Благополучное развитие компании во многом зависит не только от действий руководства, но и от того, насколько продуктивна работа сотрудников. Когда есть поощрения, люди обязательно будут стараться. Компания может стимулировать не только материально, но и морально – объявить благодарность за работу.
Что это за документ и почему он важен
Так называемое письмо-благодарность – это некоммерческое деловое письмо, которое выражает признательность работнику за определенные достижения. Например:
- выполнение поручения;
- перевыполнение плана;
- успешную реализацию проекта;
- инициативность и т. д.
На первый взгляд, может показаться, что благодарность за хорошую работу, многолетний труд или сотрудничество никому не нужна. Но это заблуждение.
Во-первых, работнику будет приятно, что руководство оценило все старания. Появится признание и уважение среди окружающих и коллег. В результате захочется работать еще лучше.
Во-вторых, такой вид поощрения стимулирует сослуживцев соблюдать трудовую дисциплину и успешно выполнять обязанности.
В-третьих, факт поощрения положительно влияет на карьеру работника.
В статье 191 ТК РФ перечислены разные виды поощрений. В числе которых – объявление благодарности. Если у вас нет возможности выдать премию или купить ценный подарок, порадуйте сотрудников хотя бы письмом-благодарностью.
Когда принимают решение
Обязательное условие оформления рассматриваемого документа – добросовестное исполнение обязанностей в соответствии:
- с должностной инструкцией;
- требованиями по охране труда;
- правилами внутреннего распорядка;
- квалификационной характеристикой работ;
- другими документами.
Основной причиной объявления благодарности за труд сотруднику может стать:
- улучшение показателей труда;
- участие в значимом мероприятии;
- предложения по улучшению работы организации;
- значительное перевыполнение плана работ;
- выполнение серьезного проекта;
- совершенствование технологий предприятия и т. д.
Конкретные заслуги должны быть зафиксированы во внутренних нормативных документах фирмы.
Как пишут благодарность: общий подход
Многих работодателей интересует вопрос, где взять образец и как написать благодарность за хорошую работу. Строгих правил не существует, но при составлении текста старайтесь придерживаться официально-делового стиля и используйте фирменный бланк. Общая структура документа примерно такова:
Как написать благодарственное письмо за сотрудничество
Образец текста благодарности за сотрудничество представлен ниже. В этой бумаге указывают такие же реквизиты, как при написании деловых писем: Ф.И.О. человека, должность. Также ставят подпись работодателя, его должность, инициалы и фамилию.
Особенность заключена в том, что выражают слова благодарности и надежды на продолжение деловых отношений в дальнейшем.
Благодарственное письмо - это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: , либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.
Как написать благодарственное письмо
Благодарственное письмо имеет такую же форму и структуру, как обычное :
- Шапка документа.
Необязательный элемент благодарственного письма - пишется в случае необходимости. Размещается шапка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека. - Обращение.
Указывается ФИО человека, в случае если письмо адресовано какому-то конкретному лицу. - Текст благодарственного письма.
Слова благодарности. Шаблонные фразы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность», «Выражаем глубокую признательность…», «Выражаем благодарность…» и т.п.). - Подпись.
В нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его должность и ФИО.
Образцы и шаблоны благодарственного письма
Оформление благодарственного письма желательно осуществлять на фирменном бланке организации либо на специальном типографском бланке, на праздничной бумаге.
Благодарственное письмо — один из лучших инструментов обоюдного пиара. При грамотном использовании это не только способ выразить признательность и сказать “Спасибо”, но и найти новых клиентов, установить и упрочить полезные деловые связи (нетворкинг) и даже повысить продажи. Себе. Об этом и о многом другом с примерами, шаблонами, образцами и бланком, чтобы скачать, — в сегодняшней статье.
Сила благодарственного письма
Поскольку благодарственное письмо в большинстве случаев пишется на фирменном бланке и заверяется печатью (не всегда) и подписью, то его воспринимают как официальный документ. И здесь срабатывает : раз документ официальный, то подлинность его не вызывает сомнений. И если обычным отзывам могут не поверить, то благодарственным письмам верят практически всегда.
