Radne obaveze sekretara. Koje su obaveze sekretarice? Uzorak standardnih uputstava

Opis poslova sekretara

ODOBRIO sam
CEO
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opšte odredbe

1.1. Sekretar spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Sekretar se imenuje i razrješava nalogom generalnog direktora društva.
1.3. Sekretar direktno odgovara generalnom direktoru/ rukovodilac strukturne jedinice preduzeća.
1.4. Za vrijeme odsustva sekretara, njegova prava i dužnosti prenose se na drugog službenika, kako je objavljeno u nalogu organizacije.
1.5. Na mesto sekretara postavlja se lice koje ispunjava sledeće uslove: stručna sprema - viša, nepotpuna viša ili srednja stručna sprema, iskustvo sličan rad od šest meseci, znanje kancelarijska oprema(faks, fotokopir aparat, skener, štampač), Microsoft programi Office (Word, Excel).
1.6. Sekretar se u svojim aktivnostima rukovodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
- Statut kompanije, Interna pravila propisi o radu, drugi propisi kompanije;
- naredbe i uputstva rukovodstva;
- ovaj opis posla.

2. Poslovna zaduženja sekretar

Sekretar obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove na organizacionim tehnička podrška administrativne i administrativne aktivnosti menadžera.
2.2. Prima korespondenciju primljenu na razmatranje od strane menadžera i prenosi je u skladu sa odlukom strukturnim jedinicama ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripremi odgovora.
2.3. Prihvata dokumente i lične izjave na potpis menadžera.
2.4. Odgovori na telefonski pozivi, evidentira i prenosi službene informacije rukovodiocu, organizuje telefonske razgovore upravnika.
2.5. U ime upravnika sastavlja pisma, zahtjeve i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i konferencija koje održava upravnik (zbir neophodni materijali, obavještavajući učesnike o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Prati izvršenje od strane zaposlenih u preduzeću izdatih naloga i uputstava, kao i poštovanje rokova za ispunjavanje uputstava i uputstava rukovodioca, uzetih pod kontrolu.
2.8. Obezbeđuje radno mjesto menadžer sa potrebnim sredstvima organizacione tehnologije, dopisnica, stvara uslove pogodne za efikasan rad menadžera.
2.9. Organizuje prijem posetilaca, omogućava brzo razmatranje zahteva i sugestija zaposlenih.
2.10. Formira dosijee u skladu sa odobrenom nomenklaturom, obezbeđuje njihovu sigurnost i dostavlja ih arhivi u utvrđenom roku.
2.11. Organizuje poslovna putovanja za menadžera: naručuje avionske i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12. Obavlja pojedinačne službene zadatke od svog neposredno pretpostavljenog.

3. Prava sekretara

Sekretar ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u obimu potrebnom za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Podnesite prijedloge menadžmentu za poboljšanje vašeg rada i rada kompanije.
3.3. Tražiti lično ili u ime menadžera od odjela preduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih službenih dužnosti.
3.4. Zahtevati od menadžmenta da stvori normalne uslove za ispunjenje službene dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti kompanije.
3.5. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti.

4. Odgovornost sekretara

Sekretar je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nesavjesno obavljanje službene dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputstava, naredbi i propisa o čuvanju poslovne tajne i povjerljivih informacija.
4.3. Za kršenje pravilnika o radu, radne discipline, pravila sigurnosti i zaštite od požara.

Ako nakon čitanja ovog članka ne dobijete jasan odgovor, potražite brzu pomoć:

Skrećemo vam pažnju tipičan primjer opis posla sekretarica direktora, uzorak 2020. treba da sadrži sljedeće odjeljke: opšti položaj, dužnosti sekretara direktora, prava sekretara direktora, odgovornost sekretarice direktora.

Opis poslova sekretara načelnika pripada sekciji " Širom industrije kvalifikacione karakteristike radna mjesta zaposlenih u preduzećima, ustanovama i organizacijama".

Opis posla sekretarice menadžera treba da odražava sledeće tačke:

Poslovna zaduženja sekretarice direktora

1) Poslovna zaduženja. Obavlja poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnim poslovima rukovodioca preduzeća. Prihvata korespondenciju primljenu na razmatranje od strane rukovodioca, prenosi je u skladu sa donijetom odlukom strukturnim jedinicama ili određenim izvršiocima na korištenje u procesu rada ili pripremanju odgovora. Obavlja kancelarijski posao, obavlja različite poslove koristeći kompjutersku tehnologiju namenjenu prikupljanju, obradi i prezentovanju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka. Prihvata dokumenta i lične izjave na potpis od strane rukovodioca preduzeća. Priprema dokumente i materijale neophodne za rad menadžera. Prati blagovremeni pregled i dostavljanje od strane strukturnih jedinica i pojedinih izvršilaca dokumenata primljenih na izvršenje, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju rukovodiocu na potpis i obezbjeđuje njihovo kvalitetno uređivanje. Organizuje telefonske razgovore rukovodioca, evidentira informacije primljene u njegovom odsustvu i saopštava mu njihov sadržaj, prenosi i prima informacije putem interfona (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, blagovremeno mu saopštava primljene informacije putem komunikacijskih kanala. Po nalogu rukovodioca sastavlja pisma, molbe i druge dokumente i priprema odgovore autorima pisama. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obaveštavanje učesnika o vremenu i mestu održavanja, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sa sastanaka i sastanaka. Prati izvršenje od strane zaposlenih u preduzeću izdatih naredbi i uputstava, kao i poštovanje rokova za ispunjavanje uputstava i uputstava rukovodioca preduzeća, uzetih pod kontrolu. Održava kontrolni i registarski fajl. Omogućava radnom mjestu rukovodioca potrebnu organizacionu opremu, kancelarijski materijal i stvara uslove za njegov efikasan rad. Po nalogu rukovodioca štampa službene materijale neophodne za njegov rad ili unosi aktuelne podatke u banku podataka. Organizuje prijem posetilaca, omogućava brzo razmatranje zahteva i sugestija zaposlenih. Formira dosijee u skladu sa odobrenom nomenklaturom, obezbeđuje njihovu sigurnost i dostavlja ih arhivi u utvrđenom roku. Kopira dokumenta na ličnom fotokopir aparatu.

Direktorova sekretarica bi trebala znati

2) U obavljanju svojih poslova, sekretar direktora mora znati: rezolucije, naredbe, naredbe i drugi uputni materijali i pravila koji se odnose na delatnost preduzeća i vođenje evidencije; struktura i upravljanje preduzećem i njegovim odeljenjima; organizacija uredskog rada; metode registracije i obrade dokumenata; arhivski rad; strojopis; pravila za korištenje interfona; standardi jedinstvenog sistema organizaciono - administrativnu dokumentaciju; pravila kucanja poslovna pisma korištenje standardnih obrazaca; osnove etike i estetike; pravila poslovnu komunikaciju; osnove organizacije rada i upravljanja; pravila rada kompjuterska tehnologija; osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva; interni propisi o radu; pravila i propise o zaštiti na radu.

Uslovi za kvalifikacije sekretara menadžera

3) Kvalifikacijski zahtjevi. Više stručno obrazovanje bez iskazivanja uslova za radno iskustvo ili srednju stručnu spremu i radno iskustvo u specijalnosti od najmanje 2 godine.

