite staviti zarez/dvotočka nakon pozdrava ili dvotočka nakon pozdrava“Koga se može ticati” (Za prezentaciju na mjestu zahtjeva).

Glavni dio

Postavite pravi ton

Poslovni ljudi ne žele gubiti vrijeme. Pismo treba brzo pročitati. Pređite direktno na stvar. Na primjer, uvijek možete početi s "Pišem vam u vezi..." (pišem o...) i nastavi.
Nemojte koristiti pompezne riječi ili duge ukrašene rečenice - izrazite svoje misli jasno i sažeto.
Najvjerovatnije je svrha vašeg pisma da ubijedite čitaoca da nešto učini: promijeni mišljenje, riješi problem ili preduzme akciju. Budite ubedljivi.
Ako nakon čitanja vašeg pisma očekujete neki rezultat ili akciju, javite nam. Objasnite svoje gledište u nekoliko riječi.

Koristite lične zamjenice

Najbolje je koristiti zamjenice “ja” (ja), “mi” (mi) i “vi” (vi). Identifikujte se kao „ja“ (ja) i obraćajte se čitaocu sa „vi“ (vi).
Budite oprezni ako pišete pismo u ime kompanije. Ako govorite o izgledima kompanije, koristite "mi" (mi). Tako će čitalac shvatiti da iza vaših riječi stoji mišljenje cijele kompanije. Kada iznosite svoje mišljenje, koristite zamjenicu “ja” (ja).

Budite razgovorni gdje je to prikladno

Pisma pišu ljudi i za ljude. Izbjegavajte službena pisma kad god je to moguće. Ne možete graditi odnose na šablonu, bezličnim pismima. Međutim, nemojte koristiti kolokvijalni jezik ili sleng "znaš" (znaš), "mislim" (mislim) ili "želim" (želim). Zadržite poslovni ton, ali budite ljubazni i susretljivi.
Ako dobro poznajete primaoca, možete dodati prijateljsku liniju dobrih želja.
Koristite svoja osećanja da odredite koliko će vaše pismo biti lično. Ponekad malo humora dobro dođe u uspostavljanju poslovnih odnosa. Ali razmislite pre nego što se šalite.

Biti ljubazan

Čak i ako se žalite ili pišete o problemu, budite ljubazni. Uzmite u obzir poziciju primaoca i ponudite da učinite ono što možete.

Za dodatne listove koristite „drugu stranicu” memoranduma

Preporučljivo je držati pismo na jednoj stranici. Ali ako je tekst dugačak, trebat će vam dodatne stranice. Koristite „drugu stranicu” memoranduma, koja obično ima skraćenu adresu i istog je tipa kao i prva stranica memoranduma.

Navedite broj stranice na drugom i narednim listovima na vrhu lista. Takođe možete dodati ime i datum primaoca.

Dajte kratak zaključak

U posljednjem pasusu sumirajte svoje stavove i jasno opišite šta ćete učiniti ili šta očekujete od primaoca. Ne zaboravite da mu/joj zahvalite na pažnji na pismo.

Dovršavanje pisma

Završne riječi

Zaključak, kao i pozdrav, ukazuje na stepen poštovanja i formalnosti. "S poštovanjem" ili "S poštovanjem" (S poštovanjem)- dobar izbor.

Također imajte na umu "Srdačno", "S poštovanjem", "Pozdrav" I "Yours Truly" (Lojalno tvoj).

Manje formalno: "Sve najbolje" (Sve najbolje), "Najbolje želje" (Najbolje želje), "Topao pozdrav" (Sa dobre želje) i "Hvala" (Hvala).

Nakon završnih riječi dodaje se zarez.

Potpišite pismo

Preskočite otprilike 4 reda, ostavljajući ovaj prostor za svoj potpis. Potpišite pismo nakon što ga odštampate. Ako pismo šaljete e-poštom, skenirajte svoj potpis i priložite ga pismu. Poželjno je koristiti plavu ili crnu tintu.
Ako potpisujete pismo pod tuđim imenom, napišite "pp" prije svog potpisa. To znači „po punomoćju“, što implicira „posredstvom agencije“ ili „u ime“.

Napišite svoje puno ime i kontakt podatke

Ispod svog potpisa upišite svoje ime, titulu, broj telefona, adresu e-pošte i sve druge kontakt informacije. Unesite sve u novi red.

Dodajte inicijale onih koji su radili na pismu

Ako je pismo otkucao neko drugi, morate dodati inicijale te osobe ispod prostora za potpis. Ponekad su naznačeni inicijali osobe koja je napisala pismo. Tako postaje jasno ko je radio na ovom pismu.

Ako uključite samo inicijale osobe koja je otkucala pismo, napišite ih malim slovima. Na primjer, mr (Mary Raynor).
Ako navedete inicijale osobe koja je napisala pismo, oni treba da budu velikim slovima, a zatim inicijali osobe koja je otkucala pismo malim slovima: JB:mr. U nekim slovima ovi inicijali su odvojeni kosom crtom: JB/mr. Jack Brown (JB) je ostavio pismo, a Mary Raynor (g.) ga je otkucala.

Pokažite na priloge

Ako ste priložili dodatne dokumente, napišite o tome nekoliko redova iza kontakt podataka, navodeći broj i vrste dokumenata. Na primjer: "Prilozi (2): životopis, brošura" (Prilozi (2): životopis, brošura).
Za riječ "Eclosures" možete koristiti skraćenice "Encl." ili "Enc."

Ne zaboravite dodati imena drugih primalaca

Ako kopiju ovog pisma šaljete drugoj osobi, trebali biste dodati ovu informaciju pismu. Ovo je označeno skraćenicom "cc" ispod linije “Ograđivanje” i stoji za “kopija ljubaznosti” (kopija e-poruke). Nakon toga, naznačeno je ime i čin osobe (ranije se "cc" koristilo u značenju "karbonske kopije", kada su kopije pisane kao kopije).

Na primjer: “cc: Mary Smith, potpredsjednica marketinga” (cc: Mary Smith, potpredsjednica prodaje).
Ako želite dodati više od jednog imena, napišite drugo direktno ispod prvog. U drugom slučaju, upotreba "cc" više nije potrebna.

Provjeravam pismo

Uredite pismo

Provjerite pravopis i pročitajte pismo prije slanja.

Zapitajte se da li je pismo napisano jasno i sažeto? Ima li pasusa koji su duži od 3-4 rečenice? Ako jeste, pokušajte ih smanjiti.
Ako je moguće, dajte pismo prijatelju ili kolegi da ga pročita. Ponekad druga osoba može primijetiti greške koje ste vi propustili.

Nemojte koristiti heftalicu

Ako pismo ima nekoliko stranica, Heftalica se obično ne koristi. Ako želite da stranice budu presavijene po redu, pričvrstite ih spajalicom u gornjem lijevom uglu.

Slanje pisma

Ako pismo šaljete poštom, koristite poslovnu kovertu. Ako je moguće, koristite onaj koji ima logo kompanije. Pažljivo upišite povratnu adresu i adresu primaoca. Presavijte pismo na trećine tako da primalac prvo otvori gornji, a zatim donji deo.

Ako šaljete e-poruku, pretvorite je u HTML ili PDF kako bi format ostao isti.

Izvori korišteni u pripremi materijala

Originalni tekst o pisanju poslovnih pisama. Izvorna stranica – wikiHow. wikiHow sadržaj može biti licenciran pod Creative Commons licencom.
Možete pogledati još jedan primjer poslovnog pisma s objašnjenjima na engleskom na