Кроме того, раз мы заговорили о психологических триггерах, то здесь актуальны еще три:
- . Когда Вы показываете клиентам благодарственные письма, они видят, что Ваши товары или услуги пользуются спросом и с большей охотой обращаются к Вам.
- . Мало того, что официальные благодарности смотрятся весьма эффектно, они передают Вам или Вашей компании «вес» тех, кто благодарит. И чем солиднее автор письма, тем большее впечатление оно производит на читателя.
- Благорасположение. Вы можете по своей инициативе написать благодарственное письмо, чтобы расположить к себе человека. Это отличный инструмент установления и усиления деловых связей.
Другими словами, вне зависимости от того, выражаете Вы или принимаете благодарность, письменно зафиксированное “Спасибо!” играет на руку обеим сторонам. Более того, это один из немногих маркетинговых инструментов у которых практически нет противопоказаний и побочных эффектов (главное — не перегибать палку, и об этом — чуть ниже).
Виды благодарственных писем
Условно можно выделить три вида:
- Формальные письма
- Кейсы
- Косвенная реклама
Давайте рассмотрим каждый из них по отдельности.
1. Формальные благодарственные письма
Пожалуй, это самый распространенный вид. Отличается универсальностью и абстрактностью, без какой-либо конкретики. Носит, скорее, номинальный характер и чаще всего пишется в официально-деловом стиле по шаблону. Перед основным текстом идет заголовок “Благодарность” или аналог.
Давайте рассмотрим, как этот шаблон реализовать на практике. Как я уже говорил, он универсальный, а потому подходит для любых ситуаций и ни к чему не обязывает. Объем текста при этом может быть любым: от двух строк до страницы А4 (редко и нужно постараться — столько «воды» налить!). На практике 1-2 абзацев более чем достаточно.
а) Благодарственное письмо за сотрудничество (пример)
Компания ООО “Рога и копыта” выражает благодарность ОДО “Серебряные подковы” за
сотрудничество и высокий уровень сервиса.
Подобный образец можно использовать не только в корпоративном сегменте, но и для частных нужд, например, чтобы сказать “спасибо” учителю, воспитателю или родителям в попечительском совете. Посмотрите.
б) Благодарственное письмо родителям (пример)
Администрация школы №12345 выражает благодарность родителям ученика 11 “В” класса, Иванова Ивана, за активное участие в подготовке к фестивалю “Весна-2018”.
При этом обратите внимание, что письмо может быть как с упоминанием конкретного человека, так и собирательным, указывающим на группу людей (например, быть адресовано всем родителям).
в) Благодарственное письмо сотруднику (пример)
ООО “Синий трамвайчик” выражает благодарность главному бухгалтеру Ивановой Анне Ивановне за честность, добросовестное выполнение должностных обязанностей и мужественное прохождение проверки госконтроля и ОБЭПа.
Бывают ситуации, когда одного “Спасибо” мало и хочется укрепить отношения. В такой ситуации можно использовать усиленный шаблон.
Здесь все то же самое, только в конце используется связующая вставка, которая дает понять, что это только начало, и за благодарностью следует продолжение отношений.
г) Благодарственное письмо руководителю (пример)
Коллектив ООО “Лакмусовый индикатор” выражает благодарность руководителю отдела продаж Сергееву Сергею Сергеевичу за профессиональный подход к управлению и мотивации сотрудников. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Как видите, тексты формальных благодарственных писем похожи и чуть меньше чем полностью состоят из штампов и клише. Да, они скучны. Однако в этом их и особенность. Они выдержаны так, как их ожидают увидеть. Ни больше ни меньше. Кроме того, креатив в благодарностях далеко не все могут понять и оценить, особенно если Вы планируете использовать письма как маркетинговый инструмент.
Дело в том, что ключевое значение имеет само наличие письма, а не его содержание. Например, если у Вас благодарность от Государственной Думы или “Газпрома”, какая разница, что в ней написано? Более того, формальные письма просты в написании, ни к чему не обязывают и никак не компрометируют автора. Что в свете определенных обстоятельство весьма актуально.
2. Благодарственное письмо как кейс
Это более сложный формат, но он работает на порядок эффективнее для того, кого благодарят. Впрочем, он же требует и дополнительной ответственности от автора. Главная особенность и отличие от предыдущего формата: здесь конкретно указывается результат, за который говорят “Спасибо”. Шаблон письма выглядит вот так.
