Требование о предоставлении письменного объяснения. Уведомление о предоставлении объяснений (образец и бланк) Запрос объяснительной записки

Предприятие может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник длительное время не выходит на работу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Специалисты кадровой службы затрудняются в решении: нужно подождать или начать искать нового кандидата на должность? Когда принимается решение об увольнении, работодатель вправе отправить письмо-уведомление.

Нормативная база

Данные правоотношения регулируются следующими нормами:

ст. 81 ТК РФ – прекращение трудовых отношений по инициативе работодателя;
ст.193 ТК РФ – порядок применения дисциплинарных взысканий;
ст. 192 ТК РФ – дисциплинарные взыскания;
ст. 172 ГК РФ – односторонний отказ от исполнения договора.

Общая информация

Когда сотрудник игнорирует должностные обязанности и отсутствует на рабочем месте в положенное время, руководству важно не торопиться принимать поспешные решения, а разобраться: дисциплинарный проступок происходит по инициативе работника или по независим от сторон обстоятельствам.

При возникновении инцидента порядок действий такой:

Документально оформить факт прогула (составляется в присутствии свидетелей или докладная начальника подразделения).
Потребовать предоставить в письменном виде.
Если причина отсутствия уважительная, закрывается служебное расследование. В противном случае (а также при отсутствии объяснений) составляется соответствующий акт и принимается решение о .
Если работодатель решил , подготавливается , делается запись в трудовой книжке.
Отправляется извещение (процедура необязательная).

Письмо-уведомление об увольнении – документ, направляемый сотруднику с целью сообщить о прекращении трудового договора.

Основания для направления могут быть такими:

служащий отсутствует на рабочем месте больше четырех часов подряд без уважительной причины;
самовольный уход с работы раньше положенного времени;
отказ от отработки.

Законодательство не устанавливает списка уважительных причин, поэтому руководитель принимает решение самостоятельно.

Судебная практика показывает, что к таким относятся:

дни болезни (требуется наличие листка нетрудоспособности);
исполнение государственных или общественных обязанностей (являлся присяжным заседателем, понятым и т. д.);
дни прохождения медицинского осмотра и сдачи крови (для донора).

В некоторых случаях предоставляется средний заработок за дни отсутствия.

Увольнение за прогул – серьезный конфликт, поэтому руководству организации не следует торопиться оформлять расторжение трудового договора. Если решение окажется несправедливым или формальности будут выполнены неверно, сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию.

Поэтому в первую очередь оформляется уведомление с просьбой сообщить причину проступка.

Оформление уведомления для выяснения причин отсутствия

Рассматриваемый документ составляется в двух экземплярах: первый направляется на адрес по месту жительства «прогульщика», а второй остается у организации в качестве документального подтверждения.

Структура письма следующая:

наименование организации – указывается в правом верхнем углу документа;
стандартные реквизиты – надпись «уведомление», дата, время и место составления;
основной текст – содержит просьбу прийти на работу и объяснить причину отсутствия;
подпись руководителя.

В конце документа должен поставить подпись и отсутствующий сотрудник.

Пример оформления такого уведомления показан на рисунке:

Законодательство не предусматривает формы, поэтому организация вправе создать свой шаблон письма-уведомления в локальных нормативных актах или положении.

Существуют разные способы передачи:

по почте России заказным письмом (подтвердить дату сможет квитанция);
лично в руки (через коллег или родственников);
по телекоммуникационным сетям;
через электронную почту.

Сотруднику отведен срок на ответ — в течение двух дней. Если этого не произошло, руководителю желательно повторно отправлять письмо-уведомление, пока не выяснится повод неявки.

Сотрудник не появляется, что делать?

Если совершалось много безуспешных попыток связаться со служащим, но получить объяснения не удалось, либо причина проступка оказалась неуважительной, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор.

В этом случае требуется правильно выполнить все формальности и иметь неопровержимые доказательства. В противном случае, суд может восстановить работника и потребовать .