1. Opšte odredbe

1. Sekretar spada u kategoriju tehničkih izvođača.

2. Za sekretara se prima lice koje ima visoko stručno obrazovanje bez uslova za radno iskustvo ili srednje stručno obrazovanje i radno iskustvo u specijalnosti od najmanje 2 godine.

3. Sekretara zapošljava i razrješava direktor organizacije.

4. Sekretar mora znati:

• rezolucije, uputstva, naredbe i drugi materijali smjernica i regulatorni dokumenti koji se odnose na aktivnosti organizacije i vođenje evidencije;
• strukturu i upravljanje organizacijom i njenim odjeljenjima;
• organizacija uredskog rada;
• metode registracije i obrade dokumenata;
• arhivski rad;
• strojopis;
• pravila za korištenje interfona;
• standardi za jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije;
• pravila za štampanje poslovnih pisama standardnim obrascima;
• osnove etike i estetike;
• pravila poslovne komunikacije;
• osnove organizacije rada i upravljanja;
• pravila za rukovanje računarskom opremom;
• osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
• interni propisi o radu;
• pravila i propise zaštite na radu, sigurnosne mjere, industrijske sanitacije i protivpožarna zaštita.

5. U svom radu sekretar se rukovodi:

• zakonodavstvo Ruske Federacije,
• statut organizacije,
• naredbe i uputstva zaposlenih kojima je podređen u skladu sa ovim uputstvima,
• ovaj opis posla,
• Interni radni propisi organizacije.

6. Sekretar odgovara direktno direktoru organizacije (direktor organizacije, šef odjeljenja itd.)

7. Za vreme odsustva sekretara (službeni put, odmor, bolovanje i sl.), njegove poslove obavlja lice koje na propisan način imenuje direktor organizacije, koje stiče odgovarajuća prava, dužnosti i odgovorno je za obavljanje zadataka koji su mu dodijeljeni.

2. Poslovna zaduženja sekretarice menadžera

sekretar:

1. Obavlja poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnim poslovima direktora organizacije.

2. Prihvata dopise primljene na razmatranje od strane direktora, prenosi ih u skladu sa odlukom strukturnim jedinicama ili određenim izvršiocima radi korišćenja u procesu rada ili pripreme odgovora.

3. Obavlja kancelarijski posao, obavlja razne poslove koristeći kompjutersku tehnologiju namenjenu prikupljanju, obradi i prezentovanju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka.

4. Prihvata dokumenta i lične izjave na potpis od strane direktora organizacije.

5. Priprema dokumente i materijale neophodne za rad direktora.

6. Prati blagovremeno razmatranje i dostavljanje od strane strukturnih jedinica i pojedinih izvršilaca dokumenata primljenih na izvršenje, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju direktoru na potpis i obezbjeđuje njihovo kvalitetno uređivanje.

7. Organizuje telefonske razgovore sa direktorom, evidentira informacije primljene u njegovom odsustvu i saopštava mu njihov sadržaj, prenosi i prima informacije putem interfonskih uređaja (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, blagovremeno komunicira sa direktorom. informacije primljene putem komunikacijskih kanala.

8. U ime direktora sastavlja pisma, molbe i druge dokumente i priprema odgovore autorima pisama.

9. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava direktor (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje učesnika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vođenje i sastavljanje zapisnika sjednica i sastanaka.

10. Prati izvršenje od strane zaposlenih u organizaciji izdatih naredbi i uputstava, kao i poštovanje rokova za ispunjavanje uputstava i uputstava direktora organizacije, uzetih pod kontrolu.

11. Održava kontrolni i registarski fajl.

12. Osigurava radno mjesto direktora potrebnom organizacionom opremom, kancelarijskim materijalom i stvara uslove za efikasan rad.

13. Štampa, po nalogu direktora, službene materijale neophodne za njegov rad ili unosi aktuelne podatke u banku podataka.

14. Organizuje prijem posetilaca, omogućava brzo razmatranje zahteva i sugestija zaposlenih.

15. Formira dosijee u skladu sa odobrenom nomenklaturom, obezbjeđuje njihovu sigurnost i dostavlja ih arhivi u utvrđenom roku.

16. Kopira dokumenta na ličnom fotokopir aparatu.

17. Poštuje interne pravilnike o radu i druge lokalne propise organizacije.

18. U skladu interna pravila i standardi zdravlja, sigurnosti, industrijske sanitacije i zaštite od požara.

19. Osigurava čistoću i red na svom radnom mjestu.

20. Izvodi u granicama ugovor o radu naredbe zaposlenih kojima je podređen u skladu sa ovim uputstvima.

3. Prava sekretara direktora

Sekretar ima pravo:

1. Predlozi za unapređenje rada u vezi sa nadležnostima predviđenim ovim uputstvom dostaviti na razmatranje direktoru organizacije.

2. Zahtjev od strukturne podjele i zaposlenima u organizaciji informacije koje su mu potrebne za obavljanje svojih radnih obaveza.

3. Upoznati se sa dokumentima kojima se definišu njegova prava i odgovornosti po funkciji, kriterijumi za ocjenu kvaliteta obavljanja službene dužnosti.

4. Upoznati se sa nacrtima odluka menadžmenta organizacije u vezi sa njenim aktivnostima.

5. Zahtevati od menadžmenta organizacije pomoć, uključujući obezbeđivanje organizacionih i tehničkih uslova i izvršenje utvrđenih dokumenata neophodnih za obavljanje službenih dužnosti.

6. Druga prava utvrđena st radno zakonodavstvo.

4. Odgovornost sekretara direktora

Sekretar je odgovoran u sljedećim slučajevima:

1. Za neispravno obavljanje ili neispunjavanje radnih obaveza predviđenih ovim opisom poslova - u granicama utvrđenim propisima o radu Ruska Federacija.

2. Za krivična djela počinjena u toku njihove djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim administrativnim, krivičnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

3. Za nanošenje materijalne štete organizaciji - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Opis poslova sekretarice direktora - uzorak 2020. Poslovna zaduženja sekretarice direktora, prava sekretara direktora, odgovornost sekretarice direktora.

Sekretar je proaktivan kancelarijski službenik kojem je povjeren širok spektar odgovornosti: odgovaranje na telefonske pozive, evidentiranje korespondencije, organiziranje sastanaka, obavljanje kancelarijskih poslova, kao i izvršavanje svih instrukcija rukovodioca i donošenje samostalnih odluka iz njegove nadležnosti.

Svrha rada sekretara je da obezbijedi efikasno upravljanje i administrativne aktivnosti preduzeća.

Koncept "tajnice" krije ljude različitih profesija:

• Sekretar recepcije– prima i distribuira telefonske pozive, dočekuje posjetitelje i izvršava manje upute za menadžera. Za poziciju nije potrebno posebno obrazovanje. Ponekad je takav zaposlenik zadužen za kupovinu vode ili kancelarijskog materijala. Što se tiče prestiža, ovo mjesto je na najnižem nivou ljestvice karijere.
• Sekretar-pomoćnik- Ovo je prilično odgovorna pozicija i po mnogo čemu je slična poslu kancelarijskog menadžera. Potrebno je pripremiti dizajnerska rješenja, urediti dokumente i sastaviti tekstove za govor šefa na raznim događajima. Kontrolu nad radom ostalih zaposlenih ima i pomoćnik sekretara. Zvanje se može steći nakon studiranja u specijalizovanoj školi, centru za obuku ili nakon završetka srednje specijalizovane obrazovne ustanove.
• Pomoćnik menadžera - obavljanje funkcije asistenta smatra se časnim. Službenik ne mora samo utvrditi odnos poverenja sa liderom, ali i otpornost na stres i samopouzdanje. Specijalista ovog nivoa treba da rešava organizacione i administrativne probleme i organizuje rad osoblja.