Шаблон письма-кейса.
д) Благодарственное письмо за помощь (пример)
ИД “Скрепка” благодарит ИП Иванова И.И. за помощь в подготовке продающей презентации. Разработанная презентация произвела впечатление на потенциальных партнеров издательства и стала ключевой составляющей в закрытии сделки на сумму 15 млн. рублей. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Хорошая новость: при подготовке писем-кейсов нет жестких требований. Их можно писать в свободном стиле: в официально-деловом или в нейтральном, в разговорном — как угодно. Лично я сторонник нейтрального стиля, потому что, как уже писал, креативные ухищрения далеко не все могут понять и оценить. Главное — чтобы в письме фигурировали цифры и факты. На практике письмо может выглядеть вот так.
Кейс — это готовый маркетинговый инструмент, который свидетельствует о том, что человек, которого благодарят, умеет решать поставленную задачу и ориентируется на результат. Это ценится и производит впечатление куда сильнее. К слову, подход можно использовать и в бытовых ситуациях. Посмотрите другой образец.
е) Благодарственное письмо саду (пример)
Родительский комитет группы №1 выражает благодарность администрации ДДУ №1 и лично заведующей, Ивановой Анне Ивановне, за дополнительные меры, принятые для обеспечения безопасности воспитанников. По инициативе Ивановой А.И. детский сад был оборудован комплексной системой видеонаблюдения, а горки на площадках заменены на травмобезопасные.
Впрочем, в таких письмах есть нюанс. Если перегнуть палку с эмоциональной составляющей, можно получить противоположный эффект. На этом, к слову, основан весьма коварный принцип “смещения начальника”. Если интересно, напишите в комментариях — я расскажу о нем более подробно.
Если Вы хотите выразить искреннюю благодарность «живым языком», то пишите как чувствуете. Тогда письмо получится куда более эмоциональным и цепляющим. Например так.
ж) Живая благодарность
От всей души хочу поблагодарить администратора спортивного центра “ХХХХХ” Иванову Анну. Я потерял барсетку с документами и кошельком за день до отпуска и думал, что это конец. Анна не только организовала поиск, но и доставила пропажу ко мне на работу в течение 20 минут. Такого профессионализма и сервиса я еще не встречал. Спасибо огромное!
По такому же принципу можно писать благодарность воспитателю, курьеру, организации — кому угодно.
Письмо-кейс можно написать и лично. Но тогда это уже не будет публичный документ, и использовать его в качестве маркетингового инструмента не получится. Тайна частной переписки, как-никак.
3. Благодарственное письмо как косвенная реклама
Этот тип чем-то похож на кейсы. Но имеет одну ключевую особенность. В ходе предметного описания делается акцент на коммерческой составляющей товаров или услуг того, кто говорит “спасибо”. Прием достаточно хитрый. Посмотрите пример.
е) Благодарственное письмо учителю
Хочу сказать спасибо учителю информатики СШ №1, Иванову И.И., за то, что привил любовь к программированию и обучил его основам. Благодаря его базе я получил профессиональное образование и основал компанию “ЭВМ Солюшнз”, которая на сегодняшний день является одним из основных поставщиком услуг IT-аутсорсинга в Австралию и Сидней. Рекомендую Иванова И.И. как первоклассного преподавателя.
Другими словами, основная идея этого письма — это поблагодарить и рассказать о себе. И здесь особенно важно чувство меры. В противном случае получится некрасиво. Идеальный вариант: подчеркнуть достоинства того, кому пишете письмо и усилить эти достоинства своим продуктом. В реальности письмо может выглядеть вот так.
Наглядный пример того как можно и выразить благодарность, и рассказать об издании и организуемой выставке.
Как получить благодарственное письмо
Если с написанием все более-менее понятно, то встает вопрос: как получить благодарственное письмо, скажем, от клиента? Более того, не просто отзыв по электронной почте, а фирменный бланк с печатью и подписью. Здесь есть три варианта.
- Вариант №1: ждать, пока клиент сам предложит написать. Для этого нужно превзойти все ожидания, да и то вероятность такого исхода крайне низкая. Поэтому я этот вариант не рекомендую.