Что должен делать работодатель:

ежедневно составлять акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
в табеле учета рабочего времени фиксировать все неявки по неизвестным причинам;
хранить копии уведомлений, направляемых с просьбой явиться на работу для выяснения причин отсутствия.

Только при выполнении перечисленных действий судьи могут согласиться с заочным расторжением договора.

Именно тогда работодатель должен составить письмо-уведомление об увольнении за прогул. При оформлении процедуры необходимо руководствоваться статьей 81 ТК РФ.

Как правильно оформить уведомление об увольнении за прогул в 2020 году?

Законодательство не обязывает заблаговременно предупреждать «прогульщика» о последствиях нарушения трудовой дисциплины. Если работодатель желает известить о расторжении трудового договора, можно отправить соответствующее уведомление.

Законодательство не предусматривает образца уведомления об увольнении за прогул. Документ оформляется на чистом листе формата А4.

Структура такая:

наименование организации, в которой работает сотрудник;
ФИО, должность и личные данные сотрудника;
структурное подразделение;
название документа – надпись «уведомление»;
дата составления;
ФИО адресата;
основной текст, информирующий причину и дату увольнения;
дата составления.

В тексте указывается дата последнего рабочего дня, причина прекращения сотрудничества и просьба забрать .

Документ заверяется начальником структурного подразделения или руководителем компании. Срок предоставления – 14 дней.

Типовую форму документа можете скачать здесь:

Заполненный вариант представлен ниже:

Зафиксировать письмо-уведомление с просьбой сообщить причину отсутствия или об увольнении за прогул можно в локальных нормативных актах. Например, в журнале регистрации.

На что нужно обратить особое внимание?

Работодатель должен помнить, что по нельзя увольнять некоторые категории граждан, за исключением случаев ликвидации компании:

беременные сотрудницы;
матери-одиночки;
опекуны;
женщины, ухаживающие за детьми до достижения 3 лет.

Если в организации числятся такие сотрудники, крайне желательно получить письменное объяснение дисциплинарного проступка, попробовать найти родственников и т. д. При возникновении трудовых споров суд может встать на их защиту и потребует компенсировать дни, засчитанные за прогул.

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

ФАЙЛЫ

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

сведения о предприятии,
информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
дата проступка,
пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате .

Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка , при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

П исьменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное - при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее - ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

См. также образец требования о даче письменных объяснений в статье «Подложные документы для приема на работу »

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование », потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что . Уведомление по смыслу имеет другой оттенок - происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо - исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок - 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Свернуть Показать

Пример 2

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Свернуть Показать

Пример 3

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Свернуть Показать

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

03.09.2014 - 1-й день,
04.09.2014 - 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него - выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит - она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

должность,
личный росчерк и
И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка . Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа - объяснительная записка - пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4

«Шапка» объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 5

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Свернуть Показать

Обратите внимание: в Примере 5 устаревшей является строка с написанием вида документа (с маленькой буквы и точкой), а все, что выше - вполне корректно. Должность автора объяснительной записки может отступать от адресата (генерального директора, как в Примере 4), а может идти сразу на следующей строке (как в Примере 5). Предлог «от» может присутствовать или отсутствовать перед должностью автора.

За наименованием вида документа идет текст , который составляется в свободной форме. Единственные требования к нему:

корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
только точные даты, если нужно - время,
факты и причины сложившейся ситуации.

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это - не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Пример 6

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 7

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Поводов для опозданий или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки «по семейным» или «по личным обстоятельствам» (см. Пример 8). Еще один выход - признать свою вину без описания причин (Пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.

Пример 8

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 9

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Работник может предполагать, что его «простят», потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось, или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях:

Пример 10

Фрагмент текста объяснительной записки

Применение объяснительных регулируется законодательно. Например, ФЗ № 90 (в 57-й статье) и Трудовой кодекс (в статьях 192-193) фиксируют права работодателя и порядок запроса объяснительной записки у работника, если тот нарушил правила компании, пренебрег своими обязанностями или трудовой дисциплиной . В статье 37 Конституции Российской Федерации за гражданином «признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законом способов их разрешения», следовательно, право сотрудника искать правды и использовать объяснительные записки работника в спорах установлено главными государственными документами.