Pored gore navedenih glavnih oblasti radna aktivnost Sekretar, postoje dodatni nazivi za ovo zanimanje, koji imaju neke karakteristike.

• dakle, tehnički sekretar morate biti u mogućnosti da kucate 145 znakova u minuti bez gledanja u tastaturu, koristeći svih deset prstiju odjednom. Takva osoba mora svoj posao sa kancelarijskom opremom i uključiti se u telefonski servis dovesti do automatizacije.
• Za sekretar-prevodilac pored osnovnih funkcija, važno je biti stručan strani jezik da učestvuje u pregovorima sa stranim poslovnim partnerima.
• Glavni službenik obuhvata sistematizaciju dokumentacije ustanove, kao i rad sa arhivom, evidentiranje korespondencije i obradu faktura.
• Administrativna i ekonomska pitanja padaju na pleća sekretarica kancelarije. Pored održavanja poslovnu korespondenciju, potrebno je rezervisati karte i hotele, upoznati goste i partnere, te pratiti naredbe menadžera.
• Pozicija sa malo neobičnim specifičnostima rada za ovu profesiju - sudski službenik. Mjesto rada takvog specijaliste je sud. Zaposleni provjerava dolazak pozvanih lica na ročište, vodi zapisnik sa ročišta, štampa sudske akte i izvršava sve upute sudije.

Istorija profesije sekretara

Ako podignemo zavjesu povijesti i krenemo u potragu za odgovorom na pitanje: odakle dolazi profesija „tajnika“, onda će nas, najvjerovatnije, put odvesti do činovnika i kroničara. Ovi ljudi su se bavili prepiskom, vodili evidenciju o kraljevim naredbama i dekretima i beležili događaje hronološkim redom.

Bilo je teško i državnicima i političarima da se snađu bez pomoćnika . U Rusiji je sekretarsko mjesto uveo Petar I 1720. godine, postavljajući visoke zahtjeve za profesiju. Posao sekretarice povjeren je ljudima koji poznaju zakone, obrazuju i vladaju svim finoćama struke.

Od 1840. godine, rukovodioci mnogih preduzeća počeli su da postavljaju ličnog sekretara za svog pomoćnika. Međutim, za ovu poziciju nisu angažovani ljudi bez posebnih vještina. Tako su se počeli otvarati kursevi za sekretarice. Zanimljivo je da su se prvi put pojavili u Harkovu, a u SAD tek jedanaest godina kasnije.

Naučno-tehnološki napredak se brzo razvijao: karbonske kopije i pisaće mašine su prošlost, koje današnjem sekretarskom radnom mestu obezbeđuju moderne kompjutere, faksove i drugu kancelarijsku opremu.

Profesionalni praznik “sekretara” obično se slavi posljednje srijede u cijeloj sedmici aprila.

Prednosti i nedostaci

Profesija nesumnjivo ima prednost u:

• mogućnost u nekim slučajevima kombinovanja studija i rada;
• nedostatak fizičke aktivnosti;
• udobni radni uslovi u toploj prostoriji;
• korisne komunikacijske vještine i stjecanje profitabilnih veza;
• Fotokopir aparat uvijek možete koristiti u lične svrhe.

Nedostaci:

• potreba je stalno na vidiku šefa;
• morate izgledati savršeno svaki dan, jer se često ocjenjuje solidnost kompanije izgled zaposleni;
• ujednačenost i rutina rada (u malim ustanovama);
• u nekim kompanijama je teško realizovati se;
• nepravilan raspored rada.

Uslovi za zvanje sekretara

Kandidat za ovu profesiju mora prije svega:

• imaju srednje ili visoko obrazovanje;
• vlastiti PC i biti u stanju da radi sa softverskim paketom microsoft office;
• poznaju osnove kancelarijskog rada;
• posjeduju osnovna znanja iz oblasti djelatnosti sekretara;
• poznaju standardne kancelarijske procedure;
• ako je potrebno, govori engleski.

Odgovornosti sekretara

Menadžeri malih firmi žele sekretaricu:

• pregledana prepiska;
• sortirana i evidentirana dolazna i odlazna pošta;
• odgovarao na telefonske pozive;
• osigurao funkcionisanje ureda (naručivanje vode);
• komunicirao sa klijentima;
• nadgledao izvršavanje raznih zadataka.

U renomiranijim kompanijama, odgovornosti sekretara mogu biti mnogo šire. Od službenika se traži da:

• organizovati prijem ili sastanak;
• plan radno vrijeme menadžer;
• kupovina kancelarijskog materijala i drugih stvari;
• rezervišite hotelske ili avionske karte za svog šefa ili zaposlene;
• vodi zapisnik sa sastanka;
• pripremiti pregovore sa poslovnim partnerima.

Sekretarica je obavezna da obavlja kancelarijske poslove.

Odgovornost sekretara

U nekim firmama pozicija sekretara ne mora biti odgovorna ni za šta, u drugim je opterećena materijalnom i disciplinskom odgovornošću, pored opterećenja radnih obaveza.

Ako sekretar izgubi bilo koji važan dokument, ne specijalista, već entiteta, tj. kompanija.

Sekretar može biti materijalno odgovorno lice i prati raspoloživost osnovnih materijalnih sredstava koja se nalaze u kancelariji pod njegovom kontrolom: nameštaja, kancelarijske opreme i dr.

Ovlašćenja sekretara

Rukovodilac je dužan dati sve potrebne podatke kako bi se sekretarica mogla nositi sa zadatkom. Ovo se odnosi i na povjerljive podatke.

Sekretar može sa menadžerom razgovarati o pitanjima o njegovoj viziji, kako može unaprijediti svoj rad i rad organizacije.

On ima pravo:

• zatražiti od zaposlenih u preduzeću potrebnu dokumentaciju za usklađivanje sa tačkama opisa njihovog posla;
• zahtijevati od rukovodioca da preduzme mjere za osiguranje sigurnosti dokumentacije i materijalnih sredstava;
• rješavaju proizvodna pitanja iz svoje nadležnosti.

Karakteristike profesije

Položaj sekretarice je privilegija za žene. Njihove vođe žele da ih vide kao svoje pomoćnike. To se objašnjava sposobnošću žena da pokažu fleksibilnost, spriječe agresiju šefa i shvate njegovo raspoloženje i karakterne osobine. Sajamska polovina će moći da učini poslovni ured udobnim i impresionira partnere.

Međutim, čovjek se može prijaviti za mjesto pomoćnika menadžera tako što će se zaposliti u velikoj kompaniji.

Profesionalne vještine i sposobnosti sekretara

Za posao sekretarice važno je:

• biti u skladu sa imenom sa ličnim računarom;
• imati kulturu komunikacije;
• biti u stanju pronaći pristup posjetiocima;
• pokazati tačnost i tačnost.

Neke kompanije kao sekretaricu vide osobu sa znanjem stranih jezika.

Lične kvalitete sekretara

Ako pitate čelnike različitih preduzeća kojim karakternim osobinama treba da ima njihov lični sekretar, onda možemo pretpostaviti da će njihov odgovor biti nedvosmislen:

• komunikacijske vještine i odgovornost,
• tačnost i organizovanost,
• tolerancija i otpornost na stres.

