Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
В этой статье вы узнаете, что дает участие в выставках
Участие в отраслевой выставке – это прекрасная возможность увеличить число заказчиков, но для этого придется затратить достаточно много денег. Чтобы оценить адекватность трат на выставочную деятельность, необходимо взвешенно оценить цели участия в выбранном мероприятии, и понять для чего нужно участие в выставках на самом деле.
В перечень самых распространенных целей участия в выставке можно внести следующее:
- существенное увеличивать продажи,
- новые контракты,
- новые клиенты,
- оценка или покупка новых технологий, разработок,
- расширение контактной базы,
- получение инсайдерской информации о проектах конкурентов и потенциальных заказчиков,
- маркетинговое исследование рынка и пр.
Задавая цели, стоит учесть, что на отраслевые выставки приезжает как выставляться, так и участвовать ограниченное количество компаний, при чем их перечень практически не меняется из года в год. Именно поэтому на серьезное расширение рынка сбыта, нахождение новых клиентов рассчитывать не приходится. Часто реальная цель участия в выставке сводится к неформальным или полуофициальным встречам с постоянными клиентами, тогда как новых заказчиков на узкоотраслевых рынках быть просто не может за счет установившейся олигополии или высокого входного барьера на рынок.
Поддержание имиджа компании при участие в выставках
В результате становится актуальным вопрос о целесообразности участия в таких мероприятиях, ведь информацию о перечне выпускаемых продуктах и производственных возможностях можно выслать постоянным клиентам по электронной почте. Отказ от участия в выставках – это серьезная ошибка, которая может существенно подорвать имидж компании, снизить узнаваемость бренда и негативно сказаться на желании клиентов продолжать сотрудничество. Дело в том, что не стоит скидывать со счетов имиджевую часть участия в отраслевых выставочных мероприятиях.
Стенд – это демонстрация успешности развития компании. Наличие новых моделей, технологий и просто качественный стенд с грамотными стендистами – это еще один способ напомнить потенциальным заказчикам и клиентам о своем бренде. Пусть участие в выставке требует от экспонента существенных трат, но эти деньги тратятся на поддержание некоммерческой составляющей бренда и отстаивание ранее завоеванных позиций.
Что ещё дает участие в выставках, кроме текущего анализа рынка?
Встречи с представителями компаний, которые являются постоянными заказчиками – это уникальный источник инсайдерской информации.
Еще до официального объявления о начале нового проекта компании на рынке В2В начинают заранее рассматривать возможных исполнителей, которые будут участвовать в проекте как основные исполнители, субконтракторы или возьмут на себя отдельные операции в формате бенчмаркинга.
Информацию о таких крупных проектах можно получит как во время переговоров на стенде, так и на неофициальной части выставки, которая продолжает после окончания официального времени работы в ближайшем баре или ресторане. Такая информация является стратегически важной, и получить ее нужно как можно раньше – время позволит подготовить наиболее выгодное предложение или подвести собственные производственные мощности под требуемые характеристики. Часто для этого требуется доукомплектовать производство новыми машинами, но такие траты окупаются. По крайней мере, компания может произвести расчеты целесообразности затрат, которые потребуются на модернизацию производственных мощностей, и ожидаемой прибыли от участия в проекте.
Участие в выставках B2B компаний
Если речь идет о таких сферах как машиностроение, металлургия и т.д., то переоснащение производственных мощностей может потребовать от 6 до 12 месяцев. Именно поэтому к моменту официального объявления нового проекта получившая инсайдерскую информацию компания сможет продемонстрировать свою готовность к исполнению заказа и выиграть тендер.
Особенность В2В рынка такова, что в некоторых случаях выполнение крупного проекта под силу 2-5 предприятиям в мировом масштабе. Современные производственные линии, особенно это касается предприятий металлургического комплекса, доступны только крупным отраслевым компаниям, которые имеют возможность вложить деньги в модернизацию производства по последнему слову техники.
Конкуренция между такими производителями настолько высока, что возможность получения инсайдерской информации является практически единственным вариантом опережения конкурентов. Часто участие в крупном проекте позволяет загрузить производственные мощности предприятия на год и более, так что траты на участие в выставке, какими бы большими они ни были, многократно окупаются за счет получения крупных заказов.
Вы: Мы на рынке с 1991 года.
Они: Нам всё равно.
Вы: У вас хорошая динамика развития и молодой, дружный коллектив.
Они: Значит опыта у сотрудников маловато…Что значит хорошая динамика развития?
Вы: Опытные специалисты со стажем 20 лет!
Они: Хватит этой мути. Покажите, что вы сделали и чем будете мне полезны. Дайте конкретику.
Они – посетители сайта, потенциальные клиенты или партнеры, которые хотят узнать о вашей компании и пользе от сотрудничества с вами. А ещё они сомневаются в вашей компетентности и надежности, поэтому и открыли страницу «О компании».
Как написать текст на страницу «О компании», чтобы убедить посетителя, что ваша компания помогает решать проблемы, которые его сейчас волнуют? Сделать это в среде озлобленных, сошедших с ума от рекламы и «выгодных предложений» клиентов?