Шаблоны объянительных записок: скачать образцы

Мы подготовили несколько шаблонов объяснительных записок от работников, которые вы можете скачать ниже.

Когда сотрудник пренебрег своими обязанностями, прописанными в трудовом договоре, то работодатель по закону может применить к нему дисциплинарные взыскания следующих уровней:

Устное замечание за незначительные проступки.
Выговор (устный или на бумаге – зависит от обстоятельств и тяжести нарушения).
Увольнение работника с соблюдением норм Трудового кодекса и прочих нормативно-правовых актов в сфере трудовых отношений.

Однако директор не может сразу использовать эти методы взысканий, сначала он должен взять объяснительную с работника, содержащую пояснения к инциденту, причины такого поступка и условия, в которых было совершено нарушение дисциплинарных норм. Объяснительную работник может предоставлять письменно или в устной форме.

Обязательный письменный ответ требуется обычно в наиболее сложных или тяжелых случаях, когда необходимо разобраться в том, насколько уважительные причины привели трудящегося к тому или иному проступку. Каждый такой случай требует тщательного анализа и индивидуального подхода, поэтому требование объяснительной с работника является оправданным шагом. Эта бумага может привнести ясность, добавить деталей в картину происшествия, а также демонстрирует начальству позицию сотрудника и его готовность анализировать и договариваться.

По требованию руководства сотрудник обязан предоставить записку в течение двух дней, иначе по закону подготавливается специальный акт о ее непредставлении. Этот акт не препятствует наказанию, которое соответствует проступку.

Опоздание на работу: 4 эффективных метода борьбы и 30 оправданий

Когда необходимо предоставление объяснительной работником

В связи с тем, что работник, подписав трудовой договор с предприятием, взял на себя определенные обязанности (в том числе обязанность соблюдать трудовую дисциплину и нормы, установленные локальными актами), он должен описать в объяснительной причины и события, подтолкнувшие его к нарушению. Обычно все проступки сводятся к нескольким видам:

Временное (или в течение всего дня) отсутствие в офисе без предъявления документов, позволяющих это (таким документом может являться, например, приложенная к объяснительной от работника справка из медицинского учреждения, подтверждающая болезнь сотрудника).
Отказ от выполнения предписанных трудовых функций или ненадлежащее к ним отношение (например, в ситуации, когда сотрудник работает, но делает это как попало, что приводит к отрицательным результатам для компании).
Опоздание (причины могут быть неуважительными или вполне удовлетворительными, что потребуется указать в объяснительной записке от работника).
Вред, нанесенный корпоративной собственности в результате халатного отношения работника.
Пребывание на работе под действием наркотиков, алкоголя или любых токсичных веществ и т.п., что является пренебрежением обязанностью соблюдать нормы охраны труда.
Невыполненное задание руководителя, которое не является прямой обязанностью сотрудника.
Сокрытие или искажение информации, предоставляемой начальству, о реальной деятельности компании, что приводит к нарушениям в экономической деятельности предприятия.
Отклонение от норм безопасности жизнедеятельности человека, принятых в организации.

В каждом из случаев могут быть смягчающие обстоятельства, поэтому крайне важно предоставлять руководителю объяснительную от работника и по возможности прилагать к ней официальные документы.

«Не пришел на работу, так как не было вдохновения»: ТОП нелепых объяснительных

Редакция журнала «Коммерческий директор» собрала самые забавные объяснительные сотрудников и отобразила их в виде плакатов. Распечатайте их и повесьте их у себя в офисе.

Кто имеет право требовать объяснительную с работника

Актуальные законы и положения Российской Федерации в области трудовых отношений устанавливают, что требование объяснительной с работника является правом только работодателя, то есть руководителя компании либо лица, официально уполномоченного выполнять функции руководителя.

Данное требование – важная часть дисциплинарной ответственности на территории работодателя, в которую должны быть включены все работники.

