Трудовые обязанности секретаря. В чем состоят должностные обязанности секретаря. Образец типовой инструкции

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2020 года. должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу "Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях ".

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно - техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно - переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно - регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно - переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно - распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя - образец 2020 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

• Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
• Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
• Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

• Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
• Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
• В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
• Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
• Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

• возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
• отсутствие физической нагрузки;
• комфортные условия работы в теплом помещении;
• полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
• всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

• необходимость постоянно находится на виду у начальника;
• требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
• однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
• в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
• ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

• располагать средним или высшим образованием;
• владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
• знать основы делопроизводства;
• иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
• знать стандартные офисные процедуры;
• при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

• просматривал корреспонденцию;
• сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
• отвечал на телефонные звонки;
• обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
• общался с клиентами;
• контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

• организовать прием или совещание;
• распланировать рабочее время руководителя;
• приобрести канцтовары и прочие вещи;
• заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
• вести протокол собрания;
• подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

• запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
• требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
• решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Александр Юрьевич

Директор кадрового агентства

Posted On 09.12.2017

Главная / Должностные инструкции

Скачать должностную инструкцию
секретаря руководителя (.doc,90КБ)

I. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
4. Секретарь руководителя должен знать:
   1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
   2. 4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
   3. 4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
   4. 4.4. Организацию делопроизводства.
   5. 4.5. Методы оформления и обработки документов.
   6. 4.6. Архивное дело.
   7. 4.7. Машинопись.
   8. 4.8.

      Должностные инструкции

      Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

   9. 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
   10. 4.10. Правила печатания деловых писем сиспользованием типовых форм.
   11. 4.11. Основы этики и эстетики.
   12. 4.12. Правила делового общения.
   13. 4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.
   14. 4.15. Основы административного права и законодательства о труде.
   15. 4.16. Правила внутреннего трудового распорядка.
   16. 4.17. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться спроектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Вернуться назад на Обязанности руководителя

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Секретарь имеет право:

Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

Секретарь руководителя

Образец должностной инструкции секретаря руководителя

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее:

1) высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование;

1) не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

1) специфику основной деятельности организации;

2) основы административного права и трудового законодательства российской федерации;

3) руководящий состав организации и ее подразделений;

4) функции самоменеджмента;

5) принципы и правила планирования рабочего времени;

6) постановку целей;

7) правила проведения деловых переговоров;

8) особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);

9) основы управления временем;

10) телефонные контакты руководителя;

11) функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;

12) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

13) правила поддержания и развития межличностных отношений;

14) правила защиты конфиденциальной информации;

15) порядок подготовки и проведения командировок;

16) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;

17) деловой протокол;

18) этику делового общения;

19) правила организации приема посетителей;

20) правила речевого этикета;

21) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;

22) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

23) правила сервировки чайного (кофейного) стола;

24) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

25) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;

26) правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;

27) составление сметы расходов;

28) основы написания речей и докладов руководителя;

29) правила делового общения, делового этикета;

30) этикет и основы международного протокола;

31) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;

32) принципы, способы информирования сотрудников;

33) управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;

34) инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;

35) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;

36) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;

37) основы эргономики офиса и флористики;

39) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;

40) правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);

41) действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

42) структуру, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;

43) правила документационного обеспечения деятельности организации;

44) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

45) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);

46) виды документов, их назначение;

47) основы документной лингвистики;

48) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);

49) правила подписания и утверждения документов;

50) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;

51) грамматические правила русского языка;

52) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

53) современные информационные технологии работы с документами;

54) порядок работы с документами, схемы документооборота;

55) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

56) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;

57) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

58) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

59) системы электронного документооборота;

60) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

61) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;

62) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

63) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

64) правила подготовки и передачи дел в архив организации;

65) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;

66) состав внешних информационных потоков;

67) состав внутренних информационных потоков;

68) структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;

69) особенности формирования баз данных в организации;

70) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;

71) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

72) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;

73) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;

74) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;

75) формы предоставления управленческой информации;

76) источники управленческой информации;

77) методика отбора источников информации;

78) требования, предъявляемые к управленческой информации;

79) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Секретарь руководителя должен уметь:

1) устанавливать цели, определять иерархию целей;

2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;

3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;

4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;

5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;

6) выбирать и оформлять планировщик;

7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;

8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;

9) выбирать оптимальный ритм работы;

10) анализировать причины невыполнения задач;

11) применять информационно-коммуникационные технологии;

12) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;

13) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

14) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;

15) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;

16) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

17) соблюдать служебный этикет;

18) оформлять авансовые отчеты руководителя;

19) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;

20) оформлять командировочные документы;

21) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;

22) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;

23) применять способы делового общения;

24) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;

25) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;

26) управлять конфликтами;

27) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;

28) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

29) создавать положительный имидж организации;