Проблема в том, что у вас все как у всех:
- низкие цены;
- надежное оборудование;
- современные технологии;
- специалисты – профессионалы своего дела, у которых клиентоориенитрованность на нуле.
Если не знаете, как написать текст о компании для сайта, и нужны примеры, то эта статья для вас.
Телепорт по статье:
Мы первые на рынке! У нас лучшие технологии производства, индивидуальный подход и оборудование немецкого качества.Текст «О компании», что там должно быть?
Похвалить свою компанию – плохая идея. Написать честно: компания «N» создана, чтобы заработать много денег – это тоже как-то не цепляет.
Люди эгоистичны. О чём думает посетитель сайта? О себе! Чего он боится больше всего? Что его разведут на деньги. Например: вместо бани построят «халупу», где температура не поднимается выше 80 градусов, углы отсыревают, дверь разбухла от влаги, а в мойке живет ближайший родственник пенициллина.
Как успокоить посетителя? Профессиональный коллектив, гарантия на все виды работ (без сроков), максимально сжатые сроки (без конкретики) или опыт на рынке в 12 лет? Вас это успокаивает? Меня нет.
Если Вы не Apple, Газпром или Coca-Cola, то о компании нужно что-то рассказать.
Что должно быть на странице «О компании»:
- Чем занимается компания и как она может помочь.
- Кто обращается в компанию.
- Почему вы сможете помочь, а вот Васька (мой сосед) не сможет и чем ваша помощь отличается от помощи Васи. В чем вы луче конкурентов?
- Вы уже помогли кому-нибудь? Докажите примерами своей работы. Покажите задачи, которые вы уже решили.
- Зачем вы пишите, что у вас работают только русские бригады строителей? Покажите мне людей, которые будут отвечать за результат, желательно, в лицах.
- Почему вы рассказываете о крутом офисе, разве нельзя просто показать фотографию.
- С кем вы работаете и кто вас рекомендует.
Правда в том, что клиенту не нужна ваша компания. И Васька ему тоже не нужен. Ему нужно, чтобы:
- обои в комнате были поклеены ровно;
- ремень ГРМ заменили в выбранное время и с гарантией 6 месяцев;
- баню построили за 3 месяца, чтобы уже зимой фигачить веничком своих друзей.
Клиенту нужно решение его проблем и вот тут начинается самое интересное.
Типичный клиент. Я не хочу ничего решать. Не хочу ни о чём думать. Копирайтер, не насилуй мой мозг! Я просто хочу и не париться.
Пример текста о компании – приёмы, повышающие доверие
Конкретность, доверие и доказательства – этого ждёт потенциальный клиент, когда ему интересны ваши услуги. Но что-то скребёт на душе. И поэтому он идёт на страницу «О компании». Идёт в поисках ответов.
Когда даже котик не доверяет
Страница о компании создана для сомневающихся клиентов. Она – последний шанс убедить человека, что Вы не верблюд.
Давайте найдём несколько примеров текстов «О компании», выделим интересные моменты и разберём неудачные примеры, чтобы не размахивать руками в кромешной темноте.
Общие советы:
- говорите о проблемах клиента и их решении;
- будьте конкретны;
- отстройтесь от конкурентов;
- доказывайте свои слова фактами;
- демонстрируйте результаты своей работы (фото, видео, рекомендации);
- обработайте вопросы клиентов;
- нарисуйте портрет потенциального клиента;
- сделайте неожиданное предложение;
- используйте авторитет генерального директора;
- покажите свой лучший кейс;
- предложите что-то бесплатно.
Я так могу список из 50 пунктов написать. Но от этого не будет толку. Эти советы пусты. Только примеры текстов о компании могут помочь.
Пример текста о компании №1
Люблю я строительные организации. Тут столько можно написать. Но пишут всякую ерунду (жмите на изображение, открывается в новой вкладке)
Пример текста «О компании» (kachestvo53.ru)
Мало того что из текста сложно выудить полезную информацию, так его ещё и читать тяжело. Объём большой, но непонятно для чего он нужен?
Сайт у компании интересный. Можно посмотреть на 3D модель дома. Вот бы ещё добавить в карточку 3D модели уже построенные дома. В галерее выполненных работ свалено всё в кучу, а вот это уже плохо.
Каким может быть текст о компании? Например:
Компания «ГК доступное качество » строит дома, коттеджи, бани и обустраивает придомовую территорию. К нам обращаются, чтобы заказать проект объекта под ключ или сэкономить на нём, выбрав готовый вариант с оригинальными доработками. Строим из древесины, кирпича, газобетона в Нижегородской области и ближайших регионах (в т. ч. на юге Ленинградской области).
Проекты под ключ могут включать в себя (мы не навязываем все услуги, их выбираете вы):
- проектирование зданий в своем архитектурном бюро;
- весь комплекс строительных работ: фундамент, стены, крыша, печка, камин, внешняя и внутренняя отделка;
- обустройство участка: ландшафтные работы, строительство заборов, колодцев, беседок, навесов и хозяйственных построек;
- создание и подключение канализации, электричества, водоснабжения и разработка системы отопления на газовой или дровяной основе.