Объяснительная от работника является хорошим инструментом для выяснения обстоятельств инцидента и причин нарушения. Благодаря ознакомлению с этим документом работодатель получает возможность принять взвешенное и аргументированное решение о соответствующем наказании.

Как оформляется запрос объяснительной у работника

Первое, к чему мы обращаемся, чтобы понять порядок решения какой-либо задачи в трудовых отношениях, – Трудовой кодекс РФ. В 193-й статье находим указание: «…работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». И это все, что сказано о формате требования объяснительной у работника. То есть оно должно быть, а устное или письменное – неизвестно.

Наиболее часто в ситуациях, потенциально конфликтных и тяжелых, руководитель составляет письменное требование объяснительной с работника. Это делается для того, чтобы в случае чрезмерно резкой реакции подчиненного или даже в судебном процессе иметь возможность документально подтвердить, что были соблюдены все формальные процедуры, изучены все нюансы, а решение о дисциплинарном взыскании было принято без каких-либо отклонений от буквы закона.

Трудовой кодекс и сопутствующие акты не устанавливают также и форму запроса объяснительной от работника, поэтому в разных компаниях она выглядит по-разному. Зачастую сам вид документа определяется кадровиком (например, уведомление или письмо). Лучше всего все-таки считать это требованием, так как в начале 193-й статьи речь идет о том, чтобы «затребовать» объяснительную от работника. Такое буквоедство тоже поможет в случае серьезного разбирательства, когда проверка может счесть неточность ошибкой.

Теперь уточним некоторые сроки составления документов и принятия решений.

Во-первых, часть 3-я той же статьи гласит, что наказание за проступок работника должно быть назначено не позже чем через месяц после того, как будет отмечено нарушение. Момент, когда был обнаружен проступок, устанавливается не требованием объяснительной с работника, а отдельным актом, который следует составить в тот же день.

Требование является точкой отсчета для иного срока: письменная объяснительная от работника должна быть предъявлена компании в течение двух рабочих дней после передачи требования. Здесь организации сталкиваются еще с одной бюрократической задачей: мало составить и предъявить запрос, нужно еще и доказать факт его вручения сотруднику. Для этого делают поля под самой объяснительной, одно из них – для подписи работника, подтверждающей получение бумаги, второе – для подписи свидетелей, которые могут подтвердить отказ адресата выполнить условия.

Так как часто возникают вопросы о том, когда истекает двухдневный срок предъявления объяснительной от работника, уточним этот пункт. Например, сотрудник прогулял работу 1 сентября 2016 г. и не представил медицинскую справку. Свидетели подтвердили нарушение, и в это же время был подготовлен акт, фиксирующий проступок. На следующие сутки, 2-го числа нарушителю вручили требование объяснительной с работника. Далее у него есть два дня на подготовку ответа:

3 сентября – 1-й день;
4 сентября – 2-й день;
5 сентября работодатель имеет право готовить бумаги о непредставлении объяснительной работником.

Обратите внимание, что, если запрос передают провинившемуся в пятницу, то последующие выходные в расчет не идут – первым и вторым днем для подачи объяснительной от работника будут понедельник и вторник.

Чтобы избежать путаницы и не сбить с толку сотрудника, который стремится честно разрешить сложившуюся ситуацию, просто указывайте в требовании крайний срок предоставления объяснительной работником. Также стоит сразу прописать, кому следует адресовать объяснительную и кому передать по готовности (так как адресат и первый получатель часто оказываются разными людьми, например, Генеральным директором и кадровиком).

Не нужно бояться объяснительной от работника и избегать ее написания. Наоборот, если у сотрудника достаточно веские причины, а работодатель – адекватный и рассудительный управленец, то этот документ станет частью защиты провинившегося. При таком раскладе не нужно даже дожидаться требования объяснительной с работника, стоит сразу же писать руководству и прикладывать все доступные доказательства своей невиновности. Подходят не только документы с десятком печатей, но и копии новостей, подтверждающих, что на дороге, по которой работник добирается до предприятия, утром в этот день была большая авария. Когда проблема состоит в конфликте персонала, то качественная объяснительная может склонить начальство на ту или иную сторону.