Osim toga, primjećuju prezentabilan izgled, prelep govor, dobro pamćenje.

Nakon komunikacije sa sekretarom kompanije, posjetitelj bi trebao biti siguran da će mu pomoći da riješi svoj problem.

Karijera

Položaj sekretarice obavijen je mitovima o poteškoćama povezanim s napredovanjem na ljestvici karijere. Djelomično je to istina. Ali to je samo djelimično - sve zavisi od svake osobe lično.

Neko se već posle 1-2 godine manifestuje sa najbolja strana i samouvjereno ide naprijed ka brojnim perspektivama, a nekima se ispostavilo da je mjesto sekretarice mnogo.

Pametni i proaktivni zaposleni mogu pronaći respektabilnije mjesto u istoj kompaniji, postajući, na primjer, pomoćnik direktora, a zatim menadžer ili čak direktor.

Gdje raditi kao sekretarica

Potrebni sekretari:

• razne organizacije i kompanije;
• sudovima, advokatima i notarima.

Potrebna je sekretarica za oboje velika kompanija iu malom preduzeću.

Koliko zarađuje sekretarica?

Nemoguće je navesti bilo kakav fiksni iznos ako govorimo o prosječnoj mjesečnoj plati ljudi na poziciji sekretara.

Državne agencije ne zabavljaju svoje službenike visokim platama i plaćaju im otprilike 300 dolara. Ali, ako idete da radite u velikoj stranoj kompaniji, možete povećati prihod na 1.000 dolara.

Obrazovanje

Prilikom prijavljivanja na konkurs za asistenta menadžera uzimaju se u obzir osobe sa visokom stručnom spremom ili potvrdom o završenom specijalizovanom programu. trening centar za sekretarice. Ponekad se obuka može završiti u kompaniji koja pristane da vas zaposli.

Možete raditi kao sekretar bez visokog obrazovanja, ali renomirane kompanije žele u svom timu vidjeti certificirane stručnjake sa poznavanjem kancelarijskog rada, etike poslovne komunikacije, psihologije, stenografije i brzog čitanja, sposobnošću rada u 1C i vještog vođenja ureda opreme.

Alexander Yurievich

Direktor agencije za zapošljavanje

Objavljeno 12.09.2017

Početna / Opisi poslova

Preuzmite opis posla
sekretarica direktora (.doc,90KB)

I. Opće odredbe

1. Sekretar upravnika spada u kategoriju tehničkih izvođača.
2. Za sekretara rukovodioca postavlja se lice sa višom stručnom spremom bez uslova za radno iskustvo ili srednjom stručnom spremom i radnim iskustvom u specijalnosti od najmanje 2 godine.
3. Imenovanje na funkciju sekretara i razrešenje sa istog vrši se naredbom direktora preduzeća uz predočenje
4. Sekretar menadžera mora znati:
   1. 4.1. Rešenja, uputstva, naredbe, druga upravna i regulativna akta viših i drugih organa koji se odnose na delatnost preduzeća.
   2. 4.2. Propisi, uputstva, drugi normativni dokumenti o vođenju evidencije.
   3. 4.3. Struktura i upravljanje preduzećem i njegovim sektorima.
   4. 4.4. Organizacija kancelarijskog rada.
   5. 4.5. Načini registracije i obrade dokumenata.
   6. 4.6. Arhivska stvar.
   7. 4.7. Typescript.
   8. 4.8.

      Opisi poslova

      Pravila za korištenje interfona.

   9. 4.9. Standardi za jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije.
   10. 4.10. Pravila za štampanje poslovnih pisama standardnim obrascima.
   11. 4.11. Osnove etike i estetike.
   12. 4.12. Pravila poslovne komunikacije.
   13. 4.13. Pravila za rad računarske opreme.
   14. 4.15. Osnove upravnog prava i radno zakonodavstvo.
   15. 4.16. Interni propisi o radu.
   16. 4.17. Pravila i propisi zaštite na radu, zaštite na radu, industrijske sanitacije i zaštite od požara.
5. Za vrijeme odsustva sekretara direktora (bolest, odmor i sl.), njegove poslove obavlja na propisan način imenovano lice, koje stiče odgovarajuća prava i odgovorno je za uredno obavljanje poslova koji su mu povjereni.

II. Poslovna zaduženja

sekretar:

1. Obavlja poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnim poslovima rukovodioca.
2. Prihvata korespondenciju primljenu na razmatranje od strane rukovodioca, prenosi je u skladu sa odlukom strukturnim jedinicama ili određenom izvršiocu radi korišćenja u procesu rada ili pripreme odgovora.
3. Obavlja kancelarijski posao, obavlja različite poslove koristeći kompjutersku tehnologiju namenjenu prikupljanju, obradi i prezentovanju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka.
4. Prihvata dokumente i lične izjave na potpis menadžera.
5. Priprema dokumente i materijale neophodne za rad menadžera.
6. Prati blagovremeni pregled i dostavljanje od strane strukturnih jedinica i konkretnih izvršilaca dokumenata koji se dostavljaju upravniku na potpis, osigurava njihovo kvalitetno uređivanje.
7. Organizuje telefonske razgovore rukovodioca, evidentira informacije primljene u njegovom odsustvu i saopštava mu njihov sadržaj, prenosi i prima informacije putem prijemnih i interfonskih uređaja (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, donosi informacije svom pažnja na vrijeme, primljena putem komunikacijskih kanala.
8. Po nalogu rukovodioca sastavlja pisma, molbe i druge dokumente i priprema odgovore autorima pisama.
9. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obaveštavanje učesnika o vremenu i mestu održavanja, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sa sastanaka i sastanaka.
10. Prati izvršenje od strane zaposlenih u preduzeću izdatih naloga i uputstava, kao i poštovanje rokova za ispunjavanje uputstava i uputstava rukovodioca, uzetih pod kontrolu.
11. Održava kontrolni i registarski fajl.
12. Omogućava radnom mjestu menadžera potrebnu organizacionu opremu, kancelarijski materijal i stvara uslove za efikasan rad menadžera.
13. Po nalogu rukovodioca štampa službene materijale neophodne za njegov rad ili unosi aktuelne podatke u banku podataka.
14. Organizuje prijem posetilaca, omogućava brzo razmatranje zahteva i sugestija zaposlenih.
15. Formira dosijee u skladu sa odobrenom nomenklaturom, obezbeđuje njihovu sigurnost i dostavlja ih arhivi u utvrđenom roku.
16. Obavlja pojedinačne službene zadatke od svog neposredno pretpostavljenog.

III. Prava

Sekretar ima pravo:

1. Upoznajte se sa nacrtima odluka menadžmenta preduzeća u vezi sa njegovim aktivnostima.
2. Davati prijedloge za unapređenje rada u vezi sa nadležnostima predviđenim ovim uputstvima.
3. U okviru svoje nadležnosti, obavijestite svog neposrednog rukovodioca o svim nedostacima uočenim u vršenju službene dužnosti i dajte prijedloge za njihovo otklanjanje.
4. Tražiti lično ili u ime rukovodstva preduzeća od odjeljenja preduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih službenih dužnosti.
5. Zahtevati od menadžmenta preduzeća pomoć u obavljanju službenih dužnosti i prava.