- Вариант №2: попросить написать благодарственное письмо. Неплохой вариант, но применять его нужно сразу после завершения работы, пока сильны впечатления. Впрочем, есть риск, что придется ждать вплоть до нескольких недель и постоянно напоминать.
- Вариант №3: написать текст самостоятельно и предложить клиенту отредактировать его, распечатать на фирменном бланке и подписать. Аналог варианта 2, но куда более быстрый в реализации.
Как разместить письма на сайте
Если Вы планируете использовать благодарности клиентов как маркетинговый инструмент и размещать на сайте, то обратите внимание на следующую карту кликов. Я наблюдаю ее и на своем сайте, и на сайтах некоторых клиентов, которые также используют этот маркетинговый рычаг.
Больше всего кликов и просмотров получает первое письмо. Поэтому убедитесь, что оно наиболее ярко раскрывает Вашу экспертизу. Например, у себя на сайте я поставил письмо с отзывом на копирайтинг для сложных IT-услуг, поскольку ко мне часто приходят клиенты именно из этого сегмента. И, да, как видите, рекомендательные письма читают.
Шаблон благодарственного письма для скачивания
Чтобы вам было проще, я подготовил бланк письма благодарности (образец) в системе Google Docs. Вы можете создать копию на своем Google Диске, изменить текст, скачать или распечатать.
В заключение
Как и любой текст в копирайтинге, благодарственное письмо должно решать поставленную задачу. Если Вы хотите, чтобы оно работало на продажи — используйте подход кейсов. Если хотите взаимную выгоду — используйте кейсы с косвенной рекламой. Если просто хотите сказать спасибо без обязательств и ответственности — используйте шаблонные решения. Они простые, но эффективные.
Как видите, ничего сложного здесь нет. Пробуйте, и у Вас все получится!
Желаем Вам дальнейшего процветания, успехов в благородном деле и личного счастья. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением,Петр Петров Письмо #7:Уважаемый Иван Иванович, Выражаю Вам, членам вашего коллектива искреннюю благодарность за отлично проведенную поездку для группы детей с физическими ограничениями, членами их семей и социальными работниками муниципального учреждения [название]. Интересный маршрут, доброе и внимательное отношение, Ваше спонсорское участие доставили настоящую радость детям, круг общения которых – в силу состояния здоровья – ограничен стенами квартиры.Желаем Вам и членам Ваших семей здоровья, счастья, благополучия. Очень надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Простые советы о том, как выразить благодарность за сотрудничество
Желаю стабильности, новых достижений и процветания Вашему делу на благо родного края! С уважением,Петр Петров Письмо #27:Уважаемый Иван Иванович, [название учреждения] сердечно благодарит Вас за оказанную благотворительную помощь. Благодаря Вашей поддержке дети из многодетных малообеспеченных семей смогли совершить незабываемую экскурсию на теплоходе.
Внимание
Забота о подрастающем поколении, а особенно о детях, лишенных родительской заботы, — наша общая задача. Мы очень рады, что в Вашем лице нашли отзывчивого, неравнодушного и замечательного человека.
Инфо
Желаем Вам дальнейших успехов и процветания. С уважением,Петр Петров Письмо #28:Уважаемый Иван Иванович, Из истории России мы знаем, что благотворительность всегда была присуща русскому народу. Вы подтвердили это, изыскав средства для помощи нашим детям, болеющим тяжелыми недугами.
One more step
Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая 7117 Письмо-благодарность Это служебное письмо, в котором выражается благодарность за оказанную помощь, услугу, поддержку, приглашаете т.д. «Кодекс вежливости»делового человека предусматривает: не стоит ждать удобного случая, чтобы выразить адресату благодарность. Делать это следует всегда вовремя. Письма-благодарности является гарантией налаживания и дальнейшего пидтрима.
Важно
Ання добрых партнерских отношений. Такие письма помогут вам прослыть воспитанной и порядочной человекрядної людини. Разумеется, нельзя перечислить все формы выражения благодарности, однако приведем примеры типичных из них.
Воспользовавшись ими, вы сможете прослыть приличное человека и реализовать свои планы в общений. УНИ с партнерами: . Уважаемые господа! . Позвольте выразить искреннюю благодарность за дружеский прием, который.