Наказание работника как метод дисциплинарного контроля

Если работник отказывается писать объяснительную

Право отказаться у сотрудника есть, так как объяснительная записка является прямым или косвенным подтверждением его вины в сложившейся ситуации. Однако чаще всего лучше предоставить бумаги, чтобы отвести от себя угрозу наиболее тяжелых взысканий, например, увольнения или крупных штрафов.

Когда требование объяснительной с работника получено провинившимся, он обязан ответить на такое письмо, даже если не собирается готовить необходимую записку руководству. О своем решении сотрудник обязан известить работодателя, но важно понимать, что отказ работника писать объяснительную не является правонарушением или очередным нарушением трудовой дисциплины.

На чье имя пишется объяснительная от работника и в каком виде

Ответы на эти вопросы, в первую очередь, находятся в Правилах внутреннего распорядка организации. Обычно там указано, что сотрудник подчиняется Генеральному директору и своему прямому руководителю. Это и определяет адресата объяснительной записки от работника – ее следует в таком случае писать на имя Генерального директора или начальника отдела.

Внутренние документы компании могут также устанавливать другие варианты иерархии. Допустим, существует рабочая группа, состоящая из сотрудников различных отделов, тогда локальные акты могут указывать, что начальником для этой конкретной группы становится один из менеджеров. В таком случае объяснительная от работника будет написана на его имя. Но требовать ее правомерно только в том случае, если зафиксировано нарушение, связанное с деятельностью данной группы.

Следовательно, если правила компании не предусматривают обратного, то никто, кроме непосредственного руководителя, не вправе выставлять требование объяснительной с работника, который не является его прямым подчиненным.

Кроме локальных документов это право может выдавать Генеральный директор, делегируя обязанности приказом по предприятию. В сложных случаях может быть сформирована специальная комиссия по расследованию происшествия, и в ней назначен председатель, уполномоченный собирать объяснительные от работников и принимать решения.

Трудовое законодательство не устанавливает, каким образом должна быть написана объяснительная, однако предусмотрительные специалисты по кадрам просят сотрудников писать пояснения от руки. Во время серьезного спора это обстоятельство может доказать, что работодатель не заставлял подписать уже готовый напечатанный документ, а использовал объяснительную от работника, написанную им самим.

Текст должен содержать как минимум следующие рукописные элементы: должность сотрудника, его ФИО, личную подпись.

Не стоит писать от руки только росчерк, так как в крайнем случае графологической экспертизе может не удастся однозначно определить авторство подписи. А несколько слов уже увеличивают шанс конкретного заключения специалистов.

Система работы с персоналом, которая увеличит показатели выручки

Объяснительная от работника: образец заполнения

Данный документ составляется по нескольким простым правилам. Во-первых, пишется объяснительная в официально-деловом стиле. Форма начинается с шапки, в которой указывают адресата (обычно это Генеральный директор) и автора записки.

Ниже посередине страницы пишут название документа – «Объяснительная записка». После составляется основной текст объяснительной от работника, содержащий сведения об инциденте и его причинах.

Объяснительная от работника обязательно включает детальное описание обстоятельств, при которых было совершено нарушение, а также причин бездействия, если оно оказалось фатальным.

В записку следует внести:

Оценку работником собственных поступков и решений, приведших к проступку, к срывам в рабочем процессе или недостаточно качественному выполнению своих трудовых функций.
Уместную аргументацию в объяснительной от работника.
Признает ли работник себя виновным или невиновным в случившемся.
Обстоятельства, при которых было совершено нарушение.
Отношение сотрудника к результатам своих действий или бездействия, которые негативно сказались на предприятии.
Его позицию относительно того, что работодатель намерен привлечь его к ответственности и наложить то или иное дисциплинарное взыскание.

Еще один структурный элемент, допустимый в объяснительной записке, – это приложения. Они оформляются списком после основной части и подшиваются к документу.

Рассмотрим еще несколько образцов объяснительной записки работника (документы для скачивания в приложении к статье).

1) Объяснительная от работника за прогул.

2) Объяснительная от работника, сопровождающая больничный лист в связи с полученной травмой.