IV. Odgovornost

Sekretar je odgovoran:

1. Za nepropisno obavljanje ili neispunjavanje radnih obaveza predviđenih ovim opisom posla - u granicama utvrđenim važećim zakonodavstvom o radu Ruske Federacije.
2. Za prekršaje počinjene tokom obavljanja svojih aktivnosti - u granicama utvrđenim važećim administrativnim, krivičnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
3. Za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Vratite se na Odgovornosti menadžera

Sekretar obavlja sljedeće poslove:

Obavlja poslove na organizacionoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnim poslovima rukovodioca.

Prihvata korespondenciju primljenu na razmatranje od strane rukovodioca, prenosi je u skladu sa odlukom strukturnim jedinicama ili određenom izvršiocu radi korišćenja u procesu rada ili pripreme odgovora.

Prihvata dokumente i lične izjave na potpis menadžera.

Odgovara na telefonske pozive, snima i prenosi službene informacije rukovodiocu, organizuje telefonske razgovore sa rukovodiocem.

Opis poslova sekretara načelnika

U ime upravnika sastavlja pisma, zahtjeve i druge dokumente.

Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava rukovodilac (prikupljanje potrebnih materijala, obaveštavanje učesnika o vremenu i mestu održavanja, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sa sastanaka i sastanaka.

Prati izvršenje od strane zaposlenih u preduzeću izdatih naloga i uputstava, kao i poštovanje rokova za ispunjavanje uputstava i uputstava rukovodioca, uzetih pod kontrolu.

Omogućava radnom mjestu menadžera potrebnu organizacionu opremu, kancelarijski materijal i stvara uslove za efikasan rad menadžera.

Organizuje prijem posetilaca, omogućava brzo razmatranje zahteva i sugestija zaposlenih.

Formira dosijee u skladu sa odobrenom nomenklaturom, obezbeđuje njihovu sigurnost i dostavlja ih arhivi u utvrđenom roku.

Organizuje poslovna putovanja za menadžera: naručuje avionske i željezničke karte, rezervira hotele.

Obavlja pojedinačne službene zadatke od svog neposredno pretpostavljenog.

Sekretar ima pravo:

Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u obimu potrebnom za rješavanje dodijeljenih zadataka.

Podnesite prijedloge menadžmentu za poboljšanje vašeg rada i rada kompanije.

Tražiti lično ili u ime menadžera od odjela preduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih službenih dužnosti.

Zahtijevajte od menadžmenta da stvori normalne uslove za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti kompanije.

©2009-2018 Centar za finansijski menadžment. Sva prava zadržana. Objavljivanje materijala
dozvoljeno uz obavezno navođenje linka na stranicu.

Glavni sekretar

Uzorak opisa posla za sekretaricu direktora

Uzorak opisa poslova sastavlja se uzimajući u obzir profesionalni standard

1. Opšte odredbe

1.1. Sekretar direktora spada u kategoriju specijalista.

1.2. Osoba koja ima:

1) visoko obrazovanje - diploma ili srednje stručno obrazovanje u programima obuke srednjih specijalista i dodatnog stručnog obrazovanja;

1) najmanje dve godine rada na organizacionoj i dokumentacionoj podršci za poslove rukovodioca organizacije sa srednjom stručnom spremom.

1.3. Sekretar menadžera mora znati:

1) specifičnosti osnovne delatnosti organizacije;

2) osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva Ruske Federacije;

3) rukovodno osoblje organizacije i njenih odjeljenja;

4) samoupravne funkcije;

5) principe i pravila planiranja radnog vremena;

6) postavljanje ciljeva;

7) pravila za vođenje poslovnih pregovora;

8) karakteristike dizajna planera (elektronski i papirni);

9) osnove upravljanja vremenom;

10) telefonski kontakti upravnika;

11) funkcije, zadaci, struktura organizacije, njena vertikalna i horizontalna povezanost;

12) pravila za interakciju sa partnerima, klijentima i medijima;

13) pravila za održavanje i razvoj međuljudskih odnosa;

14) pravila zaštite poverljivih informacija;

15) postupak pripremanja i obavljanja službenih putovanja;

16) postupak pripreme dokumenata za službeno putovanje i izveštaja o službenom putu rukovodioca;

17) poslovni protokol;

18) etika poslovne komunikacije;

19) pravila za organizovanje prijema posetilaca;

20) pravila govornog bontona;

21) pravila za uspostavljanje kontakta, održavanje i razvijanje međuljudskih odnosa;

22) strukturu organizacije i raspored funkcija između strukturnih jedinica i specijalista;

23) pravila serviranja čajnog (kafe) stola;

24) pravila za pripremanje i usluživanje toplih napitaka i grickalica za njih;

25) skup organizacionih i tehničkih mjera za pripremu i održavanje sastanaka i pregovora, uključujući i međunarodne;

26) pravila za vođenje, pripremu i vođenje zapisnika i drugih dokumenata nastalih u procesu pripreme skupa;

27) izradu troškovnika;

28) osnove pisanja govora i izveštaja rukovodioca;

29) pravila poslovne komunikacije, poslovni bonton;

30) bonton i osnove međunarodnog protokola;

31) Opšti zahtjevi do rokova za izvršenje dokumenata i kontrolne funkcije usluge podrška dokumentaciji;

32) principe, metode informisanja zaposlenih;

33) upravljačku strukturu organizacije, rukovodstvo organizacije, uzorke potpisa viših službenika, njihova ovlašćenja i ograničenja u oblasti odgovornosti;

34) uputstva o kancelarijskom radu i druge lokalne propise kojima se utvrđuje postupak sprovođenja upravljačkih postupaka;

35) uslove zaštite rada, industrijske sanitacije, zaštite od požara;

36) osnove pravilne organizacije rada i metode za povećanje njegove efikasnosti;

37) osnove kancelarijske ergonomije i cvjećarstva;

39) sastav organizacione opreme, njenu strukturu i postupak rada sa njom;

40) pravni osnov menadžment (osnove upravnog, radnog i građanskog prava);

41) važeći pravni akti, normativna i metodološka dokumenta, državni standardi, definisanje postupka dokumentacione podrške menadžmentu;

42) strukturu, upravljanje strukturnim jedinicama, uzorke potpisa lica ovlašćenih za potpisivanje i odobravanje dokumenata i ograničenja u oblasti njihove nadležnosti;

43) pravila o dokumentacionoj podršci delatnosti organizacije;

44) uslove za dokumentaciju u skladu sa propisima i državnim standardima;

45) pravila za izradu organizacionih dokumenata (odredbe, uputstva, propisi);

46) vrste dokumenata, njihovu namenu;

47) osnove dokumentarne lingvistike;

48) pravila za odobravanje organizacionih dokumenata (internih i eksternih);

49) pravila za potpisivanje i odobravanje dokumenata;

50) pravila za pripremu i izvršenje informacija, referentnih, upravljačkih dokumenata i službenih pisama;

51) gramatička pravila ruskog jezika;

52) podzakonski akti, normativna i metodološka dokumenta, državni standardi kojima se utvrđuje postupak dokumentacione podrške upravljanja;

53) moderan informacione tehnologije rad sa dokumentima;

54) postupak rada sa dokumentima, dijagrame toka dokumenata;

55) pravila za rad sa ulaznim, izlaznim i internim dokumentima;

56) pravila za organizovanje kontrole izvršenja isprava i standardne rokove za izvršenje isprava;