Благодарственное письмо за помощь
Ведь именно способные дети в будущем займут руководящие посты, будут развивать нашу экономику, культуру и политику. Может, тебе сейчас и кажется странной связь в выигранной олимпиаде по обществознанию с процветанием нашего общества.
Но все же знай, именно знания этого предмета помогут стать успешным и добропорядочным гражданином нашей страны. С уважением, директор школы. Пишем благодарственное письмо за участие Лучший способ поощрить учеников за активную школьную деятельность — это выписать им грамоту. Сегодня для поступления в престижные вузы требуется как можно больше благодарностей и различных медалей. Конечно, за участие в школьном концерте не стоит выписывать грамоту, а вот за выступление в городской команде, например, КВН, можно и выразить благодарность. Ведь такая деятельность учеников поддерживает престиж учебного заведения.
Как написать благодарственные письма за оказанную помощь? образец письма
С уважением,Петр Петров Письмо #12:Уважаемый Иван Иванович, Администрация [название учреждения] выражает Вам искреннюю признательность и благодарность за оказанную помощь в приобретении игрового комплекса для оборудования детской площадки. Спасибо Вам, что приняли участие в создании современной игровой площадки, которая очень способствует физическому, психологическому и эмоциональному развитию воспитанников.
С Вашей помощью жизнь детей-сирот стала более яркой и содержательной. Желаем Вам и всему Вашему коллективу неиссякаемой энергии, процветания, здоровья и благополучия. С уважением,Петр Петров Письмо #13:Уважаемый Иван Иванович, Нам хорошо известно, как много добрых и хороших дел Вы делаете для людей.
Благодарственное письмо за помощь (образцы)
Предыдущая1234Следующая ⇒ Письмо 1: Уважаемый Иван Иванович. Администрация [название учреждения] выражает благодарность за оказанную спонсорскую помощь в организации краевого конкурса детского творчества.
Успешная реализация этого социально значимого проекта была бы невозможна без Вашего участия. Желаем Вам и все коллективу «Делопись.ру» здоровья, интересных замыслов и их благополучных воплощений, ярких, значительных событий, личного счастья и дальнейшего процветания компании.
С уважением, Петр Петров. Письмо 2: Уважаемый Иван Иванович, Администрация [название учреждения] сердечно благодарит сотрудников «Линии жизни» за доброту и милосердие. Помощь, оказанная Вами, послужила во благо: помогла детям-сиротам ощутить Вашу заботу и внимание.
Примите искреннюю признательность за неравнодушное отношение к проблемам детей, оставшихся без родительского тепла.
Благодарственное письмо за сотрудничество: текст и образец делового документа
Уверен, что Ваш пример показателен и для других благотворителей. Оказывая помощь, Вы дарите не просто материальные ценности, а даете радость и надежду.
Пусть Ваша доброта и щедрость вернутся к Вам сторицей. Желаю Вам всяческих благ, здоровья, процветания и побольше тепла на Вашем жизненном пути.
С уважением,Петр Петров Письмо #5:Уважаемый Иван Иванович, Выражаю Вам искреннюю признательность и сердечную благодарность за оказание финансовой поддержки в поездке [поездка]. Желаю Вам здоровья и благополучия, Вашей фирме процветания на российском и международном рынке.
С уважением,Петр Петров Письмо #6:Уважаемый Иван Иванович, Администрация, коллектив и воспитанники [название учреждения] выражают Вам и Вашей славной команде глубокую благодарность за систематическую благотворительную помощь в приобретении детских товаров, одежды и игрушек для детей-сирот, за человеческую сердечность и милосердие.
Благодарственное письмо за помощь.
При этом указываются имя и фамилия, может быть упоминание должности, ставится личная подпись.Обращение Это обязательный элемент, который присутствует в любой официальной бумаге. Так как письмо с благодарностью — это документ, обращение есть всегда, часто сопровождается словом «уважаемый».
Человек называется по имени и отчеству, редко может быть добавлена фамилия. Если благодарность направляется всему коллективу, то пишут «уважаемые коллеги (название организации)».