30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;

32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;

33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;

34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;

35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);

36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;

37) соблюдать правила делового этикета и протокола;

38) поддерживать имидж организации;

39) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;

40) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;

41) обеспечивать безопасность деятельности организации;

42) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;

43) вести сроковую картотеку;

44) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;

45) использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;

46) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;

47) оценивать результаты в рамках поставленных задач;

48) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

49) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;

50) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;

51) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;

52) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;

53) осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;

54) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;

55) составлять и оформлять организационные и методические документы;

56) редактировать тексты служебных документов;

57) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

58) пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;

59) использовать справочные правовые системы;

60) работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;

61) пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);

62) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;

63) пользоваться электронной почтой;

64) пользоваться системами электронного документооборота;

65) пользоваться унифицированными формами документов;

66) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;

67) печатать служебные документы;

68) работать с компьютером, сканером;

69) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;

70) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;

71) составлять и оформлять нормативные акты;

72) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;

73) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

74) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

75) обеспечивать сохранность документов организации;

76) производить подготовку дел для передачи в архив;

77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;

78) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;

79) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;

80) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;

81) вводить новые данные в справочно-информационные системы;

82) вводить в память компьютера электронные образы документов;

83) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;

84) использовать современные технологии сбора и передачи информации;

85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;

86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;

87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

88) предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;

89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;

90) обеспечивать оперативность информационных потоков;

91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);

92) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:

1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;

2) планирование рабочего дня секретаря;

3) организация телефонных переговоров руководителя;

4) организация командировок руководителя;

5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;

6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;

7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;

10) составление и оформление управленческой документации;

11) организация работы с документами в приемной руководителя;

12) организация хранения документов в приемной руководителя;

13) обеспечение руководителя информацией;

14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

1) осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;

2) производит внесение информации в планировщик (органайзер);

3) производит согласование с руководителем временных планов;

4) производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

5) производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

6) производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

7) осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;

3.1.2. В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря:

1) осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;

2) осуществляет ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);

3) производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя;

4) производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);

5) производит перенесение невыполненных запланированных задач;

6) осуществляет выполнение типичных ежедневных дел;

3.1.3. В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя:

1) выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя;

2) производит соединение руководителя с конкретными абонентами;

3) производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;

4) осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков;

5) производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;

6) осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

7) осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;

8) осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;

3.1.4. В рамках трудовой функции организация командировок руководителя:

1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя;

2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;

3) осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;

4) выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;

5) производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;

6) производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;

7) производит подготовку документов к поездке руководителя;

8) выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;

9) осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта;

10) производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке;

3.1.5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:

1) производит организацию личного приема посетителей руководителем;

2) производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;

3) выполняет ведение журнала предварительной записи на прием;

4) производит регистрацию посетителей;

5) осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;

6) осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;

7) осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;

8) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

9) осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя;

3.1.6. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

1) осуществляет подготовку повестки дня мероприятия;

2) производит оформление списка участников мероприятия;

3) осуществляет информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;

4) осуществляет выбор места и времени проведения мероприятия;

5) осуществляет подготовку предварительной сметы расходов;

7) выполняет сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;

9) производит составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;

10) осуществляет закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;

11) осуществляет решение вопросов технического оснащения мероприятия;

12) оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;

13) осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников;

14) осуществляет организацию встречи и регистрация участников мероприятия;

15) выполняет ведение протокола мероприятия;

16) осуществляет организацию сервисного обслуживания во время кофе-пауз;

17) осуществляет организацию культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения;

3.1.7. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

1) производит документальное оформление решений руководителя;

2) осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;

3) производит дкоординацию деятельности по исполнению решений руководителя;

4) осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля;

5) проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;

6) производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

7) производит фиксацию исполнения поручений;

8) производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя;

3.1.8. В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

1) производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

2) осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;

3) осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;

4) производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;

5) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами;

6) производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

7) производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания;

3.1.9. В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

1) осуществляет разработку должностной инструкции секретаря;

2) осуществляет разработку положения о секретариате;

3) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству;

3.1.10. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:

1) выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

2) осуществляет печать служебных документов и других материалов;

3) выполняет размножение служебных документов;

4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);

3.1.11. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:

1) осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;

2) выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;

3) проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;

4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

5) выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;

6) выполняет ведение информационно-справочной работы;

7) производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;

3.1.12. В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя:

1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;

2) производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

3) выполняет подготовку и передачу дел в архив организации;

3.1.13. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией:

1) производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

2) выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

3) осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;

4) производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;

5) производит формирование и использование баз данных в организации;

3.1.14. В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:

1) осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя;

2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

3) производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;

4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;

5) производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;

3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.16. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

← Вернуться