57) pravila za izradu analitičkih izveštaja o organizovanju rada sa dokumentima i praćenju izvršenja dokumenata;

58) pravila za kreiranje i vođenje baza službenih dokumenata u organizaciji;

59) sistemi elektronsko upravljanje dokumentima;

60) vrste nomenklatura, opšti uslovi za nomenklaturu, način njenog sastavljanja i izvođenja;

61) postupak formiranja i evidentiranja predmeta sa naznakom specifičnosti formiranja pojedinih kategorija predmeta;

62) pravila za čuvanje dosijea, uključujući dokumente sa ograničenim pristupom;

63) pravila izdavanja i korišćenja dokumenata iz generisanih predmeta;

64) pravila za pripremu i prenos predmeta u arhivu organizacije;

65) karakteristike formiranja spoljnih i unutrašnjih tokova informacija;

66) sastav spoljnih tokova informacija;

67) sastav internih tokova informacija;

68) strukturu organizacije i postupak interakcije odeljenja i službi;

69) karakteristike formiranja baza podataka u organizaciji;

70) savremene naučne metode i tehnička sredstva koja olakšavaju prikupljanje, obradu, čuvanje i prenos tokova informacija;

71) metode obrade informacija korišćenjem savremenih tehničkih sredstava komunikacije i komunikacija, računarske tehnologije;

72) podzakonski akti, normativna i metodološka dokumenta, državni standardi iz oblasti delatnosti organizacije;

73) strukturu organizacije, rukovodstvo strukturnih jedinica, oblasti delovanja organizacije i nadležnosti strukturnih jedinica i funkcionera;

74) klasifikacija upravljačkih informacija, vrste upravljačkih informacija;

75) obrasci za davanje upravljačkih informacija;

76) izvore upravljačkih informacija;

77) metodologiju izbora izvora informacija;

78) zahtjeve za informacijama upravljanja;

79) ……… (drugi dokumenti, materijali itd.)

1.4. Sekretar menadžera mora biti u stanju da:

1) postavlja ciljeve, utvrđuje hijerarhiju ciljeva;

2) utvrđuje prioritet i redosled rada i efikasno raspoređuje radno vreme;

3) pruža pomoć rukovodiocu u raspodeli njegovog radnog vremena;

4) biraju najbolje načine za informisanje partnera, klijenata, posetilaca, rukovodilaca sektora i zaposlenih o planiranim događajima;

5) obezbediti sigurnost informacija aktivnosti organizacije;

6) bira i dizajnira planer;

7) unos i praćenje informacija na elektronskim i/ili papirnim medijima;

8) postavlja prioritete, ističe važno i hitno;

9) izabrati optimalni ritam rada;

10) analizira razloge neizvršavanja zadataka;

11) primenjuje informaciono-komunikacione tehnologije;

12) vodi i koristi bazu podataka telefonskih kontakata rukovodioca;

13) koristi komunikacionu kancelarijsku opremu za prijem i prenos informacija;

14) vodi računovodstvene registracione formulare, koristi ih za informacioni rad i radi na praćenju izvršenja odluka rukovodioca;

15) izgladiti sukobe i teške situacije interpersonalna komunikacija;

16) koristi hardver i softver za vođenje glasovnih ili video konferencija;

17) poštuje službeni bonton;

18) priprema unapred izveštaje za rukovodioca;

19) organizuje sastanke između upravnika i primaoca;

20) priprema putne isprave;

21) obrađuje dokumente i materijale na osnovu rezultata putovanja rukovodioca;

22) obezbeđuje rad kancelarije za vreme odsustva rukovodioca;

23) primenjuje metode poslovne komunikacije;

24) koristi komunikacione alate kako bi obezbedio interakciju sa rukovodiocem tokom njegovog službenog putovanja;

25) organizuje i obezbeđuje lične kontakte menadžer;

26) upravlja sukobima;

27) vodi računa o psihološkim karakteristikama pojedinca u različitim vidovima profesionalne komunikacije;

28) upotreba uspostavljena pravila i komunikacijske procedure unutar organizacije;

29) stvara pozitivan imidž organizacije;

30) preduzima mere za rešavanje konfliktnih situacija;

31) obezbjeđuje povjerljivost u prijemnom prostoru i kancelariji upravnika, održava povjerljiva informacija u tajnosti;

32) samostalno iu okviru radne grupe organizuje proces pripreme za održavanje konferencije;

33) dokumentuje različite faze postupka pripreme i održavanja konferencije;

34) prenosi informacije, dokumente i materijale učesnicima skupa;

35) priprema i oprema predsednički sto i radna mesta učesnika sastanka;

36) služi sto za čaj (kafu) u pauzama za kafu;

37) poštuje pravila poslovnog bontona i protokola;

38) održava imidž organizacije;

39) kreira imidž sekretara koji odgovara imidžu organizacije;

40) radi sa informacijama, analizira ih i prezentuje u sistematizovanom obliku;

41) obezbjeđuje sigurnost rada organizacije;

42) obezbeđuje udobnost učesnika konferencijske manifestacije, pomaže u pitanjima smeštaja i prevoza;

43) vodi vremenski osetljivu kartoteku;

44) radi sa kontrolnim informacijama, sistematizuje ih i prezentuje u obliku sažetih dokumenata;

45) koristi sredstva komunikacije za prenošenje instrukcija od rukovodioca;

46) upotreba savremenim sredstvima prikupljanje i obrada kontrolnih informacija;

47) ocenjuje rezultate u okviru postavljenih zadataka;

48) vrši kontrolu izvršavanja naloga rukovodioca od strane zaposlenih;

49) stvara uslove koji obezbeđuju efikasan rad menadžer;

50) koristi organizacionu opremu i kancelarijski materijal u skladu sa namenom;

51) opremi radno mesto rukovodioca i sopstveno radno mesto potrebnom opremom;

52) zamenu potrošnog materijala i negu kancelarijske opreme;

53) vrši svakodnevnu negu fotokopir aparata, zamenu i skladištenje kertridža i tonera;

54) prati stanje i dopunjava zalihe dopisnica, proizvodi za higijenu, hrana;

55) izrađuje i izvršava organizacione i metodološke akte;

56) uređuje tekstove službenih dokumenata;

57) radi sa celokupnim skupom informacionih i dokumentacionih resursa organizacije;

58) koristi baze podataka, uključujući i udaljene baze podataka;

59) koristi pravne referentne sisteme;

60) rad sa računarom, direktorijumima (folderima) i datotekama, skenerom;

61) koristiti kancelarijski paket ( uređivač teksta, tablice);

62) koristi periferne uređaje i kancelarijsku opremu;

63) koristi elektronsku poštu;

64) koristi sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima;

65) uživajte unificirane forme dokumenti;

66) sastavlja novčanu finansijsku dokumentaciju i dokumentaciju za obračun režijskih troškova;

67) štampa službena dokumenta;

68) rad sa računarom, skenerom;

69) rad sa ulaznom, izlaznom, internom dokumentacijom;

70) koristi sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima za registraciju, kontrolu dokumenata i informacija i referentni rad sa dokumentima;

71) izrađuje i izrađuje normativne akte;

72) izrađuje nomenklaturu poslova organizacije, uzimajući u obzir važeće regulatorne i metodološke dokumente;

73) koristi nomenklaturu predmeta pri proučavanju strukture organizacije, sastavljanju inventara predmeta;