Реквизиты письма Реквизиты могут быть представлены в письме по минимуму: только наименование организации, должности лица, который составляет документ.
Благодарности за помощь и сотрудничество
Коллектив [название учреждения] выражает Вам искреннюю благодарность за спонсорскую поддержку и посильную помощь. Огромное человеческое спасибо! С уважением, Петр Петров Письмо 9: Уважаемый Иван Иванович, [название учреждения] благодарит Вас за заботу и милосердие по отношению к детям, оказавшимся в трудном материальном положении. Спасибо Вам за чуткость и способность сопереживать, умение и желание поддержать тех, кто в этом нуждается. С уважением, Петр Петров Письмо 10: Уважаемый Иван Иванович, Из истории России мы знаем, что благотворительность всегда была присуща русскому народу. Вы подтвердили это, изыскав средства для помощи нашим детям, болеющим тяжелыми недугами. Конечно, море ладонями не вычерпать, но, внося свою лепту в благое дело, Вы дарите лучик тепла, улыбку и лепесточек надежды этим детям.
Благодарности за помощь и сотрудничество окружающий мир
Депутату Благодарственное письмо депутату за оказанную помощь может быть направлено председателю Государственной Думы на имя соответствующего чиновника или же быть личным обращением к человеку, оказавшему поддержку. Его содержание также различно: от благодарности за конкретно указанный решенный вопрос до обобщенной признательности. Пример «Председателю Государственной Думы Корешкову А.С. Благодарственное письмо за оказанную помощь. Хочу выразить свою благодарность депутату Государственной Думы Машкову Андрею Сергеевичу, который всегда откликается за просьбы горожан, своевременно решает вопросы и вообще всячески содействует благоустройству нашего города. От себя хочу пожелать ему всяческих благ и успехов. С уважением, житель Екатеринбурга Вячеслав Миронов». Личное обращение «Уважаемый Эдуард Семенович! Большое спасибо вам от всей нашей семьи за решение нашего жилищного вопроса.
Как написать благодарность за помощь и сотрудничество
С уважением, Петр Петров Письмо 4: Уважаемый Иван Иванович, Выражаю Вам искреннюю признательность и сердечную благодарность за оказание финансовой поддержки в поездке [поездка]. Желаю Вам здоровья и благополучия, Вашей фирме процветания на российском и международном рынке.
С уважением, Петр Петров Письмо 5: Уважаемый Иван Иванович, Администрация [название учреждения] выражает сердечную благодарность Вам и Вашим сотрудникам за благотворительную помощь в виде [компьютерной техники]. Благодарим Вас за проявленное милосердие и чуткое отношение к людям, нуждающимся в помощи! Желаем компании «Линия жизни» дальнейшего благополучия, процветания и успехов.
С уважением, Петр Петров Письмо 6: Уважаемый Иван Иванович, Администрация [название учреждения] выражает Вам искреннюю благодарность за оказание адресной поддержки детей из многодетных, приемных и неполных семей, проживающих на территории г.
Благодарственное письмо за спонсорскую помощь в настоящее время широко используется в деловой практике. Такое письмо может рассматриваться как проявление вежливости, а также как способ поддержания взаимовыгодного сотрудничества.
Правила оформления благодарственных писем
Благодарственные письма обычно пишут в произвольной форме. Жестких правил по их оформление нормативными документами не установлено. Поэтому можно рекомендовать лишь следовать общим правилам, установленным для оформления документации.
В настоящее время действует ГОСТ 6.30-2003, регламентирующий основные требования при оформлении документов.
С 01 июля 2019 года вступит в действие национальный стандарт РФ – ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”.
Поэтому в данной статьи будем руководствоваться требованиями нового ГОСТа.
Общие требования к документам
Согласно нового ГОСТу при оформлении документа следует соблюдать следующие общие требования:
- Документы могут быть созданы как в бумажном виде, так и в электронной форме.
- Если в документе более одной страницы – страницы следует пронумеровать.
- При создании документа можно использовать и лицевую, и оборотную стороны листа. В случае двустороннего документа необходимо выдерживать одинаковые по шире поля. Левое поле на лицевой стороне и правое поле – на оборотной должны иметь одинаковый размер, достаточный для того, чтобы текст документа читался после того, как документ будет подшит.