3) Записка о причинах пренебрежения трудовыми обязанностями.

Заключение трудового договора: как правильно оформить трудовые отношения с работником

Смешные, но реальные объяснительные от работников, которые вечно опаздывают

Пробки

Есть несколько причин моих опозданий. Во-первых, я приезжаю в офис на машине, а дорога – опасное место, где риск ради 10 рабочих минут является вершиной идиотизма, потому я не пытаюсь лихо объехать пробку.

Во-вторых, я не курящий в отличие от большинства сотрудников нашей компании. Поэтому вместо пяти 10-минутных перекуров у меня есть 50 минут рабочего времени, пока все занимаются чем попало. В это время я РАБОТАЮ!

Третье, что я уточню в этой объяснительной от работника, я ответственный сотрудник и смирился с тем, что хотя бы дважды в месяц приходится засиживаться в офисе до 11 часов ночи (пока здание не закроется) и РАБОТАТЬ! Это происходит, потому что любители перекуров накапливают за месяц 16 часов пинания балды, в результате чего не справляются со своими прямыми обязанностями и подводят других.

Итого, экономя 16 часов на походах покурить и перерабатывая по восемь часов, я РАБОТАЮ на 24 часа больше остальных членов нашей команды. При этом мои опоздания в общей сумме отнимают максимум два часа ежемесячно.

Если компания не видит, что мои опоздания все еще являются экономически выгодным вложением в работника, то вы можете уволить меня и нанять другого, более пунктуального специалиста. Желаю вам, чтобы он курил и, несмотря на своевременное начало рабочего дня, крал у предприятия два дня работы.

Объяснительная от работника на тему: нетрезвый вид

Клянусь, я не пил.

Объяснительная от работника, который проспал

Сознаюсь, что сегодня я пришел с шестичасовым опозданием, потому что вчера поздно вернулся с дегустации на заводе винно-водочных изделий. До двух часов дня я пытался вспомнить, где работаю, пока мама мне не рассказала.

Уверяю вас, больше такого не случится, потому что рабочий адрес и номер такси теперь нацарапаны на моем холодильнике.

Объяснительная от работника по семейным обстоятельствам

Вчера я опоздал на работу, потому что моему ребенку перед выходом в детский сад потребовалось сходить по нужде. Так как время выхода из дома и дороги до садика и работы было рассчитано точно, я задержался ровно на время той самой нужды. Эти причины можно классифицировать как обстоятельства непреодолимой силы, на которые никак не может повлиять мое желание явиться вовремя.

Объяснительная записка новичка

Я работаю у вас в компании только два дня. Сегодня понедельник, а выходные были непростыми, потому с утра я приехал на метро на свое прежнее место работы. И только лицо директора дало понять, что я не там, где должен быть.

Банальная причина

В пятницу я пришел на рабочее место на пять часов позже, так как был уверен, что сегодня суббота.

Что должен сделать работодатель, как работник напишет объяснительную

Объяснительная от работника – это документ, который требует регистрации (необходимо зафиксировать номер входящей бумаги и дату получения).

Чтобы избежать неправомерных действий начальства, сотруднику следует в обязательном порядке зарегистрировать свою записку в двух экземплярах у секретаря или в канцелярии предприятия, чтобы один вариант сохранить у себя.

При таком раскладе никто не сможет сослаться на статью 193 Трудового кодекса и заявить, что объяснительная от работника не была вовремя (не позднее чем через два дня с момента передачи требования) представлена руководству.

На основании всех собранных сведений о правонарушении или халатном бездействии сотрудника назначается мера дисциплинарной ответственности. Это решение принимает только работодатель, т. е. генеральный директор, и оформляет его как резолюцию.

Все документы, приводящие в исполнение решение о наказании, подготавливаются на основании этой резолюции руководства.

При различных нарушениях со стороны работника, по статье 139 ТК РФ, начальник обязан потребовать у него объяснение. Запрос объяснительной записки может быть в устной или в письменной форме. В законе отсутствует норма, которая бы указывала на форму запроса. Для работодателей предпочтительней, чтобы запрос оформлялся письменно.