74) formuliše i formalizuje predmete u skladu sa odobrenom nomenklaturom poslova organizacije;

75) obezbjeđuje sigurnost dokumenata organizacije;

76) priprema predmete za predaju u arhiv;

77) prikuplja, obrađuje i analizira informacije u skladu sa zahtevima sažetosti, jasnoće teksta, blagovremenosti prijema, tačnosti i pouzdanosti, optimalne sistematizacije, kontinuiteta prikupljanja i obrade informacija;

78) vrši registraciju, akumulaciju i prenos, sistematsko čuvanje i izdavanje informacija u potrebnom obliku;

79) sačinjava i izvršava zbirnu, izvještajnu i statističku dokumentaciju;

80) vrši obradu i strukturiranje informacija, formiranje informacionih resursa;

81) unosi nove podatke u referentne informacione sisteme;

82) unosi elektronske slike dokumenata u memoriju računara;

83) traži informacije u postojećim bazama podataka, obavlja informativni i referentni rad na osnovu različitih kombinacija karakteristika pretraživanja;

84) upotreba moderne tehnologije prikupljanje i prijenos informacija;

85) prikuplja i obrađuje informacije neophodne za rad rukovodioca;

86) sistematizuje primljene i prenete podatke;

87) proverava tačnost, potpunost i konzistentnost podataka, eliminišući dupliranje informacija;

88) pruža podatke u jedinstvenom i lako čitljivom formatu;

89) ponovo koristi primljene informacije, stalno ažurira podatke;

90) obezbeđuje efikasnost tokova informacija;

91) rad sa računarom, korišćenje kancelarijskog paketa (uređivač teksta, tabele);

92) ……… (druge vještine i sposobnosti)

1.5. Sekretar direktora u svojim aktivnostima rukovodi se:

1) ……… (naziv konstitutivnog dokumenta)

2) Pravilnik o ……… (naziv strukturne jedinice)

3) ovaj opis poslova;

4) ……… (nazivi lokalnih propisa koji regulišu radne funkcije po pozicijama)

1.6. Sekretar menadžera odgovara direktno ……… (naziv menadžerske pozicije)

1.7. ……… (ostale opšte odredbe)

2. Radne funkcije

2.1. Organizaciona, dokumentaciono-informaciona podrška aktivnostima rukovodioca organizacije:

1) pomoć rukovodiocu u planiranju radnog vremena;

2) planiranje radnog dana sekretara;

3) organizovanje telefonskih razgovora rukovodioca;

4) organizovanje službenih putovanja za rukovodioca;

5) organizacija rada sa posetiocima u prijemnom prostoru upravnika;

6) organizovanje pripreme, održavanja i servisiranja konferencijskih događaja;

7) organizovanje izvršenja odluka, praćenje izvršenja uputstava rukovodioca;

8) organizovanje i održavanje funkcionalnog radnog prostora za prijemni deo i kancelariju upravnika;

9) izradu lokalnih propisa kojima se uređuje rad sekretara;

10) priprema i izvođenje upravljačke dokumentacije;

11) organizacija rada sa dokumentima u prijemnom prostoru upravnika;

12) organizovanje čuvanja dokumentacije u prijemnom prostoru upravnika;

13) davanje informacija rukovodiocu;

14) organizacija informacione interakcije između rukovodioca i odeljenja i zvaničnici organizacije.

2.2. ……… (ostale funkcije)

3. Poslovna zaduženja

3.1. Sekretar direktora obavlja sljedeće poslove:

3.1.1. U okviru radne funkcije, pomoć menadžeru u planiranju radnog vremena:

1) bira obrazac za planiranje i priprema planer (organizator) menadžera;

2) unosi podatke u planer (organizator);

3) usklađuje privremene planove sa upravnikom;

4) koordinira telefonske razgovore, sastanke i događaje sa partnerima, klijentima, rukovodiocima odeljenja i zaposlenima;

5) upoznaje rukovodioca sa propisima o planiranim aktivnostima;

6) izdaje upozorenje o približavanju vremena planiranih događaja;

7) stvara vremensku rezervu za nepredviđene situacije;

3.1.2. U okviru radne funkcije, planiranje radnog dana sekretara:

1) bira i osmišljava planer sekretara;

2) vodi dnevnik (na elektronskom i/ili papirnom);

3) usklađuje planove sa planovima i rasporedom rada rukovodioca;

4) raspoređuje radno vreme (po danu, sedmici, perspektivi);

5) vrši prenos neizvršenih planiranih zadataka;

6) obavlja uobičajene dnevne aktivnosti;

3.1.3. U okviru radne funkcije, organizovanje telefonskih razgovora direktora:

1) vodi bazu podataka telefonskih kontakata rukovodioca;

2) povezuje menadžera sa određenim pretplatnicima;

3) priprema materijale za telefonske razgovore rukovodioca;

4) registruje primljene telefonske pozive na recepciji;

5) preusmerava pojedinačne telefonske pozive na zamenike direktora i druge zaposlene;

6) pribavlja potrebne informacije i prenosi ovlašćene informacije telefonom;

7) uspostavlja kontakt sa sagovornikom, održava i razvija poslovni razgovor tokom telefonskih razgovora;

8) pruža pomoć rukovodiocu u organizovanju i vođenju telefonskih razgovora i video konferencija;

3.1.4. U okviru radne funkcije, organizovanje službenih putovanja za rukovodioca:

1) priprema nacrt radnog zadatka za rukovodioca;

2) priprema nacrt naredbe o službenom putu;

3) izdaje putni list i po potrebi ga registruje;

4) priprema dokumenta za dobijanje vize, stranog pasoša;

5) naručuje menadžeru železničke i avio karte, hotele i transportnu podršku;

6) priprema program putovanja, pojašnjava specifičnosti protokola planiranih događaja;

7) priprema dokumentaciju za put menadžera;

8) pojašnjava datume, pozicije, nazive u programu službenog putovanja;

9) vrši izradu rute upravljača, povezujući je sa redom prevoza;

10) obrađuje materijale o službenom putovanju i sačinjava izveštaj o službenom putovanju;

3.1.5. U okviru radne funkcije, organizovanje rada sa posetiocima u recepciji menadžera:

1) organizuje lični prijem posetilaca od strane upravnika;

2) utvrđuje postupak prijema različitih kategorija posetilaca;

3) vodi evidenciju zakazivanja predbilježbe;

4) registruje posetioce;

5) omogućava brzo razmatranje zahteva i sugestija posetilaca i zaposlenih u organizaciji;

6) organizuje prijem poslovnih partnera u kancelariji;

7) organizuje usluge za rukovodioca i njegove poslovne partnere u kancelariji;

8) služi čaj (kafe) sto u kancelariji;

9) preduzima mere za očuvanje poslovne tajne prilikom prijema posetilaca i njihovog prisustva u prijemnom prostoru i kancelariji upravnika;

3.1.6. U okviru radne funkcije, organizacija pripreme, održavanja i servisiranja konferencijskih događaja:

1) priprema dnevni red događaja;

2) priprema spisak učesnika događaja;

3) obaveštava učesnike o predstojećoj manifestaciji i uslovima učešća;

4) bira mesto i vreme održavanja;

5) izrađuje preliminarne troškovnike;

7) prikuplja tekstove izveštaja i nacrte završnih dokumenata od govornika;

9) sačinjava liste prisustva i spisak upisa učesnika priredbe;

10) kupuje kancelarijski materijal i proizvode za obezbeđivanje pauza za kafu;