- В документе следуют отдавать предпочтение следующим видам и размерам шрифтов:
- Times New Roman № 13, 14;
- Arial № 12, 13;
- Verdana № 12, 13;
- Calibri № 14 и аналогичные.
В таблицах документа могут быть использованы шрифты меньших размеров.
- Новый абзац должен иметь отступ шириной 1,25 см.
- Заголовки следует размещать с отступом, либо по центру текста.
- Реквизиты, состоящие более чем из одной строки, следует оформлять через один межстрочный интервал.
- Строки основного текста документа должно отстоять друг от друга на 1 – 1,5 межстрочных интервала.
- Текст документа следует выравнивать по ширине листа (равномерно).
- При формировании реквизитов следуют выдерживать определенный размер строки. Длина строки при угловом размещении должна быть не более 7,5 см, при продольном – не более 12 см.
- Внутренним локальным актом организации может быть предусмотрено при оформлении реквизитов, заголовков, других фрагментов текста использование полужирного шрифта.
- Допускается оформление документа с титульным листом.
Оформление отдельных блоков благодарственного письма. Наименование организации
Справочные данные по организации
Справочные данные обычно включают почтовый адрес организации, номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации при наличии. Если почтовый адрес не совпадает с местом, по которому организация фактически находится, следует указать и его.
Адресат (получатель) письма
В качестве адресата при оформлении благодарственного письма за спонсорскую помощь может быть указаны как сама организация, так и ее подразделение, либо должностное лицо. Также адресатом может быть и физическое лицо.
В рассматриваемом нами случае правильнее будет указать должностное лицо организации-спонсора.
Данные по адресату формируются в правой верхней части письма. Строки рекомендуется выравнивать по левому краю, либо располагать по центру относительно самой длинной строки.
Если письмо направляется руководителю организации, то помимо должности руководителя и наименования организации указывается фамилия и инициалы руководителя в дательном падеже.
Данные адресата могут содержать также почтовый адрес получателя благодарственного письма.
Основной текст письма
В благотворительном письме следует соблюдать деловой стиль письма, но при этом считается допустимым использовать эпитеты, красочные описания и более эмоциональный стиль изложения.
Основное внимание следует уделить событию, за которое выражается благодарность.
В заключительной части выражается, например, надежда на дальнейшее сотрудничество.
Прочие реквизиты письма
Вид документа – «письмо», «благодарственное письмо» указывается под наименованием организации по центру листа.
Дата документа должна совпадать либо с датой подписания документа, либо с датой события, отраженного в документе.
арабскими цифрами, разделенными точкой: 07.12.2017;
Также должно быть указано место составления документа. Допускается на деловых (служебных) письмах, докладных, служебных записках и других внутренних информационно-справочных документах место составления не указывать.
После основного текста письма ставится подпись, которая должна включать наименование должности лица, подписывающего письмо, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
В том случае, когда письмо оформлено не на фирменном бланке организации, наименование должности должно содержать и наименование организации.
Пример составления благодарственного письма за спонсорскую помощь
Новосибирская региональная общественная организация инвалидов
«Федерация спортсменов-инвалидов»
(НРООИ «Федерация спортсменов-инвалидов»)
18.12.2017 № 1231/СП
Благодарственное письмо
Уважаемый Василий Николаевич,
Я, как Председатель совета НРООИ «Федерация спортсменов-инвалидов», от всей души выражаю Вам искреннюю благодарность за спонсорскую помощь в организации поездки на всероссийские соревнования по футболу для спортсменов-инвалидов.
За время почти двухнедельной поездки спортсмены, большинство их которых совершали такое путешествие впервые, не только побились в спортивных состязаниях, где заняли третье место, но и смогли познакомиться с нашей страной, спортсменами из других регионов, получили заряд бодрости и оптимизма на будущее.
Наша организация выражает Вам искреннюю признательность. Мы желаем вам успехов и процветания. Пусть в жизни Вас окружают такие же добрые и отзывчивые люди, каким являетесь Вы.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество с Вами, будем рады вновь видеть Вас среди наших спонсоров.
С уважением,
Председатель совета НРООИ
«Федерация спортсменов-инвалидов» _______________ А.А. Смелый