Больше всего преуспели в строительстве домов, русских бань и коттеджей из оцилиндрованного дерева. Уже закончено более 20 подобных проектов. Посмотрите на наши работы в галерее
.
Преимущества, которые помогают нам преуспевать на рынке с 2002 года:
- Строительство небольших бань и домов (6х4, 8х6) за 2 месяца , благодаря своему автопарку, опыту подобных работ и наличию готовых срубов.
- Профессиональная разработка дизайна домов и территорий с возможностью 3D моделирования – у нас своё архитектурное бюро (вы уже могли видеть проекты в 3D графике , на некоторые из них действует скидка более 100 000 рублей – ищите метку «Акция»).
- Разработка проекта под ключ. В нашем проектном бюро визуализируют мечты. Разработка 3D-проекта бесплатна. Но только если за его реализацию возьмёмся мы. В противном случае, проект дома будет стоить 50 000 руб., бани 20 000 руб. С нашими чертежами его сможет реализовать любой грамотный строитель.
и бла, бла, бла…
Как можно видеть, я ничего не изменил. Всё это есть в тексте о компании на сайте. Но это похоронено между строк, слов и букв. Вот мне свой вариант нравится больше, ещё бы графику добавить. А вам?
Надеюсь, что этот пример текста о компании приоткрыл завесу, как писать такие материалы.
Одного проекта мало. Поэтому давайте выберем другую тему.
Пример текста о компании №2
Этот кусочек текста взят с сайта socialit.ru. Компания «SOCIAL» (нажмите, откроется в новой вкладке).
Не знаю почему. Может я ещё молодой. Но в моём понимании «молодые прогрессивные специалисты» – это студенты, которые не нашли себе работу и основали свою «компанию».
Несмотря на отдельные ужасы текста, в нем есть полезная информация. Что есть хорошего в тексте о компании:
- выделено 4 направления;
- есть постановка проблемы клиента;
- работают круглосуточно.
Однако есть и проблемы. В последнем абзаце я увидел «стандартное время выполнения заказа – 1 день». Неужели сейчас будет неожиданная и сильная гарантия? Нет, ее нет. А вот написали бы, что: если мы не устраним проблему за 1 день, то вернём 5000 рублей за каждый день просрочки. Вот это было бы мощно. Но этого нет.
Писать ещё один текст я не буду. Потому что словосочетание «данная миссия…» заставило вспомнить меня о миссии этого текста.
- Текст о компании – это идеальная возможность для использования «инфостиля». Нужно оперировать фактами. Пусть их будет немного. Пусть они покажутся мелочью. Из мелочей собирают отличие и отстройку от конкурентов.
- Покажите свои сильные и слабые стороны. Существуют сотни компаний с похожими услугами. Но даже у близнецов есть отличия, по которым их легко различают родители – характер и жизненный опыт. Расскажите о нем.
- Компания – это не помещения, бетон и компьютеры, а группа людей. Они работают, чтобы заработать денег. Ни один здравомыслящий человек не станет отдавать деньги за слова и обещания. Ну, может 1 или 2 раза отдаст по своей наивности и неопытности. Люди готовы платить за результат и за решение задач.
- Пишите для Клиента, думая от Клиента. Когда компания сыпет прилагательными, оперирует сомнительными фактами и рассказывает о своей исключительности, то доверие к ней скатывается в ноль. Есть простая формула продаж, которая работает лучше всего: было – заплатили денег компании N – стало. Покажите всю цепочку в логичной последовательности.
- Шаблон написания текста о компании:
- чем занимаемся;
- что у нас получается лучше всего;
- кто к нам обращается;
- примеры наших работ;
- лучший проект;
- в чём отличие компании;
- наша команда в лицах;
- наша компания в цифрах;
- что о нас говорят клиенты;
- какие гарантии мы даём.
Веб-райтеры и копирайтеры наверняка спросят, а как написать текст о компании, когда перекупщик ничего не может сказать о ней. Проявите наблюдательность, если у компании уже есть сайт. Свяжитесь с конечным заказчиком или попросите посредника переслать Ваш бриф. Если Вы не выйдете на представителя компании, то текст будет заштампованным, неказистым и неэффективным.
Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.
ФАЙЛЫ
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.
На чьё имя писать
Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.
Общие правила написания предложения
В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на или прайс с перечнем товаров и услуг.
Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.
В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).
Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.
Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.
Содержание основной части письма о сотрудничестве
Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.
Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.
В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.
Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.
Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.
Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).
Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.
Что в письме должно быть обязательно
Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:
- наименование компании-отправителя,
- её адрес и телефон для связи,
- должность и ФИО её представителя,
- суть предложения.
Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.
Правила оформления письма о сотрудничестве
Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).
Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.
Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.
Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.
Как отправлять письмо
Отправлять письмо можно несколькими способами.
- Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
- Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
- Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
- Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).