Судебная практика показывает, что судья вставал на сторону работника по причине того, что работодатель не оформлял требование к написанию объяснительной записки в письменном виде. Если работник отказывается принять требование от начальника в письменном виде, об этом составляется акт. Но начальник не имеет права указывать подчиненному на обязательность принятия его требования. Это считается незаконным и влечет за собой нарушение трудовых прав работника.

Сроки написания объяснительной записки согласно Трудовому Кодексу - 2 дня. Этот период времени закон дает работнику для того, чтобы он объяснил причины, побудившие его действовать таким образом, нарушив, например, трудовую дисциплину. Закон не предъявляет требований к работнику о том, чтобы он был обязан написать объяснение. Отсутствие этой нормы права в ТК РФ, возможно, связано с требованием разумности. Если работник дорожит работой, он обязательно напишет объяснение. Но распоряжение о предоставлении объяснительной работодателю лучше создать в форме письменного документа.

Как запросить объяснительную с работника?

В делопроизводстве компании объяснительная записка выступает служебным документом. Этот документ должен объяснять причины нарушения трудовой дисциплины работником сухо и сжато, подчиняясь правилам деловой переписки. Работодатель может требовать с работника предоставить объяснительную только при наличии обстоятельств, указывающих на нарушение трудового законодательства.

Эти обстоятельства указаны в ТК РФ:

опоздание на работу;
невыполнение трудовых обязанностей, предусмотренных функционалом работника;
отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов;
нанесение урона имуществу работодателя;
состояние опьянения (алкогольное или наркотическое);
несоблюдение правил охраны труда;
непредставление руководству предприятия достоверной информации.

Требование о написании объяснительной записки предъявляет работодатель. Он должен сделать это, поскольку на основании документа работник привлекается к ответственности и определяется степень его вины. Работодатель обязан реально оценить ситуацию, которая произошла с его подчиненным. А задача работника - грамотно изложить суть случившегося с тем, чтобы работодатель отчетливо понимал дальнейшие действия. Если решение, принятое работодателем, не удовлетворит сотрудника, он может обратиться за защитой трудовых прав. Первым звеном защиты обычно выступают КТС (комиссии по трудовым спорам). Но они не всегда создаются на предприятии, поэтому чаще всего граждане обращаются в суд и Трудовую инспекцию.

Работник, получивший от работодателя письменное требование объяснительной, должен ответить на него. И это не зависит от того, по какому из двух вариантов он принял решение: писать записку или не делать этого. Если сотрудник не хочет писать объяснение, он обязан сказать об этом начальнику. Но отказ подчиненного от написания объяснения не может быть расценен начальником в качестве факта свершившегося по его вине правонарушения.

Форма заявления

Унифицированной формы заявления не существует. Поэтому используется свободная форма. Некоторые организации выпускают специальные бланки объяснительных, которые по случаю выдаются работникам. В других ситуациях работник берет лист А4, пишет заявление от руки или на компьютере. На основе текста работодателем проводится оценка правомерности действий работника. Что должно быть указано в тексте объяснительной записки?

Если говорить об идеальном варианте написания этого документа работником, то в документе должно быть отражены ответы на следующие вопросы:

Описание ситуации, в которую попал гражданин.
Отношение к своим действиям.
Признание или непризнание вины.
Мнение работника по его привлечению к ответственности.

Обязательно в объяснительной записке работник должен проставить подпись и дату ее составления. Это объясняется просто: работодатель должен знать, от кого он получает объяснение. А дата ставится для того, чтобы уведомить работодателя о том, что гражданин не пропустил отведенный ему срок для написания объяснения (2 дня). Если записка будет написана спустя неделю, то это уже не повлечет для работника правовых последствий. По факту отсутствия объяснительной записки от работника, его начальник составляет акт. Наказание на работника в случае обнаружения его виновных действий налагается не позднее полугода после случившегося события. За исключением случаев, связанных с нарушениями в области финансов, проведением аудита, ревизий. Срок отодвигается в этих случаях еще на полтора года.