11) rješava pitanja tehnička oprema Događaji;

12) pruža pomoć u pripremi izveštaja rukovodioca i materijala za prezentaciju;

13) organizuje pripremu predsedništva i radnih mesta učesnika;

14) organizuje skup i registruje učesnike priredbe;

15) vodi zapisnik sa događaja;

16) organizuje usluživanje u pauzama za kafu;

17) organizuje kulturne manifestacije, prevoz i hotelsku podršku;

3.1.7. U okviru radne funkcije, organizovanje izvršenja odluka, praćenje izvršenja uputstava rukovodioca:

1) proizvodi dokumentovanje odluke menadžera;

2) upoznaje zaposlene u organizaciji sa naredbama rukovodioca;

3) koordinira aktivnosti na sprovođenju odluka direktora;

4) vrši blagovremenu tekuću i preventivnu kontrolu;

5) proverava izvršenje uputstava rukovodioca u propisanom roku;

6) upozorava zaposlene o isteku roka za ispunjavanje uputstava rukovodioca;

7) evidentira izvršenje naloga;

8) sastavlja izveštaje i analitičke izveštaje o sprovođenju uputstava i odluka rukovodioca;

3.1.8. U sklopu radne funkcije, organiziranje i održavanje funkcionalnog radnog prostora za prijemni dio i kancelariju upravitelja:

1) obezbjeđuje radno mjesto rukovodioca potrebnom organizacionom opremom i kancelarijskim materijalom;

2) organizuje prijem kancelarije u skladu sa zahtevima ergonomije i kulture rada;

3) organizuje uređenje enterijera prijemne sobe upravnika;

4) opremi radno mesto kancelarijskom opremom, personalnim računarom i pomoćnom opremom;

5) organizuje prijemnu opremu sa sistemima za skladištenje, neophodnom opremom i obezbjeđenjem kancelarijskog materijala;

6) obezbeđuje skladištenje i zamenu potrošnog materijala, svakodnevno održavanje kancelarijske opreme;

7) naručuje kancelarijski materijal, sredstva za higijenu, prehrambene proizvode;

3.1.9. U okviru radne funkcije, izrada lokalnih propisa koji regulišu rad sekretara:

1) izrađuje opis poslova sekretara;

2) izrađuje pravilnik o sekretarijatu;

3) izrađuje uputstva za kancelarijski rad;

3.1.10. U okviru radne funkcije priprema i izvođenje upravljačke dokumentacije:

1) sačinjava nacrte upravnih (naredbi, instrukcija) i informativno-referentnih dokumenata (službena pisma, potvrde, izvještaji i dopise);

2) štampa službena dokumenta i druge materijale;

3) reprodukuje službena dokumenta;

4) vrši kontrolu prolaska dokumenata u organizaciji (usklađivanje, potpisivanje i odobravanje dokumenta);

3.1.11. U okviru radne funkcije, organizovanje rada sa dokumentima u prijemnom delu menadžera:

1) prima, preliminarni pregled i sortiranje dokumenata primljenih na recepciji rukovodioca;

2) priprema dokumentaciju na razmatranje upravniku;

3) vodi evidenciju dokumenata primljenih na ime rukovodioca;

4) organizuje dostavljanje dokumentacije izvršiteljima;

5) kreira i održava bazu dokumenata rukovodioca;

6) obavlja informativno-referentni rad;

7) prati izvršenje dokumenata i uputstava rukovodioca;

3.1.12. U sklopu radne funkcije, organiziranje skladištenja dokumenata u prijemnom dijelu menadžera:

1) izrađuje delove nomenklature poslova organizacije;

2) vrši formiranje i evidentiranje dosijea za trajno, dugotrajno čuvanje;

3) priprema i prenosi dosijee u arhivu organizacije;

3.1.13. U okviru radne funkcije, pružanje informacija menadžeru:

1) prikuplja i obrađuje informacije potrebne za donošenje informiranih upravljačkih odluka;

2) proverava tačnost, potpunost i konzistentnost podataka, eliminišući dupliranje informacija;

3) pruža podatke u jedinstvenom i lako čitljivom formatu;

4) identifikuje najznačajnije kriterijume za sistematizaciju informacija za kreiranje baza podataka;

5) kreira i koristi baze podataka u organizaciji;

3.1.14. Kao dio radne funkcije, organiziranje informacijske interakcije između menadžera i odjela i službenika organizacije:

1) obaveštava zaposlene u organizaciji o odlukama direktora;

2) organizuje razmjenu informacija između odjeljenja i službenika organizacije;

3) obaveštava zaposlene o predstojećim događajima;

4) organizuje sastanke radne snage sa rukovodstvom;

5) obaveštava rukovodioca o zahtevima zaposlenih o radnim i ličnim pitanjima;

3.1.15. U sklopu ispunjavanja njegovih radne funkcije izvršava instrukcije svog neposrednog rukovodioca.

3.1.16. ……… (ostale dužnosti)

3.2. ……… (ostale odredbe o radnim obavezama)

4. Prava

Sekretar upravnika ima pravo:

4.1. Učestvuje u raspravama o nacrtima odluka, na sastancima o njihovoj pripremi i implementaciji.

4.2. Zatražite pojašnjenja i pojašnjenja od svog neposrednog pretpostavljenog u vezi sa ovim uputstvima i dodijeljenim zadacima.

4.3. Zatražite, u ime neposrednog rukovodioca, i primite od drugih zaposlenih u organizaciji potrebne informacije i dokumente potrebne za izvršenje zadatka.

4.4. Upoznati se sa nacrtima upravljačkih odluka koje se odnose na funkciju koju obavlja, sa dokumentima kojima se definišu njegova prava i odgovornosti na funkciji, kao i kriterijumi za ocjenu kvaliteta obavljanja njegovih radnih funkcija.

4.5. Podnose prijedloge organizacije rada u okviru svojih radnih funkcija na razmatranje neposrednom rukovodiocu.

4.6. Učestvuje u raspravama o pitanjima vezanim za obavljanje dužnosti.

4.7. ……… (ostala prava)

5. Odgovornost

5.1. Sekretar direktora odgovara:

Za nepravilno obavljanje ili neispunjavanje radnih obaveza predviđenih ovim opisom posla - na način utvrđen važećim zakonodavstvom o radu Ruske Federacije;

Za krivična djela i zločine počinjene u okviru svojih radnih aktivnosti - na način utvrđen važećim administrativnim i krivičnim zakonodavstvom Ruske Federacije;

Za nanošenje štete organizaciji - na način utvrđen važećim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

5.2. ……… (ostale odredbe o odgovornosti)

6. Završne odredbe

6.1. Ovaj opis posla je razvijen na osnovu Profesionalni standard" ", odobreno Naredbom Ministarstva rada i socijalna zaštita Ruska Federacija od 6. maja 2015. N 276n, uzimajući u obzir ……… (detalji lokalnih propisa organizacije)

6.2. Zaposleni se sa ovim opisom posla upoznaje prilikom prijema (prije potpisivanja ugovora o radu).

Da se zaposleni upoznao sa ovim opisom poslova potvrđuje ……… (potpisom na listu za upoznavanje, koji je sastavni dio ovog uputstva (u dnevniku upoznavanja sa opisom poslova); u kopiji opis posla koji poslodavac vodi na drugi način;

6.3. ……… (ostale završne odredbe).

Povratak